מדיניות שימוש במדיה חברתית: למה כדאי לכם לנסח אחת כזאת ומה קורה כשמוותרים עליה

\r\n\r\nמסע פרסום מוצלח במדיה החברתית ונוכחות פעילה ברשתות השונות יכולים לעזור רבות בקידום הייעוד של הארגון. אסטרטגיה נכונה במקום הנכון מרחיבה את בסיס התמיכה, מעמיקה את התמיכה הקיימת, מעלה מודעות לפעילות הארגון ועוזרת לגייס מתנדבים וגם כספים.\r\n\r\nהפעילות בפייסבוק, ביוטיוב ובלינקדאין משותפת לכם ולצוות הארגון הן כחלק מהמאמץ הארגוני והן כאנשים פרטיים. אבל מי מחליט מה להעלות ואיפה? מה קורה כשבדף הפייסבוק הפרטי שלהם חולקים אנשי צוות חוויות מחיי העבודה? מה קורה כשקולגות לעבודה חוברים יחד בלינקדאין ויוצרים קבוצה משלהם? מה נאמר שם על הארגון? איך זה משפיע על המידע שהעלה הארגון באופן רשמי? לאן מגיעות אחר כך פיסות המידע השונות ואיך הן מטיילות במרחבי האינטרנט?\r\n\r\nכשתמונה, פיסת מידע או סרטון משוחררים לחלל האוויר האינטרנטי כבר קשה לשלוט בהם. מה שצריך לעשות הוא להימנע עד כמה שאפשר מטעויות שיהיה קשה לתקנן. לשם כך כדאי לנסח מדיניות שימוש של הארגון ברשתות החברתיות.\r\n\r\nמדיניות כזו היא הצהרה מדויקת שלא אמורה להצר את צעדי הצוות. להפך, היא אמורה לעודד אותם לפעול – אבל לפעול נכון.\r\n\r\nכמו כל מדיניות, ההחלטות הן פרטניות ותלויות בצרכיו ובשאיפותיו של כל ארגון. אבל באופן כללי יש כמה דברים שכדאי לתת עליהם את הדעת:\r\n

• \r\n
  • חלוקת תפקידים – מי מייצג את הארגון במדיה החברתית? מי מתחזק את הפלטפורמות השונות ואחראי למציאת חומרים ולהפקתם? יכול להיות שלאנשים שונים (צוות, מתנדבים, מקבלי שירות ותורמים) יש סיפורים טובים שכדאי לחלוק עם קהל היעד אבל הם לא בהכרח יודעים איך לספר אותם או מבינים איך אפשר להפוך אותם לחלק מהנרטיב הארגוני. את הסיפורים צריך להעביר למישהו שידע מה לעשות איתם. כולם צריכים לדעת מיהו אותו אדם או אותם אנשים האמונים על כך

\r\n

• • יצירה ושיתוף חומרים – הבעיה בפלטפורמות האינטרנטיות היא שהן מיידיות ונגישות לכולם וקל להעלות אליהן חומרים. השתמשו במדיניות שלכם כדי לכוון את סיפור העשייה בצורה נכונה ומדויקת. ארגון שרוצה שיחשבו שהוא ייחודי צריך לייצר סיפור ייחודי ולא כזה שמציג עשייה שמתפזרת לכל עבר. זו דווקא הזדמנות טובה לחשוב על המיתוג הארגוני: איזה קהל אתם מנסים לעניין ולקרב אליכם? כל פיסת מידע שלא מקדמת את המטרה של קירוב קהל היעד אליכם לא אמורה להופיע בפלטפורמה שלכם

\r\n

\r\nזו גם הזדמנות לחשוב על שאלות של פרטיות, לברר ולהבהיר אילו חומרים אסורים לפרסום באופן מוחלט או מותרים בתנאים מסוימים בלבד: שמות ופרטים אישיים, תמונות של אנשים, מצב רפואי, סכומי כסף (כמו תרומות או תקציבים), החלטות שהתקבלו בישיבות סגורות וכו'. ככל שתפרטו יותר את המותר והאסור תהיינה פחות תקלות\r\n

