כשרוצים להגיע לקהלי תמיכה חדשים לא תמיד חייבים להוציא סכומים גדולים של כסף. אפשר למקד את המאמץ בקבוצה של אנשים ולסיים ערב אחד של פעילות עם רשימה שלמה של תורמים פוטנציאלים חדשים ולפעמים גם עם כמה תרומות ראשוניות קטנות.
אירוע טיפוח הוא כלי לגיוס ממוקד של תורמים פרטיים גדולים אבל גם של תורמים פרטיים קטנים יותר, תורמים עסקיים ותרומות קולקטיביות. הוא מאפשר לכם להגיע ישירות לקבוצה של אנשים שכבר נראה שיכולים להפוך לתורמים במקום לרוץ ממקום למקום בחיפוש אחר פוטנציאלים.
כבר עסקנו קצת בנושא בכתבה מה עושים מיד אחרי אירוע כדי להכות על הברזל בעודו חם ולקרב את התרומה הבאה? עכשיו אנחנו חוזרים ממש להתחלה: לתכנון, להכנה ולניהול של אירוע מהסוג הזה. הכנו מדריך בסיסי בשני חלקים. כאן, בחלק הראשון: כל מה שצריך לדעת על תכנון והכנה של אירוע טיפוח.
הגרעין הראשון
כדי להתחיל צריך בסך הכול אדם אחד בעל חוג מכרים, חברים או קשרים עסקיים מתאימים. חפשו מישהו שחי בתוך קהילה שאנשיה היו אולי תומכים בכם אם הייתה ניתנת להם הזדמנות לשמוע עליכם מפיכם; מישהו שיהיה מוכן להשקיע מעט זמן ומאמץ להזמין את האנשים המתאימים מתוך הקהילה לאירוע קטן ולקבל על עצמו את תפקיד המארח.
נהוג לפנות לתורם קיים, מישהו שכבר יש לו קשר איתכם, אדם כריזמטי שיכול לפנות אל קהל המוזמנים ולומר: אני חושב שהם מספיק חשובים כדי לתמוך בהם, עכשיו אני מבקש מכם לשמוע עליהם ולשקול להצטרף בעצמכם למשימה חברתית בעלת ערך.
מתורם קיים אפשר גם לצפות שיכסה את הוצאות הערב. ההוצאות תיחשבנה כמובן תרומה לארגון.
עם זאת לא חייבים להטיל את המשימה על תורם קיים. אפשר גם לפנות למישהו שנמצא בשלב מוקדם יותר של תהליך הטיפוח. אנשים אוהבים שמתייחסים אליהם כאל מנהיגים חברתיים, ואחרי הובלת פעילות כזו קשה הרבה יותר לסרב לתת תרומה. מי שנענה בחיוב לבקשה כזו כנראה כבר החליט להפוך לתורם.
אפשרות נוספת היא להשתמש במארח כסוג של פיתיון. יש אנשים שמסקרנים קהלים שונים ושהזמנה מהם לעולם לא תיענה בסירוב.
רשימת המוזמנים
לא כדאי שמספר המוזמנים יעלה על 30 איש. מספר מצומצם של משתתפים מאפשר אינטימיות ומבטיח שתוכלו לנהל שיחה, אפילו הקצרה שבקצרים, עם כל אחד מהנוכחים.
אל תשכחו לכלול במספר המוזמנים חבר ועד מנהל אחד או שניים.
את רשימת המוזמנים הרכיבו יחד עם המארח אבל אתם לא חייבים לאשר כל אחד שהמארח רוצה להזמין. הצלחת אירוע טיפוח מהסוג הזה תלויה במידה רבה באינטימיות שלו ולכן על כל כיסא חייב לשבת מישהו שגם אתם וגם המארח מאמינים שיכול להפוך לתורם. אין כאן מקום ל"שומעים חופשיים".
מותר לכם להציע להוסיף לרשימת המוזמנים כמה אנשים שאינם מוכרים למארח אבל בשני תנאים:
- המארח צריך להרגיש נוח להזמין אותם לאירוע בהובלתו
- אתם חושבים שאותם אורחים ירצו להגיע וירגישו נוח בקרב הקבוצה המוזמנת שוודאי רבים מחבריה מכירים זה את זה
רשימת המוזמנים צריכה להיות מורכבת בהתאם למטרת האירוע. ההחלטה החשובה ביותר היא איזה מין קהל אתם מבקשים לעניין: קבוצה שתרצה לתרום במשותף לתמיכה בפרויקט ספציפי, קבוצת אנשים שיכולים להפוך לתורמים גדולים או קבוצה שחבריה אולי יהפכו לתורמים לא גדולים אבל שלכל אחד מהם קשרים ענפים משלו שיעזרו לכם להשיג תמיכה נוספת. יכול להיות שתחליטו לקיים אירוע שבו כל הנוכחים הם תורמים קטנים שאתם מרגישים שיכולים לתת לכם יותר.
