הגיעה שעת הדיווח: איך להפוך מטלה פורמלית לתקשורת יצירתית שתזרז את התרומה הבאה

רציתי לכתוב משהו על נושא שעולה לא פעם בשיחות שלי עם מנכ"לים ומפתחי משאבים ושנדמה לרבים מהם כמטלה טרחנית: דיווח על תרומה. כשמגלים ביומן שעברה שנה מקבלת התרומה, יש לשלוח לתורם דיווח. ממלאים מיד את הטופס, ואם צריך משלימים טבלת הערכה. כשממש מוכרחים, מוסיפים גם תקציב ופירוט הוצאות. שליחת הדו"ח מציינת את מילוי החובות בגין אותה תרומה ומדליקה אור ירוק לבקשת התרומה הבאה.

לדעתי הגישה הזאת מוטעית.
דיווח הוא לא חובה טורדנית אלא נדבך חשוב בדיאלוג מתמשך עם תורם. דיווח הוא הזדמנות לגיטימית ליצור קשר עם התורם ולהעמיק את מערכת היחסים בינו לבין הארגון. כמה פעמים שאלתם את עצמכם: איך אני יוצר שוב קשר עם תורם? איזו סיבה אני יכול למצוא כדי לכתוב או להתקשר? אז הנה לפניכם הזדמנות מובנית לקרב את התורם אל החזון, אל העשייה ואליכם. נצלו אותה עד תום.

חשוב מאוד לזכור מהי משמעות הדיווח מבחינת התורם הפרטי, האיש שמאחורי הכסף. הדיווח הוא חלק מהותי מהשותפות ביניכם ובין האיש שתרם את הכסף, אותו אדם שעשוי להחליט לתמוך בכם גם בשנים הבאות ולתת אולי יותר ממה שנתן עד כה. והוא מחכה לשמוע מה הצלחתם לשנות או לקדם בשנה האחרונה בזכות התרומה האחרונה שלו. עבורו זו הזדמנות לשמוע מכם ולשמוע עליכם.

השאלה החשובה שאתם צריכים לשאול את עצמכם היא איך לנצל את ההזדמנות הזאת עד תום מעבר לחובת הדיווח "היבש".
איך? כך:

• • דיווח לא חייב להיות מוגש בכתב או רק בכתב. למה לא לשלוח קובץ תמונות שמתארות וממחישות את העשייה שהתאפשרה בזכות התרומה? תנו לתורם לראות מה עשיתם עם הכסף שלו ולא רק לקרוא על כך

• • אפשר גם להשתמש בטלפון. שיחת טלפון עניינית, קצרה ונעימה בשעה נוחה לתורם יכולה לתרום לחיזוק הקשר ביניכם. היא גם מאפשרת לכם לשאול שאלות ולברר אם המידע שמסרתם לו בכתב אכן מספק ואם יש צדדים אחרים בעשייה שלכם שהיה רוצה לשמוע עליהם (והנה תחילתה של שיחה על התרומה הבאה!). זו גם הזדמנות ללמוד יותר על התורם

• • אמרו תודה. גם בטופס פורמלי אפשר למצוא מקום לנימה אישית. מצאו דרך להודות שוב. הרי התורם יכול היה להחליט לתמוך בארגון אחר. גם לאחר שקיבלתם את התמיכה ומילאתם את חובותיכם אפשר להכיר תודה (זה ודאי לא יזיק אם אתם מתעתדים לבקש תרומה נוספת.)

• • מלבד חובת הדיווח ומילוי הטפסים, מצאו דרכים נוספות להציג את ההשפעה (impact) של התרומה על העשייה שלכם, ואת השפעת העשייה שלכם על השינוי החברתי ששניכם יחד רוצים לקדם. הציגו תוצאות. הוסיפו מאמר שהופיע עליכם או מכתב שכתב לכם מקבל שירות, בוגר קורס או מתנדב

• • בקשו מחבר הנהלה לכתוב כמה מילים בנימה אישית וצרפו אותו לדיווח. חבר הנהלה הוא בעל הבית בארגון, והוא מתנדב ולא איש מקצוע. מכתב ממנו, אם הוא אישי ומרגש (ואתם יכולים להציע לספק טיוטה) מוכיח לתורם שהוא באמת מוערך

• • נצלו את ההזדמנות לספר איך אתם מתעתדים להמשיך את הפרויקט שבו תמך התורם. הרחיבו את היריעה, ספרו על התוכניות העתידיות ובמקרה הצורך אפילו הוסיפו כמה מילים על הקשיים שאתם עלולים להיתקל בהם בדרך. מי יודע, אולי התורם יחליט על סמך כך להמשיך את התמיכה בפרויקט

• • ואולי חשוב מכול: ממש לא חייבים לחכות לסוף השנה או למועדים שנקבעו מראש כדי לדווח. אפשר לכתוב מייל קצר שמפרט את התקדמותכם. מייל כזה אומר: לא רציתי לחכות. לא שכחתי אותך. הקשר בינינו לא מושתת על חובות פורמליים בלבד. הדיאלוג בינינו קיים לאורך כל השנה, לא רק כשאני חייב לדווח לך או רוצה לבקש תרומה. אגב, אם באמת תיתקלו בקשיים במימוש החובות שלכם בגין התרומה, יהיה לכם הרבה יותר קל לדווח על כך לתורם שכבר מצוי בסוד העניינים

לסיכום, הפכו את הדיווח לתקשורת מכם שהתורם ירצה לקבל ואולי אף לחלוק אותו עם אחרים. מדובר בטיפוח מערכת יחסים לטווח ארוך – וזו הזדמנות נפלאה לחזק אותה.

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד, ואין בו בכדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.