מה עושים מיד אחרי אירוע כדי להכות על הברזל בעודו חם?

היה אירוע נפלא. כולם מרוצים. הכול התבצע באופן מושלם על פי התכנון המדויק.יק מסקנותביותרם את מטרות הפרויקט. רותיו.  כל מי שהגיע הביע את התפעלותו מהעשייה שלכם ומהחשיבות של הארגון. ואז כולם הלכו הביתה.\r\n\r\nמה עושים עכשיו?

תכנון והפקת אירוע/חוג בית/כנס למטרות פיתוח משאבים מצריך תכנון מדוקדק ומאמץ רב כל כך מצד מפתח משאבים ומנכ"ל ארגון עד שרבים שוכחים שלא רק שהאירוע שהם עמלים עליו הוא אחד מני רבים אלא שהוא חלק מעשייה כוללת ומורכבת של פיתוח משאבי הארגון והעלאת מודעות לגביו.

לאירוע עצמו יש כמובן התחלה, אמצע וסוף, אבל תפקידו גם לפתח בצורה משמעותית את הקשר עם מי שהגיע, בין אם מדובר בתורמים של הארגון ובין אם מדובר בקהל חדש של תורמים פוטנציאליים. את הקשר הזה חשוב לייצר מיד אחרי האירוע כדי לא לאבד את המומנטום שנוצר במהלכו.

לשם כך צריך לזכור שאת התכנון ליום שאחרי עושים ביום שלפניו:

• • הרבה לפני האירוע/חוג בית/כנס קבעו תאריך לפגישת תחקור ותשאול שתתקיים מיד לאחריו ושאליה יוזמנו כל השותפים לארגונו, כולל חברי ועד מנהל וכל תורם שלקח בו חלק פעיל. הדיון הזה הוא קריטי ויאפשר לכם להעריך מה "עבד" ומה לא. נהלו אותו נכון והאירוע הבא יהיה מוצלח פי כמה – בתנאי שתקפידו לסכם את המסקנות, לשמור אותן ולהשתמש בהן בפעם הבאה.

• • מיד לאחר האירוע חשוב לומר תודה:
    • • לכל מי שנטל בו חלק פעיל (כמו חברי הנהלה, צוות, מתנדבים וכו')
    • • לכל תורם שנכח
    • • לכל אלה שכבר התחלתם לרקום איתם מערכת יחסים בדרך לתרומה (תורם פוטנציאלי) ונכחו גם הם
    • • לכל אלה שנכחו אך אינכם מכירים עדיין (ולכן חשוב להתארגן בעוד מועד כדי להשיג את פרטיהם, כמו למשל לחלק משהו בכניסה לאירוע לכל מי שימלא את פרטיו)

• • אל תשכחו לפנות גם לכל אלה שהוזמנו אבל לא הגיעו. שתפו אותם בחוויה שהפסידו כדי שבפעם הבאה לא ירצו להחמיץ אירוע שלכם. פנייה אליהם מחזקת את הקשר ויוצרת תחושה כאילו הם חלק מ"משפחת" הארגון שמשתפת אותם בכל חוויה ואירוע "משפחתי"

• • החליטו גם כיצד נכון להודות לכל אחד:
    • • למי חשוב להודות מיד למחרת ואת מי אפשר לדחות בכמה ימים (אבל לא יותר!)
    • • מי יקבל דברי תודה בדואר האלקטרוני ולמי אולי כדאי לכתוב כמה שורות שיישלחו במעטפה מבוילת
    • • ואולי יש מישהו שכדאי להודות לו בשיחת טלפון קצרה

• • חומר ויזואלי הוא תיעוד ומזכרת ממדרגה ראשונה:
    • • סכמו עם הצלמים את לוח הזמנים לקבלת התוצר הסופי
    • • הכינו מראש את רשימת מקבלי תמונות הסטילס, בין אם מודפסות ובין אם דיגיטליות
    • • העלו לאתר של הארגון את צילומי הסטילס והווידיאו של האירוע ושילחו אותם לכל אלה שאמורים לקבל אותם בתוך כמה ימים לכל היותר
    • • חשבו היטב איזו תמונה כדאי לצרף לכל תודה: מה היה כל נמען ונמען רוצה לקבל כמזכרת אישית (משהו שירצה להעביר במייל לאחרים וכך להרחיב את מעגל האנשים שיודעים עליכם) ומה אתם רוצים לשווק (איזה מסר חשוב לכם להעביר לגבי האירוע המסוים הזה ולגבי הארגון בכלל)

• • עוד לפני האירוע קבעו לכם פגישה שתתקיים מיד לאחר שכל המטלות הקודמות בוצעו, ואליה הזמינו את הצוות הבכיר ואת נציגי הוועד המנהל:
    • • עברו על רשימת כל הנוכחים באירוע והחליטו יחד מה הצעד הבא הנכון ביותר עבור כל אחד ואחד מהם לאחר קבלת התודה מכם. הכינו רשימת מטלות מדויקת
    • • חלקו בין אנשי הצוות הבכיר וחברי ההנהלה את המטלות ברשימה שהכנתם
    • • עברו על הרשימה וודאו שאיש לא נשכח
    • • עכשיו צאו לדרך ומיד – אבל לא לפני שקבעתם תאריך לפגישה נוספת כדי לעקוב אחר התהליך עם כל תורם (וכל תורם פוטנציאלי) ברשימה ולקדם אותו. זה הזמן לפעול. זה המומנטום שיצר האירוע ושאותו שאסור להחמיץ

• • אפשר להתחיל לחשוב על האירוע/כנס/חוג בית הבא

ולסיום מילה אחת על מידע. לפני אירוע, במהלכו ולאחריו תמצאו את עצמכם אוספים מידע רב על אנשים רבים. המידע הזה הוא מידע השייך לארגון ולא למגייס. הוא ישמש אתכם וגם את אלה שיבואו אחריכם. לכן צריך לאחסן אותו כך שיהיה תמיד נגיש לכולם ויהיה אפשר להוסיף לו מידע חדש בקלות ובכל עת. לשם כך צריך בסיס נתונים. מסמך אקסל או כל דבר דומה לו לא תוכנן למשימה כזו. כל מי שמכיר אותי יודע שאני מעריצה גדולה של מערכת סיילזפורס, אבל היא אולי לא המערכת הנכונה לכולם. הטמיעו את הכלי הניהולי שטוב ונכון לכם. אבל הכינו  תשתיות להרחבת בסיס התמיכה.

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד, ואין בו בכדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.