גיוס סוף שנה: למה כדאי לצאת למסע מיוחד בסוף שנת המס

אני מנסחת עכשיו טקסט קצר לחבֵרה. בעוד שבועיים היא תשלח אותו לכל האנשים שבבסיס התמיכה שלה: אלה שכבר תרמו, התורמים בפוטנציה וגם אלה שרק הביעו עניין שטחי בארגון שעבורו היא מגייסת. בקשתה היתה שאכתוב שלוש פסקאות שיקשרו שיווקית בין חג החנוכה הבא עלינו לטובה לסוף השנה האזרחית הקרב גם הוא, ולארגון.

כתיבת הטקסט הקצר הזה היא תרגיל נחמד, גם אם לא פשוט (את המשפטים הראשונים כבר שכתבתי כמה פעמים ועדיין לא מצאתי פתיח נכון), אבל את העבודה הקשה באמת תצטרך לעשות החברה שלי. תכנון הגיוס השנתי הזה שנקרא גיוס סוף שנה (end-of-year giving) הוא מאמץ לא קטן.

בכל שנה צריך לומר משהו אחר, חדש, משהו שיגרום לאנשים שעוד נותר להם סכום כלשהו מהתקציב הפילנתרופי להעניק אותו לכם ולא למישהו אחר. צריך להחליט איך להציג את הדברים, על מה לשים את הדגש, מה בדיוק לנסות למכור ובאילו כלים להשתמש.

גיוס סוף שנה הוא חשוב כי הוא חלק מהחיים הפילנתרופיים של התורמים שלכם. זה ודאי נכון לרוב התורמים או הפוטנציאליים שלכם שלא חיים בארץ. כחלק מההתחשבנות שלה מול שלטונות המס, מבררת כל משפחה בארצות הברית וגם בחלק ממדינות אירופה כמה היא עוד יכולה לתרום למטרות שחשובות לה ולהזדכות על כך. את הסכום הזה שנותר, שמשתנה כמובן משנה לשנה, היא צריכה להוציא עד 31 בדצמבר בחצות.

קרנות הן גופים קצת יותר מסודרים ומאורגנים אבל לפעמים גם קרן משפחתית מגלה שהיא צריכה להוציא עוד סכום כלשהו עד סוף השנה. היו דברים מעולם.\r\n\r\nגם לחברות יש נטיות פילנתרופיות. כדאי לבדוק גם שם.

החודשים של סוף השנה האזרחית הם חודשי החורף הקרים והחשוכים. אנשים חולים יותר, רעבים יותר וזקוקים לביגוד ולחימום ולכן לעונה הזאת יש מומנטום גיוסי משלה. אנחנו גם חוגגים בה את חנוכה, חג בעל משמעות סמלית ואווירה מיוחדת שיכולות לגרום לאנשים לפתוח את הכיס.

ואסור לשכוח שמיד אחרי 31 בדצמבר מתחילה שנה חדשה עם תקציב חדש, וזו הזדמנות לחזק את מעמד הארגון בתודעתם של אנשים שעומדים להתחיל את הסבב הפילנתרופי החדש. אם פיתוח משאבים הוא בנייה ותחזוקה של מערכות יחסים, תכנון גיוס סוף השנה צריך לכוון גם לעבר העתיד הרחוק יותר ולא רק אל הדד-ליין הממשמש ובא.

מאמץ הגיוס שלכם צריך להביא בחשבון את כל העובדות האלה ולהשתמש בהן ביצירתיות כדי לפתח מסורות ארגוניות ולמצוא חיבורים שונים בכל פעם בהתאם לקהל היעד שלכם. הנה כמה טיפים וגם כמה דוגמאות מוצלחות מהשנה שעברה לתכנון והשקה של מסע גיוס סוף שנה. ראשית הטיפים:

• • כדאי לתכנן גיוס סוף שנה בקיץ ולהשיק אותו בסתיו. האמת היא שאפשר אפילו לשלח לאוויר הפילנתרופי את הסנונית הראשונה בסוף הקיץ, עונה קצת רדומה שבה אנשים אולי עדיין בחופשה ויש להם סבלנות רבה יותר לקרוא ולהתעניין בצרכים חברתיים. כך זורעים את הזרעים הראשונים

• • הכינו הכול מראש: אספו סיפורים שמחזקים את המסר הארגוני, כאלה שעוסקים במקבלי השירות שלכם ובהצלחות ולא בארגון. כתבו את כל הטיוטות וראו איך הסיפורים מתחברים יחד, מהראשון ועד האחרון. מסע גיוס הוא לא תהליך מקוטע. צריך לבנות אותו מראש בחוכמה ובהיגיון

• • קחו את כל רשימת הנמענים והחליטו מי מקבל מה מתי ואיך (בדואר, במייל). אתם מכירים את התורמים שלכם ורק אתם יודעים מה יהיה אפקטיבי יותר עבור כל אחד מהם

• • הכינו לוח זמנים מדוקדק: תאריכים למייל, לקבלת דואר מודפס, לכל שרשרת ההתרחשויות מסוף הקיץ עד 31 בדצמבר

