עבור רבים במגזר השלישי גיוס מקרנות הוא עדיין מושג כמעט נרדף לפיתוח משאבים. ואם כולם מנסים להבטיח את מימון הפרויקטים שלהם מקרנות כדאי להתעכב קצת על הסוגיה המרכזית של כתיבת בקשות.
כדי להבטיח שהבקשות שנשלחות לקרן ידלגו מעל כל המשוכות, חשוב שתזכרו שאין קיצורי דרך. כל הגשת בקשה היא ייחודית ולא דומה לבקשה אחרת, וכתיבתה היא לא עבודת פקידות של מילוי טפסים. לצורך כתיבת בקשות נדרשים דיוק ועבודת תחקיר, ויש בה גם מרכיב שיווקי ומיתוגי ולכן חייב לכתוב אותה אדם מקצועי ורהוט. השאלה בידי מי להפקיד את כתיבת הבקשות שלכם ואילו משאבים להשקיע בה היא החלטה חשובה.
אחד הפתרונות שכדאי לשקול הוא מיקור חוץ.
מיקור חוץ הוא שיטת ניהול שמוציאה חלק מפעילויות הארגון לביצועם של גופים חיצוניים מתמחים. מידת האחריות המוטלת על קבלן המשנה משתנה בהתאם לצורכי הארגון, לגודלו ולסדר העדיפויות שלו.
כתיבת בקשות לקרנות ולתורמים דורשת התמחות ולכן אך טבעי להיעזר בשירותים מקצועיים מהחוץ. עבור ארגונים ישראליים הדילמה כפולה: מדובר ביצירת חומרים מקצועיים בשתי שפות לפחות ועבור קוראים משתי תרבויות שונות (אם לא יותר).
מיקור חוץ של כתיבת בקשות לא מתאימה לכל ארגון. אני באופן אישי אף פעם לא התנסיתי בשימוש בשירותי קבלן משנה לצורך כתיבת בקשות אבל הייתי לא פעם מעברו השני של המתרס כספקית שירותי כתיבה לאלכ"רים שונים. כמי שעמלה לכתוב בקשות בתחומי תוכן מגוונים לקרנות שונות וחוותה מערכות יחסים עם ארגונים שונים אני חושבת שיש לי לא מעט תובנות בנושא, והחלטתי לשתף אתכם בהן.
אז מהם היתרונות של שימוש במיקור חוץ לכתיבת בקשות?
- הכרת עולם הקרנות. כותב בקשות מקצועי מכיר את הלך הרוח בקרנות, מבין היטב את הייעוד שלהן ויודע איך לענות לדרישותיהן. קבלן משנה עובד עם ארגונים שונים ולכן חשוף למידע שאתם אולי לא נחשפתם אליו. הוא יודע מי מממן את מי, וממבט העל שלו הוא יכול להציע פנייה לקרנות שלא חשבתם עליהן. קבלן המשנה יכול גם להעריך את סיכויי ההצלחה שלכם בקרב קרן זו או אחרת ולהחליט אם כדאי לכם להשקיע בה את מאמציכם
- יכולת כתיבה. כבר אמרנו שלא מדובר במילוי טפסים או בהעתקת משפטים מבקשה לבקשה. אדם שעוסק בכתיבה במשרה מלאה הוא בדרך כלל בעל כישרון כתיבה, והיכולת הזאת היא לפעמים כל ההבדל בין מסמך יבש ובין נרטיב מעניין ובלתי נשכח
- אובייקטיביות. כותב בקשות חיצוני יבחן באובייקטיביות את הארגון שלכם ואת הפרויקט שעבורו אתם מבקשים תמיכה. יהיה לו קל יותר לראות את החוזקות והחולשות של הפרויקט ולמצוא דרך לטפל בהן כראוי בבקשה. במקרה הצורך הוא יכול לפנות למנכ"ל או למנהל הפרויקט ולומר להם בלי חשש איך אפשר לשפר את הפרויקט עצמו כדי להפוך אותו לאטרקטיבי יותר בעיני קרנות
- גישה חדשה ורעננה. קבלני משנה מהסוג הזה כותבים לארגונים שונים בתחומי עשייה שונים. עיסוק במגוון רחב כזה של עולמות תוכן מאפשר להם להביא עימם פרספקטיבה חדשה ורעננה יותר. אדם שנמצא בתוך הארגון ועוסק בכתיבה על חזון וייעוד של ארגון אחד יום אחר יום, שנה אחר שנה, יתקשה יותר למצוא נקודת מבט חדשה ומקורית
- ניסיון ניהולי. קבלני משנה של כתיבת בקשות מביאים איתם בדרך כלל ניסיון אלכ"רי. הם מבינים איך ארגון מתנהל ומכירים את שיטות העבודה המוכחות של התחום האלכ"רי בכלל ושל פיתוח המשאבים בפרט. הם יודעים איך בונים תקציבים ואיך מגישים אותם. הניסיון שהם מביאים איתם הוא חשוב לתהליך כתיבת בקשה טובה ומשכנעת
- הזדמנות לנטוורקינג. לקבלן משנה יש לקוחות רבים ולכן הוא יכול לעזור לכם למצוא שותפים לפרויקטים. שיתופי פעולה כאלה אהובים מאוד על קרנות ולכן מגדילים את הסיכוי שתיענו בחיוב ותקבלו את המימון הדרוש
- חיסכון בעלויות. מיקור חוץ מחויב בדרך כלל על פי שעה או בריטיינר ולא מצריך תשלום הטבות סוציאליות או חישובי עלות מעביד, דבר שיכול לחסוך לכם סכומים נכבדים לאורך זמן ומאפשר לכם להשקיע בכותבים המקצועיים ביותר. כותב מוכשר ומנוסה שמלווה אתכם לאורך תהליך כתיבת הטיוטות השונות יבקש על כך תשלום הולם, וזה לא המקום לבחור את ההצעה הזולה ביותר. מדובר בהשקעה חשובה שיכולה להכריע אם תקבלו תשובה חיובית או סירוב.
