ראש השנה הוא החג היהודי היחיד שנחוג במשך יומיים. ביום שבו התחלתי לנהל תקציבים הבנתי פתאום כמה חשובה העובדה הזאת עבורי: היום הראשון מציין את תחילתה של שנה חדשה בלוח העברי והיום השני מזכיר לי שצריך להתחיל לבנות את התקציב לשנה האזרחית החדשה שהולכת ומתקרבת ולאשר אותו. הספירה לאחור החלה.
ארגון שבריאותו הפיננסית רעועה לא ישרוד לאורך זמן ולכן בניית תקציב שנתי חכמה היא הבסיס לבריאות פיננסית איתנה. ההכרעה אם להתרחב או להצטמצם ובעקבותיה ההחלטה איך בדיוק לפעול בשנה הקרובה מתקבלת על סמך הסיפור שמספר לכם – ולכל התומכים שלכם – התקציב השנתי.
תקציב שנתי הוא כלי תכנון ראשון במעלה שאמור לשקף את החזון, את המידה שבה הייעוד מקרב אתכם למימוש אותו חזון ואת הפוטנציאל הגלום בכל אחד מהפרויקטים והתוכניות שאתם מפעילים.
תקציב שנתי צריך לשקף בבירור את התוכנית האסטרטגית של הארגון ואת התנאים הקיימים בשטח ומשום כך בנייתו אורכת בדרך כלל כשלושה חודשים, ולפעמים גם יותר.
מי שהשנה התקציבית שלו מקבילה לשנה האזרחית ורוצה לקבל את אישורו הסופי של הוועד המנהל לפני סוף דצמבר צריך להתחיל את תהליך תכנון ובניית התקציב עכשיו. ומפני שכבר התחלתי לדון בתהליך הזה עם חלק מהארגונים שאני מלווה, חשבנו לספק גם לכם צ'ק ליסט בסיסי בן עשרה שלבים. יש דרכים שונות לבנות תהליך כזה, והרשימה שאנחנו מביאים לכם כאן היא לדעתנו מהטובות שבהן וקלה מאוד להבנה וליישום.
אבל לפני הצ'ק ליסט עצמו, עוד המלצה קטנה: קראו גם את גיוס סוף שנה: למה כדאי לצאת למסע מיוחד בסוף שנת המס.
- קבעו לוח זמנים
- החליטו על תאריך יעד לקבלת אישור סופי של הוועד המנהל
- בדקו שהשארתם די זמן לכל שלב בתהליך, כולל דיון ממצה ובחינה מדוקדקת של כל שלב ושלב
- הבטיחו שאכן תספיקו לקבל אישור סופי לפני תחילת השנה
- קבלו החלטה ארגונית על יעדים ומטרות לשנה הקרובה
- החליטו על תעדוף התוצאות המצופות מכל תוכנית ופרויקט
- הגדירו באופן סופי את היעדים הפיננסיים של הארגון לשנה הקרובה
- הסכימו על היעדים השנתיים שהם חלק מהתוכנית האסטרטגית שלכם
- הכירו היטב את המצב הפיננסי שלכם לשנה הקרובה
- בחנו את ההכנסות ואת ההוצאות של השנה הנוכחית (שעומדת להסתיים) והשוו אותן עם אלה של התקציב שאתם מכינים
- אל תשכחו שאתם מכינים תחזית לשנה שלמה, כלומר עד 31 בדצמבר
- נתחו את כל ההבדלים בין שני התקציבים והבינו את הסיבה והמשמעות לכל הבדל
- קבלו החלטה ארגונית על המסגרת הכללית לתקציב הבא
- חלקו תפקידים ותחומי אחריות בין אנשי הצוות
- קבעו מי בעל הסמכות לקבל החלטה בכל עניין
- הכלילו בתקציב הוצאות בלתי צפויות או משתנות והכנסות שעדיין מוטלות בספק וקבעו תאריך יעד לקבלת תשובות לנעלמים האלה
- הרכיבו טיוטה של תקציב הוצאות לשנה כולה
- נסו לחשב ברמת הדיוק הגבוהה ביותר את ההוצאות הכרוכות בהשגת כל יעד בכל תוכנית ובכל פרויקט
- נסו לחשב ברמת הדיוק הגבוהה ביותר את ההוצאות הכרוכות במימוש התוכנית האסטרטגית הכוללת לשנה הקרובה
- הרכיבו טיוטה של תקציב הכנסות לשנה כולה
- העריכו את ההכנסות שלכם על בסיס פיתוח משאבים והכנסות קיימות
- העריכו הכנסות חדשות על בסיס פעילויות חדשות
- בחנו את טיוטת התקציב השנתי ובדקו אותה
- ודאו שהטיוטה אכן משקפת את יעדי הארגון ואת היעדים הספציפיים של כל תוכנית וכל פרויקט
- בחנו את כל ההנחות וההשערות שעל פיהן קיבלתם את ההחלטות שבבסיס התקציב
- ערכו שינויים והתאמות ליעדים ולפעילויות בהתאם להכנסות ולהוצאות הצפויות
- בחנו היטב את הטיוטה הסופית לאור היעדים והמטרות (האם היא הגיונית? אפשרית?)
אולי יעניין אתכם גם: תורמים פרטיים ותמיכה תפעולית: כך מתחילים לעניין תורם בהוצאות הנהלה וכלליות
אגדת התקורה והתורם: תפנית דרמטית במאבק ללגיטימציה פילנתרופית של הסעיף התקציבי
"איזה אחוז מהתרומה שלי הולך לתקורה שלכם?"
- אשרו את התקציב השנתי
- הגישו את התקציב לכל קבוצת אנשים שאמורה לבחון אותו או שכדאי שתבחן אותו
- הגישו את התקציב לוועד המנהל לאישור
- אספו תיעוד וסימוכין לכל ההחלטות שקיבלתם
- הכינו גיליון אלקטרוני (למשל אקסל) אחיד ומגובש
- הכינו מסמך תומך ובו כל ההשערות וההנחות הנלוות לתקציב
- ישמו את התקציב השנתי
- חלקו תחומי אחריות להתנהלות הארגונית על פי התקציב
- דאגו שרואי החשבון ואנשי הכספים ישלבו את התוכנית התקציבית שלכם בניהול הספרים של הארגון
- דאגו לפקח על התאמת פעילות הארגון לתכתיב התקציבי לאורך השנה והגיבו לשינויים בהתאם
שנה טובה!
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
