כל חיי הייתי משוכנעת שלהופעה מוצלחת מול קהל דרוש כישרון שלא ניחנתי בו, עד שבוקר אחד מצאתי את עצמי עומדת באולם אירועים במיאמי מול 250 פוטנציאלים ומוכרת מלגות ללימודים גבוהים בפיזיקה. מכאן אפשר להבין כי היכולת של איש מקצוע למכור חזון ומשימה לקהל שהוא אינו מכיר היא במידה רבה עניין של טכניקה, ואותה כל אחד יכול ללמוד.
ערב טיפוח תורמים נשען לא מעט על היכולת שלכם לשווק את הייעוד של הארגון ולהניע את הקהל לתמוך בכם. זוהי הופעה לכל דבר ועניין, וצריך לדעת איך לבנות אותה היטב ולהתאים אותה לקהל המסוים שבחרתם להזמין. חשוב לי לפתוח באמירה הזו גם אם היא לא בדיוק נושא הכתבה (נקדיש לה כתבה נפרדת) כי אם השיווק לא משווק והמכירה לא מוכרת, לא יועילו כל ההכנה, התכנון ובניית לוח הזמנים.
ועוד הערה אחת קטנה: מובא כאן אירוע טיפוח בן שעה וחצי המתקיים בין 20:00 ל-21:30. אני מניחה שזו השעה האידיאלית עבור רוב הארגונים אבל אולי במקרים מסוימים תעדיפו לקיים אותו דווקא בבוקר לפני יום העבודה ולהגיש בו ארוחת בוקר. במקרים אחרים אולי יהיה נוח יותר למוזמנים שלכם להתכנס ב-18:00 בערב או דווקא לארוחת צהריים קלה באמצע היום. את השעה המתאימה לקהל שלכם תצטרכו לשקול מחדש לפני כל אירוע.
לאחר שפירטנו את השלבים הראשונים במדריך להפקת אירוע טיפוח תורמים: חלק א' – תכנון והכנה יש לכם כעת מארח, מקום מתאים לקיום האירוע ורשימת מוזמנים.
לאירוע עצמו צריכים להגיע המנכ"ל, צוות הגיוס, חברי הוועד המנהל וכל מי שמייצג את הארגון. הגיעו הרבה לפני השעה היעודה כדי לוודא שאיש מהאורחים לא יגיע לפניכם.
20:00 – 20:20 התכנסות וברכות
המטרה בעשרים הדקות הראשונות היא לייצר אווירה נעימה ונינוחה ולהעביר מסר ברור: מדובר בארגון מקצועי ומאורגן שיודע להפיק את המרב מכל הזדמנות ומכל שקל. זהו שלב ה"חימום".
הציבו בכניסה שולחן אחד או שניים והציגו עליהם חומרים על הארגון. אפשר להושיב לצד השולחן מתנדב או איש צוות שיענה על שאלות, יחלק את החומרים, יסביר על פועלכם ויעודד את הבאים להתעכב ליד השולחן, להסתכל, לקרוא ואולי אפילו לקחת חומרים הביתה.
האורחים שלכם לא הוזמנו לארוחת ערב אבל אי אפשר לקיים אירוע טיפוח ללא כיבוד. הגישו משהו קל (פטיפורים למשל) ושתייה קלה. אפשר להגיש גם יין.
כל מי שמגיע מתבקש למלא את פרטיו (כולל מייל) בספר המונח על שולחן קטן בכניסה. יש ארגונים שמעדיפים לבקש כרטיסי ביקור אבל אז עלולים חלק מהמשתתפים להתחמק בטענה שלא הביאו איתם כרטיס.
המנכ"ל, היו"ר, חברי הוועד המנהל ואנשי הפיתוח צריכים להסתובב בין הבאים, להודות להם על שהגיעו ולנהל שיחות קצרצרות שמטרתן ליצור קשר, לתת הרגשה טובה לאורחים ולהבין מיהו מי.
מתוך קהל המוזמנים בחרו את אלה שנראים לכם הפוטנציאלים הטובים ביותר ואת התורמים הקיימים החשובים לכם ביותר. כל אחד מאלה יהיה באחריותו האישית של היו"ר או המנכ"ל והם אמורים לגשת אליהם ולשוחח איתם.
הושיבו את כולם.
20:20 – 20:30 הקרנת סרטון או הצגת מצגת המשווקים את החזון והייעוד
הקרינו סרטון או הציגו מצגת בליווי קריינות שסוקרים את הארגון, מציגים את הפעילות שלכם ומדגימים את הצורך של הארגון ואת הפתרון שאתם מציעים. במקרים מסוימים אפשר להוסיף כמה מילות הקדמה אבל אין בכך חובה.
אורכו של הסרטון לא יעלה על חמש דקות (עדיף שיהיה קצר יותר), והוא אמור להציג את ההצלחות של הארגון, לשדר אמינות, לתת מענה לכל השאלות הבסיסיות ששואלים את עצמם הצופים בו ולגרום להם להזדהות עם הארגון ועם ייעודו.
את הקצב, הסאונד, השפה והוויזואליה של הסרטון חייבים להתאים לגיל הצופים ולטעמם (אין טעם לערוך אותו בקצביות של רחבת ריקודים אם הקהל מבוגר למדי ומעדיף סימפוניה קלאסית).