לאירוע טיפוח יכולות להיות מטרות שונות: היכרות ראשונית, תרומה ראשונה מקהל שכבר שמע עליכם והגדלת התמיכה הנוכחית. לא תוכלו להכין אותה תוכנית למישהו שלא מכיר אתכם בכלל ולמישהו שכבר תרם לכם ולא תוכלו לפנות באותה נימה למישהו שיש ביכולתו לתמוך בפרויקט שלם ולפוטנציאל שלא יוכל לתת תרומה גדולה אבל יש לו קשרים עסקיים ענפים.
ברגע שהרשימה סגורה מתחילים לאסוף כל פיסת מידע אפשרית על כל מוזמן. לא מגיעים לערב כזה מבלי להרגיש שאתם מכירים היטב כל אדם בחדר.
איפה מתקיים אירוע טיפוח כזה?
בכל מקום שנראה לכם מתאים. יש תמיד מתח בין הרצון למצוא את המקום הקל ביותר לארגן בו אירוע כזה למקום יוצא דופן ומסקרן שמשדר אקסקלוסיביות ושהמוזמנים לא היו זוכים להגיע אליו בשום נסיבות אחרות ולכן ירצו מאוד להשתתף בו.
לרוב טבעי לקיים אירוע מסוג כזה בבית המארח, אבל ודאו מראש שהבית מתאים לאירוח של כ-30 איש.
לפעמים ביתו של המארח הוא הסיבה שהחלטתם לפנות אליו. יש בתים שאנשים רוצים לבקר בהם ולראות אותם מבפנים.
אפשרות נוספת היא לשכור חדר פרטי במסעדה או אולם קטן במלון. יאכטה גדולה שעוגנת במרינה יכולה גם היא להתאים – אם אתם מכירים בעלים של כלי שיט כזה. נסו להיות יצירתיים, אבל לא על חשבון הצלחת האירוע.
החשוב מכול הוא שהמקום יהיה נעים ושיהיה קל להגיע אליו, לחנות לידו ולארח בתוכו.
ככל שהתורמים גדולים יותר כך חשוב יותר לגרום להם להרגיש שהם מגיעים למקום מיוחד ומכובד. החלל שתבחרו ישדר משהו על הארגון.
ההזמנות
שלחו אותן הרבה לפני האירוע (אני שולחת אותן לפחות שישה שבועות קודם לכן) כדי לוודא שיומניהם של המוזמנים עדיין לא מלאים.
אני אישית אוהבת להודיע לכל המוזמנים שהם עומדים לקבל את ההזמנה עוד לפני שהיא נשלחת. זה מכובד יותר, נותן למעמד יתר תוקף וגם מבטיח שהמעטפה או המייל לא ייזרקו לפח מבלי להיפתח.
תוכן ההזמנה חייב להיות מכובד וברור (באיזה סוג אירוע מדובר, מי המזמין וכו'), וצריך לכלול בה בקשת אישור הגעה. משום מה בארץ עדיין לא הופנמה ההבנה שלאנשים שמתכננים אירוע חשוב לדעת כמה אורחים יגיעו אז ודאו באופן פרטני שכולם מגיעים.
יומיים-שלושה לפני המועד הזכירו שוב לכולם שאתם מצפים לנוכחותם. זה משמש מעין תזכורת אבל גם עוזר לכם לקבל תמונת מצב עדכנית לגבי מספר האורחים (קשה להלהיב חדר ריק כמעט בעשייה שלכם).
לסיכום, אירוע טיפוח עוזר לכם "ללכוד" בחדר אחד קבוצה של אנשים שיכולים להפוך לתומכים או כאלה שהם כבר תורמים ואפשר להפוך אותם לתורמים גדולים יותר. הוא לא מצריך השקעה תקציבית גדולה ואפשר לתכנן כמה אירועים כאלה לאורך השנה.
כדי לתכנן אותו צריך מארח בעל קשרים נכונים, רשימת מוזמנים שמורכבת כולה מאנשים שמעניינים אתכם מאוד, כאלה שיש להם פוטנציאל להיות תורמים או תומכים שלכם ומקום מסקרן שהם ירצו להגיע אליו.
בשבוע הבא: איך מנהלים את האירוע עצמו.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
