לשנות את העולם בפרזנטציה משכנעת אחת

 

לפרזנטציה טובה צריך פרזנטור טוב, ואנחנו משתדלות לספק לכם מדי פעם דוגמאות למנכ"לים של ארגונים ולמגייסים שלמדו את הטכניקה ויודעים לעמוד לפני קהל – קטן או גדול – ולסחוף אותו איתם.

נכון שבהגשה בלתי נשכחת יש מרכיב אישיותי. כריזמה היא תכונה שנולדים איתה, ולא כולנו אנשים מרשימים ובעלי נוכחות, אבל את כל שאר המרכיבים – ויש הרבה כאלה – אפשר ללמוד.

כדי לשכנע ולהניע לפעולה תורמים קטנים וגדולים, ספונסרים עסקיים, אנשי תקשורת ואפילו אנשי ממשל צריך לספר להם סיפור טוב. אנשים אוהבים סיפורים, וקל יותר לזכור סיפור טוב מאשר נתונים וסטטיסטיקות. לכן כדאי להשקיע זמן בהכנת פרזנטציה ולתרגל אותה שוב ושוב.

השאיפה של כולנו צריכה להיות הצגת הסיפור הארגוני ללא עזרים – רק מספר הסיפור מול הקהל שלו. אלא שמדובר במלאכה לא קלה. לא כולנו ניחנו בכריזמה ובנוכחות. לכן אין כל סיבה לא לנצל כלים טכנולוגיים שנועדו למטרה הזו בדיוק, כל עוד אנחנו זוכרים שמדובר בעזרים בלבד.

כשבונים פרזנטציה צריך לשלב בין שני מרכיבים עיקריים:

1. מבנה הסיפור ואופן הצגתו (הבעיה, הפתרון ולמה דווקא אתם)
2. כלי העזר הטכנולוגי שתומך בהצגתו

הכלי המוכר לנו ביותר הוא כמובן פאוור פוינט, תוכנה בת 25 שנים שהפכה לחלק בלתי נפרד מארגז הכלים של כל ארגון וכל מפתח משאבים, ושלאחרונה החלו לקום לה מתחרים.

אין לנו כל כוונה להציע לכם לזנוח כלי מוכר ופשוט שמשרת אתכם נאמנה. חשוב מאוד לחוש בנוח מול קהל, ולא תמיד חייבים לרוץ להשיג את הצעצוע הטכנולוגי החדש ביותר שיצא לשוק. לא הוא שירגש את הקהל שלכם.

אבל אם מעט עייפתם מפאוור פוינט ואתם מעוניינים בכלי חדש, כזה שמתאים יותר לעידן הפייסבוק, היוטיוב והטוויטר – הכירו את Sway, אפליקציה שהשיקה לאחרונה מייקרוסופט. מדובר בכלי מעט יותר ורסטילי ואלגנטי מפאוור פוינט המאפשר לגרור בקלות תמונות וסרטונים מהמחשב ומהענן ולהחליף בקלות תבניות, רקעים וגופנים.

אל דאגה, לא מדובר במהפכה טכנולוגית או מחשבתית. Sway מיועד למשתמשי פאוור פוינט. הוא פשוט לשימוש ומאפשר לבנות את הפרזנטציות בו אפילו באייפד (ראו סרטון הדגמה).

 

אולי יעניין אתכם גם:

• מה יש באתר הארגון הזה שצריך להיות גם בשלכם?
• תמונה שווה אלף מילים, לטוב ולרע!
• איפה כל התורמים?! טכניקה לאיתור תורמים חדשים

 

שוב, אנחנו לא מנסות לרמוז שכדי להניע אנשים לתמוך בכם אתם חייבים מיד לזנוח את הפאוור פוינט ולהציג יכולת וירטואוזית ב-Sway. רק דעו שהאפשרות קיימת ואולי כדאי לבדוק אותה.

ועכשיו למרכיב המרכזי: מבנה הסיפור ואופן הצגתו.

אנחנו רוצים להביא לכם נוסחה מנצחת על פי תורתו של גאי קוואסאקי, איש השיווק ההיסטורי של חברת אפל שניצח על תכנון האסטרטגיה השיווקית שלה בתחילת הדרך בהצלחה רבה כל כך.

לקוואסאקי יש בלוג בשם איך לשנות את העולם, בלוג מעשי לאנשים לא מעשיים, ובו הוא מסביר, בין השאר, את מה שהוא מכנה חוק ה-10/20/30 של פאוור פיונט להכנת פרזנטציה מוצלחת.

קוואסאקי אמנם מכוון את דבריו לקהל עסקי, אבל הרשינו לעצמנו לנסח אותה מחדש למטרות שלנו, של עשייה חברתית ושל גיוס תרומות:

חוק ה-10/20/30 מבוסס על שלושה עקרונות פשוטים:

פרזנטציה טובה שנעזרת בפאוור פוינט ומגוללת את הסיפור שלכם (הנחיצות, הפתרון ולמה דווקא אתם) תכיל 10 שקופיות, תארך לא יותר מ-20 דקות, וגודל הפונטים בה יהיה 30 לפחות.

לא מסובך להבנה אבל בהחלט לא פשוט לביצוע.

למה 10 שקופיות? כי זהו המספר האופטימלי שרוב האנשים מסוגלים לקלוט. מדובר כמובן בשלד שעליו אתם בונים את הסיפור שלכם. סדר השקופיות הוא כדלקמן:

1. הבעיה
2. הפתרון
3. איך בדיוק יעבוד הפתרון המוצע
4. על איזו חשיבה אחרת/מידע חדש מבוסס הפתרון המוצע (למה דווקא הוא שיצליח?)
5. התחרות (כי תמיד יש)
6. למה אתם הארגון המתאים ביותר ליישום הפתרון המוצע
7. תחזית ותוצאות מקוות
8. באיזו נקודה ביישום הפתרון אתם נמצאים ברגע זה ומהם השלבים הבאים
9. מה עוד חסר לכם כדי שכל זה יקרה באופן אופטימלי (כולל מימון)
10. סיכום הדברים ובקשה לשותפות ותמיכה (צריך לבקש משהו, אחרת לא ייתנו)

למה 20 דקות? כי גם אם הקצו לכם שעה שלמה תמיד יכולות להיות תקלות, תמיד יהיו אנשים שיגיעו באיחור ותמיד תידרשו להשאיר זמן לשאלות ולדיון. כי אם לא הצלחתם להסביר ולשכנע ב-20 דקות כנראה לא התכוננתם היטב או שהפתרון המוצע לא ברור ומשכנע במיוחד. כי לא צריך יותר.

למה גודל פונטים של 30 לפחות? כדי שכולם יוכלו לקרוא הכול, גם האנשים בשורה האחרונה באולם וגם אדם מבוגר שקשה לו לקרוא אותיות קטנות (ולכולנו יש תורמים כאלה). ולא פחות חשוב מכך – כדי להבטיח שלא תוכלו למלא את השקופיות בטקסטים ארוכים שהקהל יתאמץ לקרוא במקום להקשיב לכם. כך גם יישאר לכם הרבה מה לומר (אחרת אפשר לשלוח את הפרזנטציה במייל ולהישאר בבית).

כמו שאמרנו, קל להבנה אבל לא פשוט ליישום.

הנוסחה של קוואסאקי (בוורסיה האלכ"רית שלנו) מצוינת ומתאימה לרוב הפרזנטציות שתרצו אי פעם להציג. על השלד הזה, בין שקופית לשקופית, תוכלו לבנות ולשזור הרבה סיפורים סוחפים שיניעו את הקהל שלכם לפעולה.

---

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.