20:30 – 20:35 המארח מברך
המארח קם להודות לכולם על שבאו. אם יש תורמים בחדר, זו ההזדמנות להודות להם בפומבי על תרומתם וכך גם לעודד אחרים ללכת בעקבותיהם. מטרתו של המארח היא לקשר בין מה שנראה על המסך לאירוע שבו כולם נמצאים, בין הסרטון לאנשי הארגון שבחדר. הוא יכול לומר משהו אישי, לספר קצת על הקשר שלו עצמו לארגון ולהסביר מעט על חשיבות העשייה ועל האימפקט שיש לארגון על הקהילה שבה כולנו חיים.
לבסוף הוא מציג את המנכ"ל ומספר שהזמין אותו לבוא הערב כדי לחלוק עם הנוכחים קצת מהתקוות שלו לגבי עתיד הארגון. לאחר מכן ישמח לשמוע תגובות ולענות על שאלות.
20:35 – 20:55 המנכ"ל מציג את הארגון ומוביל דיון
למנכ"ל מוקצבות עשר דקות שבהן הוא צריך למכור את הארגון, לשווק את החזון ולחלוק עם התורמים והפוטנציאלים את תקוותיו לגבי השינוי החברתי שבדרך.
עבור הקהל זו לא רק הזדמנות לשמוע עוד פרטים אלא גם לחוות מנהיגות יעילה ואמינה שמובילה אסטרטגיה מעניינת ואפשרית. זה האדם שמקבל את התרומה. ההחלטה אם להפוך שותפים לחזונו או לא תלויה לא מעט ברושם שהוא יותיר על הקהל.
לאחר שסיים את דבריו פותח המנכ"ל בדיון שמטרתו להפעיל את הקהל ולהפוך את הנוכחים מצופים פסיביים למשתתפים פעילים. חוסר עניין ופסיביות לא יובילו לתרומות גדולות. רק אנשים ששואלים שאלות, מביעים עניין ואפילו מציעים הצעות יתחילו להרגיש מחוברים לעשייה.
20:55 – 21:15 הצגת העשייה הלכה למעשה
המנכ"ל מציג לפני האורחים אדם נוסף מהארגון (מקבל שירות, איש צוות, מתנדב) שחולק סיפור אישי, סיפור הצלחה קצר שהמסר שלו ברור: לארגון יש יכולת ביצוע נהדרת המבטיחה סיפורים מוצלחים נוספים בעתיד.
21:15 – 21:20 המארח מניע לפעולה
המארח מגיב לסיפור האישי ומעודד את הקהל למחוא כפיים למספר הסיפור. הוא גם מודה למנכ"ל ולנציגי הארגון על השתתפותם ומעיד ממקור ראשון על החוויה הנפלאה שלו בשותפות עם האנשים האלה.
הוא מודה שוב לתורמים שכבר תומכים בעשייה ואומר במפורש לקהל הפוטנציאלים שהוא מקווה שעכשיו אחרי ששמעו, ראו והבינו עד כמה העשייה חשובה וההצלחות רבות, יצטרפו גם הם לקבוצת התורמים שמאפשרים לשינוי החברתי הנחוץ הזה להתרחש.
הוא מסביר שמישהו מהארגון ייצור איתם קשר בימים או בשבועות הקרובים ומבקש מהם לעשות את מה שהוא עצמו עושה כשהם מתקשרים ומבקשים תמיכה: אומר כן!
21:20 – 21:30 סיכום ההנעה לפעולה
בשלב הזה אנשים מתחילים לקום ולהתפזר, אבל אתם לא רוצים שיברחו מהר כל כך ולכן זה הזמן להציע להם קפה וקינוח.
כולם כבר עומדים על רגליהם ומתהלכים בחדר. בעוד הם לוגמים קפה ואוכלים עוגה אתם דואגים שהאנשים שבתחילת הערב סימנתם כפוטנציאלים הטובים ביותר או כתורמים הקיימים החשובים ביותר ישוחחו עם ה"אחראים להם" מטעם הארגון כדי לשמוע מה חשבו, לענות על שאלות ולהביע תקווה שיתמכו בכם.
השיחות הקטנות האלה חשובות ליצירת קשר אישי ולבנייה של מערכת יחסים עם כל אחד מהם. אפשר לומר משהו מפורש כמו: "הייתי רוצה לקבוע איתך פגישה כדי לקבל משוב על מה ששמעת וראית הערב. אולי נוכל להיפגש ביום חמישי הבא?"
ביציאה אפשר לתת לכל אחד מהם חומרים נוספים על הארגון שלא נחשפו אליהם במהלך הערב ומתארים צדדים נוספים בעשייה שלכם כמו עוד סרטון או חוברת מוצלחת במיוחד.
עבור המוזמנים האירוע תם, אבל לא עבורכם. כבר למחרת בבוקר כדאי שתתחילו לטפח את כל הקשרים החדשים. כדי להבין איך בדיוק מתנהל השלב השלישי הזה מומלץ לקרוא את מה עושים מיד אחרי אירוע כדי להכות על הברזל בעודו חם ולקרב את התרומה הבאה?
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
