המקום הטוב ביותר להיפגש בו עם תורם הוא תמיד אצלכם. רק בארגון יכול תורם להיווכח בעשייה שאותה אתם מבקשים לשווק ושאליה אתם רוצים לחבר אותו.
אבל כפי שכולנו יודעים זה לא תמיד מתאפשר. גם כשהתורם שלכם חי בארץ או מבקר כאן הוא לא בהכרח יכול להגיע עד אליכם, ולכן לעיתים קרובות צריך להגיע אליו.
הטריטוריה של התורם היא בדרך כלל מקום העבודה שלו או ביתו. לא תמיד אפשר לבחור בין השניים אבל אם ניתנת לכם ההזדמנות הזאת, מוטב להיפגש איתו בביתו. שם ענייני עבודה לא מסיטים את תשומת ליבו, הטלפון מצלצל הרבה פחות והמזכירה לא קוטעת את השיחה כדי להזכיר את קיומה של הפגישה הבאה.
אבל מה קורה אם הפגישה בכל זאת מתקיימת במשרד?
במקרה כזה כדאי לנסות להוציא את התורם החוצה, לבית קפה או למסעדה. שם אפשר לייצר תנאים דומים לאלה שבבית: יש פחות הפרעות, הסיטואציה חברתית ואינטימית יותר, ובדרך כלל תשומת הלב המלאה של התורם נתונה לכם ומאפשרת לשניכם להתמקד במשימה.
אלא שבסוף פגישה כזו נכנס לדינמיקה של הגיוס מרכיב שלא קיים בנסיבות אחרות: החשבון מגיע וצריך לשלם אותו. נשאלת השאלה מי ישלם.
אולי יעניין אתכם גם: איך נראים מכתבי התודה שלכם?
איך לצלוח פגישה ראשונה עם תורם פוטנציאלי
מה שואלים תורם בסקר משוב אפקטיבי?
כדאי לצאת מנקודת הנחה שאתם תשלמו את החשבון. כנציג הארגון מדובר בהוצאה לגיטימית לחלוטין. ברוב המקרים אתם הם שיזמתם את הפגישה ולכן ראוי שתזמינו את מי שהוא במידה מסוימת אורח שלכם. אירוח – בארגון או מחוצה לו – אמור להיות סעיף בתקציב השנתי שלכם (ואחת הסיבות הטובות לכך שלכל מגייס צריך להיות כרטיס אשראי של הארגון, גם אם הוא רק נטען).
אגב, זו אחת הסיבות שתמיד העדפתי פגישה בבית קפה ולא במסעדה. מלבד העלות יש גם עניין הנראות. אם אתה, כנציג ארגון ללא כוונות רווח, יודע שאתה עומד לשלם את החשבון, לא נאה לבחור באפשרות היקרה יותר שעלולה להתפרש כפזרנות.
ההנחה שהארגון משלם גם משחררת אתכם מהמתח המובנה שיוצרת דילמת תשלום החשבון. וכשיש לנציג הארגון זמן קצוב עם תורם, מדובר ביתרון גדול המאפשר להתמקד במשימת הטיפוח או אפילו בבקשת התמיכה עצמה.
ובכלל, ההנחה שכעובדי אלכ"ר כולם תמיד צריכים לשלם עבורכם היא מוטעית מיסודה ויכולה לחבל במערכת היחסים ביניכם ובין התורם.
אז נפגשתם עם תורם בבית קפה או במסעדה, שוחחתם, התקדמתם ואולי אפילו קיבלתם הבטחה לתמיכה. המלצר מגיע עם החשבון ומישהו צריך לשלם אותו. מה עושים עכשיו?
אל תציעו אף פעם לחלוק ביניכם את החשבון. זה יתפרש כקטנוני וקמצני. אם הוחלט על סידור כזה לפני הפגישה (דבר שלא קורה הרבה) ייתכן שתיאלצו להסכים לו אבל אתם עלולים לשלם על כך מחיר: קמצנות לא יכולה להועיל למערכת היחסים ההולכת ונרקמת ביניכם.
אז מה עושים כשמגיע החשבון?
- אם התורם מבקש מהמלצר את החשבון סביר להניח שהוא מתכוון לשלם אותו. יש לכם כעת שתי אפשרויות: לשאול, "אתה בטוח?" או פשוט לומר "תודה רבה". אחרי כמה מפגשים כאלה עם תורמים לומדים לזהות בקלות את הלך הרוח באותה סיטואציה ולהגיב בהתאם. אם אתם לא בטוחים בחרו תמיד באפשרות הראשונה
- בכל מקרה הושיטו יד לקחת את החשבון. לא צריך לעשות את זה בחופזה אלא פשוט לקרב אותו אליכם תוך כדי השיחה שעדיין מתנהלת
- אם התורם מושיט את ידו לקחת את החשבון, שאלו אותו "אתה בטוח?". המחווה החשובה הזאת מבהירה לתורם שאתם לא מקבלים את הסיטואציה כמובנת מאליה
- התורם מתעקש לשלם? עכשיו אתם יכולים להסכים. זו כבר אינדיקציה שנייה (הראשונה הייתה הושטת היד) לכך שהוא, כפילנתרופ, רוצה לנצל את ההזדמנות לחסוך לכם את ההוצאה
- שאלתם "אתה בטוח?" והתורם מהסס? שלמו מיד. אל תסתכנו בכך שיסיק מסקנות מוטעות לגביכם כאנשי מקצוע, דבר שעלול להשליך על הארגון כולו
לכל אחד מהתרחישים האלה יתרונות עבורכם ועבור התורם:
- אם שילמתם, הוספתם עוד נדבך לתהליך הטיפוח, כזה שמבטא עד כמה אתם מעריכים ומוקירים את השותפות ביניכם. אם מדובר בפוטנציאל, הדגמתם לו איך ארגון כמו שלכם – ואנשי המקצוע שמייצגים אותו – מתייחס לתורמים שלו, דבר שמוסיף לכם נקודות זכות בתהליך ההחלטה שלו אם לתרום לכם או לא
- אם אפשרתם לתורם לשלם את החשבון, חסכתם כמובן לארגון את ההוצאה – גם אם היא לא משמעותית ביחס לתוצאות המקוות – אבל בעיקר קיבלתם הזדמנות נפלאה להודות לו לא רק בסוף הפגישה אלא גם במייל התודה המסכם אותה
- אם התורם שילם, אפשרתם לו לתת לכם עוד משהו קטן שהוא מעבר לתרומה
לסיכום, סיטואציה כזאת טומנת בחובה פוטנציאל למתח בין נציג ארגון אלכ"רי לפילנתרופ. תשלום החשבון הוא האקט שחותם פגישה עם תורם ועלול ליצור מתח ודריכות אצל המגייס עוד לפני הפגישה וכמובן במהלכה.
אם מחליטים מראש לשלם, אין שום מתח ואפשר להתמקד בתורם ובגיוס. אם, לעומת זאת, התורם מציע לשלם והוא אכן מתכוון לכך, יש לכם הזדמנות נפלאה להודות לו ולתת לו תחושה שהוא אדם נדיב ורגיש. בכל מקרה אל תציעו לעולם לחלוק ביניכם את החשבון. הצעה כזאת מתפרשת כאקט קטנוני מצד גורם שזה עתה ביקש מהצד השני לגלות נדיבות.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