חשוב לי לחזור ולהדגיש שמיקור חוץ של כתיבת בקשות לא מתאים לכל ארגון. הוא במיטבו כשהוא ארוך טווח ומאפשר לקבלן המשנה שלכם להכיר את הארגון ואת הפרויקטים ואפילו להיות שותף סמוי לבניית מערכות היחסים שלכם עם קרנות.
בהתקשרות מהסוג הזה יש משהו אינטימי ולכן כדאי לבחור כותב מנוסה שאתם מעריכים, אדם שנעים לכם לעבוד איתו. קבלן המשנה ייחשף למידע רב על הארגון, חלקו פנימי ואולי גם חסוי, ולכן הכותב חייב להיות אדם דיסקרטי.
אבל בראש ובראשונה חייב הארגון להגיע להחלטה האסטרטגית שאת כתיבת הבקשות שלו לקרנות ולתורמים הוא אכן רוצה להוציא למיקור חוץ. ניסיונות חד פעמיים לא תמיד צולחים כי הם לא מאפשרים לכותב להכיר את הארגון ולא מאפשרים לכם להבין את תהליך העבודה עם ספק חיצוני.
אולי יעניין אתכם גם: בקשת מענק מקוונת: איך מתגברים על מגבלת המקום בסעיפי הטופס המקוון
6 טיפים למניעת טעויות בבניית מערכת יחסים עם קרן
מה יגרום לקרן לתמוך בכם? תובנות וטיפים ממי שהחליט שנים איך לחלק את הכסף
כדי לבחור את קבלן המשנה הטוב ביותר הקדישו זמן לעריכת ראיונות עם כמה וכמה מועמדים. הנה השאלות החשובות שכדאי לשאול אותם:
- מה כולל השירות שאתה מספק? האם אתה גם אוסף מידע ועורך תחקיר בנוסף לכתיבת הבקשה עצמה?
- כמה זמן אתה כבר עוסק בכתיבת בקשות?
- איפה נעשית הכתיבה? בארגון, במשרד שלך או גם וגם?
- כמה ארגונים נוספים אתה משרת בתחום העשייה שלנו (אם אתם מרגישים שעלול להיווצר ניגוד אינטרסים העלו את הבעיה. אם לא תקבלו מהמועמד תשובה שמניחה את הדעת, אולי כדאי להמשיך בחיפוש. שאלו גם לגבי מצב עתידי כזה שבו המועמד כבר עובד איתכם ומקבל לקוחות מעולם תוכן דומה או כאלה שפונים למקורות מימון דומים)
- האם יש לך הזמן וכוח האדם לעבוד עם עוד לקוח בסדר גודל כמו שלנו?
- אם עובדים איתך עוד אנשים, מול מי בדיוק נעבוד?
- האם אתה גובה לפי שעה או על בסיס ריטיינר?
- לאיזה מין שיתוף פעולה אתה מצפה מהארגון שלנו?
- תאר לנו את מערכת היחסים האידיאלית עם הצוות המקצועי של הארגון
ולסיום, מיקור חוץ יכול להגדיל את הסיכוי שלכם לגייס כסף מקרנות ומסתכם באיתור האדם הנכון בעל המיומנויות הנדרשות למשימה מסוימת. לארגונים קטנים ובינוניים שאין להם המשאבים להקים צוות גדול החולש על כל ההתמחויות השונות הנחוצות לפיתוח המשאבים כדאי לפעמים להיעזר באנשים מנוסים וכישרוניים מחוץ לארגון ולשמר אותם כקבלני משנה לאורך זמן.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