• \r\n
  • פיקוח על שיחות ותגובות להערות – עקרונית אתם רוצים לעודד שיח ער בפלטפורמות השונות ומקווים שאנשים יגיבו, ישאלו, יבקשו לדעת יותר ויבינו אתכם. אבל מי עונה להערות ולבקשות? מי מאשר תגובות ובאילו מקרים הן לא מאושרות? מי בעצם מטפל במה שאנשים אומרים עליכם, לטובה ולרעה? איך אתם שולטים במותג שלכם? תגובה שלילית ולא מנומקת יכולה להוות הזדמנות טובה לספר את הסיפור האמיתי ולהעמיק את ההבנה. מישהו שאתם מיניתם צריך לקבל על כך אחריות

\r\n

• • שמירה על זכויות – לארגון צריכה להיות מדיניות ברורה לגבי מתן קרדיט על חומרים (איך לתת את הקרדיט ואיפה בדיוק הוא יופיע). איך אתם שומרים על זכויות היוצרים של אחרים ושלכם? האם אחרים יכולים להשתמש בחומרים שלכם בפוסטים שלהם, ואם כן באיזה אופן? מתי אתם מרשים לעצמכם להשתמש בחומר של מישהו אחר כדי לחזק את המותג שלכם בדף הפייסבוק של הארגון או בערוץ יוטיוב? לפני שתחליטו על מדיניות דרקונית כדאי לזכור שאולי תרצו, במקרים מסוימים, לעודד אנשים להשתמש בחומרים שיצרתם

\r\n

• • הקו הדק בין האישי למקצועי – הרשתות החברתיות מעודדות במהותן אינטראקציות אישיות וספונטניות, ואלה יכולות לשרת כל ארגון כל עוד הוא יודע איך לנצל אותן. האנשת העשייה החברתית, יצירת פנים וקול לארגון ושיח ער עליו הם שאיפתו של כל איש שיווק אלכ"רי. אבל מה קורה כשמישהו מהארגון לא מבדיל בין דיווח על חייו הפרטיים לדיווח על הארגון? האם אתם מעלים רק מידע רשמי של הארגון או מאפשרים לחברי הצוות להביע דעה ולחלוק חוויות? ההחלטה היא שלכם, אבל היא צריכה להיות ברורה לכולם

\r\n

\r\nאי אפשר לשלוט באופן מוחלט במה שאנשים עושים ואומרים בדפי הפייסבוק הפרטיים שלהם אבל בהחלט אפשר, ואפילו צריך, להסביר איזה נזק יכול להיגרם אם המידע שהם מציגים הוא שגוי או אפילו מסולף. כדאי לשקול הדרכה מקצועית לצוות כולו שתעזור לו להבין איך מתנהלים נכון ביוטיוב ובלינקדאין.\r\n\r\nאולי לא תוכלו לשלוט בכל פיסת מידע או דעה המובעת באיזשהו פורום במרחבים האינטרנטיים בכלל וברשתות החברתיות בפרט, אבל ככל שתיטיבו להבין, כארגון וכאנשים פרטיים, מה נכון לכם ומה לא ותדאגו לשמור על הכללים, כך תוכלו לצמצם עוד ועוד את הנזק לארגון.\r\n\r\nהתחילו בהקמת צוות מצומצם לבניית המדיניות. שאלו את כל השאלות וענו עליהן. כתבו טיוטה והראו אותה לכל מי שמבין בעניין ומוקיר אתכם.\r\n\r\nכשמסמך המדיניות יהיה מוכן אספו את כל צוות הארגון ועברו איתו על המסמך, סעיף אחר סעיף. ענו על כל שאלה שתישאל, הבהירו כל נקודה לא ברורה והסבירו את חשיבות העניין. המסמך הזה נועד להגן על הארגון, וכל הנוכחים בחדר הם חלק מאותו ארגון. כדי לרצות לקיים את כל הכתוב בו הם צריכים להרגיש חלק מהתהליך ומאשרורו.

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.