• • התורמים שלכם לא ניזונים רק מדברי דואר: צריך לחזק ולעבות את כל מה שנשלח אישית בדואר או במייל באמצעות האתר והרשתות החברתיות. הוסיפו עוד סיפורים, תמונות, נתונים שונים, פרטים מעניינים וכל מה שאתם חושבים שהתורמים שלכם רוצים או צריכים לשמוע. ובכל הערוצים האלה אפשר בהחלט לבקש תרומה, אפשר לבקש כסף

• • עברו בקפדנות על המוצרים שאתם מציעים למכירה. הם צריכים להתאים לסוג כזה של גיוס. הציעו מלגה לילד, "אימוץ" משפחה או רכישת ציוד. משהו שאפשר לקנות אותו מיד, ברגע, להרגיש שהזזת משהו חשוב קדימה ולא רק הוספת סכום קטן לערימת צרכים גדולה. זהו אקט נפשי כמעט ולא רק צורך מול שלטונות המס. עזרו לתורמים שלכם לעזור לכם

• • לתורם שלכם יש דד-ליין. הוא חייב לתרום לפני סוף השנה. רוב הסיכויים שיחליט לתרום דרך האתר שלכם, שם יקבל אישור מיידי על תרומתו. דאגו שאפשר יהיה לתרום בקלות באתר שלכם, שכל הכפתורים עובדים, שהתהליך קל וברור. כמו בכל תחום אחר בחיים, תמיד יש אנשים שמחכים לרגע האחרון. תנו לאלה למצוא אתכם ולתרום לכם גם ב-31 בדצמבר

• • הכינו מראש את כל מכתבי התודה, לפחות טיוטות עם גרסאות שונות לתורמים שונים. אלה צריכים להגיע כמה שיותר מהר ליעדם. אנשים לא שוכחים למי הם תרמו. אתם עלולים לשכוח ולאבד תורם

ולדוגמאות:

• • ארגון Chess for Success בפורטלנד, אורגון שינה בסוף השנה שעברה את המינוח ואת שפת התקשורת עם התורמים. הארגון, שמלמד ילדים מבתים מעוטי יכולת לשחק שח, החליט להחליף את המונח "תרומה גדולה" ב"תרומה מיוחדת" והזמין אנשים להצטרף לאגודת התרומות המיוחדות שלו (special gift society) ולתרום כל סכום החל מ-50 דולר ועד 1,000 דולר. "הרגשנו שבעונה הזאת נכון יותר לבקש משהו מיוחד מאשר משהו גדול". וכך שכנעו 40 איש לתרום להם 1,000 דולר כל אחד – כל הסכום לא צבוע

• • ארגון שמטפל במכורים לסמים בלונג איילנד שבמדינת ניו יורק (The Long Island Council on Alcoholism and Drug Dependence) החליט לרכז מאמצים ודווקא להוציא אנשים מהבית ב-31 בדצמבר. מעבר לבקשות לתרומות גדולות יותר מתורמים ותיקים, הציע לכל תומכיו, קטנים כגדולים, להצטרף לריצת לילה של 5 קילומטרים שתחל בדיוק ברגע שמסתיימת שנה ומתחילה שנה חדשה. הספונסרים לריצה היו עסקים מקומיים וחברות לציוד ספורט. בשעה הראשונה של 2013 גייס כך הארגון 20,000 דולר

• • ובסוף השנה שעברה החליטו ב-Youth Villages, ארגון שמטפל בילדים בסיכון ב-11 מדינות בארצות הברית לשנות טקטיקה ובנוסף לניסיונות לגייס כספים מתורמים קיימים להשתמש בגיוס סוף השנה דווקא כדי להרחיב את בסיס התמיכה לשנים הבאות. הם קנו רשימות של תורמים שהתאימו לפרופיל התורם שלהם: אנשים שתרמו בעבר לארגונים שמטפלים בילדים ונוער. הם שלחו להם חומר המציג את הארגון ואת הילדים שבהם הוא מטפל. התקווה היתה להוסיף לארגון 7,000 תורמים חדשים. בתוך 18 יום כבר נוספו להם תרומות קטנטנות מ-5,500 תורמים חדשים שמעולם לא ידעו קודם לכן על קיומם ושעתה יוכלו לטפח

 

לסיכום, מה יש לנו כאן? מומנטום גיוסי שהוא חוליה במערכת פיתוח משאבים, חלק מעבודת פיתוח המשאבים הכללית אבל הזדמנות שנתית לגיטימית ליצור קשר, לספר על צרכים ועל הצלחות, לחזק קשרים וכמובן לגייס. גיוס סוף שנה יכול להניב פירות אם פועלים ביצירתיות אבל גם בקפידה. איפה אתם צריכים להיות? איפה צריכים למצוא אתכם? בכל מקום, כל הזמן. הנוכחות חייבת להיות מורגשת כל השנה, אלא שכאן אפשר לייצר מאמץ קצר ומרוכז לצורך ספציפי. וגם אם מדובר במשהו שחוזר על עצמו בכל שנה, אפשר בכל זאת לשמור על יצירתיות.

---

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.