מתכון לתכנון ישיבת ועד מנהל ששום חבר לא ייעדר ממנה

אם חברי ועד לא מגיעים לישיבות אין לכם מנהיגות ניהולית. איך מתכננים ישיבות ומה כוללים בהן כדי להפוך קבוצת מתנדבים למנהיגות מחויבת ותומכת

השבוע סיפרה לי קולגה איך הגיעה לפגישת ייעוץ עם חברי ועד מנהל וגילתה לתדהמתה שהם מעולם לא התכנסו קודם לכן. למרות שהארגון מבוסס למדי, איש מחברי הוועד לא הכיר את רעהו. היה לה ברור שבנסיבות כאלה הם גם אינם מכירים את הארגון או מסוגלים לקבל יחד החלטות גורליות לגבי עתידו.

כששואלים אותי באיזו תדירות צריך ועד מנהל להיפגש, אני עונה "כמה שצריך". זה תלוי בגודל הארגון, במספר חברי הוועד, במידת המחויבות של כל חבר וביכולת לכנס את כולם במקום אחד. התשובה "אף פעם" היא לא אופציה.

ארגון שהוועד המנהל שלו לא נפגש לעתים קרובות מספיק הוא ארגון ללא בעלי בית, ללא תכנון ובקרה ניהולית נכונים וללא מנהיגות.

עבודה יעילה של ועד מנהל נעשית בישיבות שלה. גם אם המנכ"ל ומפתח המשאבים נפגשים עם חברי הוועד לפגישות אישיות או מכנסים ועדות מתוך ההנהלה, בסופו של דבר הקבוצה כולה צריכה לשבת יחד סביב שולחן לעתים תכופות מספיק כדי להבין את המציאות שבה מנסה הארגון לצמוח (או לשרוד) ולהתוות מדיניות נכונה שתקדם את הארגון לקראת הגשמת החזון. אין דרך אחרת לעשות את כל אלה.

הנהלה מתנדבת לא יכולה להתחבר לארגון ולהרגיש מחויבת לקידום הייעוד שלו באופן אוטומטי ומיידי. מדובר בתהליך האורך זמן, והאחריות להובלתו אצל כל אחד מחברי הוועד בנפרד ואצל ההנהלה כולה כגוף מלוכד מוטלת על המנכ"ל והצוות הבכיר שלו, ובראשם מפתח המשאבים (על הדרכים להתמודד עם ההתנגדויות של חבורת האנשים הזו בכל הקשור לגיוס קראו בלא משתפים פעולה: ועד המנהל מתחמק מגיוס? כך תגרמו לבעלי הבית לקחת חלק פעיל בתהליך).

כדי לעשות את זה אתם צריכים לדאוג שהישיבות יתחילו בזמן, יהיו מעניינות, ענייניות ולא ארוכות מדי, ויגרמו לכל הנוכחים לרצות לבוא לישיבה הבאה.

מדובר במשימה לא קלה אבל הכרחית ולכן קיבצנו עבורכם כמה מהשאלות העיקריות ששואלים את עצמם ארגונים ברחבי העולם בנושא תכנון ישיבת ועד מנהל וגם את התשובות עליהן:

כמה זמן צריכה לארוך ישיבת הנהלה?
עבורי, אין אינדיקטור טוב יותר מתחושת הבטן שלכם. כל הנוכחים צריכים להרגיש שהישיבה מעניינת ועניינית. עדיף להשאיר טעם של עוד ולבקש להיפגש שנית (גם אם קשה מאוד למצוא זמן כזה) מאשר לעייף את הנוכחים

כדי להחליט לכמה זמן אתם זקוקים, שאלו את עצמכם:

• • כל כמה זמן נפגש הוועד? אם רק פעמיים בשנה אז אולי כדאי לתכנן יום שלם שיאפשר לחברי הוועד לדון בכל הנושאים שעל הפרק ולקבל החלטות

• • מה מטרת הישיבה? אם היא שגרתית כדאי לקצר אותה אבל אם היא דחופה או מיוחדת אין ברירה אלא לייצר תוכן שידרוש יותר מזמנם של חברי הוועד

• • האם חברי הוועד שלכם עושים שיעורי בית ומתכוננים לישיבות? אם כן, אפשר להגיע להחלטות מהר יותר. אם לא, הקצו את הזמן הראוי כדי להסביר, לענות על שאלות ולשבור התנגדויות

• • האם יש לכם יו"ר ענייני שיודע לנהל ישיבה כזו ביעילות? אם לא, תזדקקו לזמן רב יותר

 

האם אנשי צוות הארגון אמורים להשתתף בישיבות ועד מנהל?
מקובל מאוד להזמין לישיבות ועד מנהל אנשים נבחרים מהצוות הבכיר. כל מנכ"ל מבין שבצוות שלו יש אנשים שיכולים לתרום להצלחת ישיבה, אבל לשם כך הצוות צריך להכיר את הנוכחים ואת תחומי העניין שלהם כדי לדעת איך להציג לפניהם את הדברים.

הצוות הבכיר של הארגון מוזמן לעיתים קרובות להציג נושא לפני הוועד או לדווח לו ויש בזה היגיון רב: אנשיו מוזמנים כמומחים לנושא ספציפי, עוזרים לייצר גיוון בנוף האנושי ומאפשרים לחברי הוועד להכיר את הארגון ואת העושים במלאכה היומיומית. עם זאת לצוות אין הזכות להביע דעה אלא אם נתבקש מפורשות לעשות זאת. וכמובן הוא לא משתתף בהצבעות.

עד כמה עליכם לדבוק באג'נדה ולעמוד בלוח הזמנים?
ישיבה ללא מסגרת מובנית משדרת חוסר מקצועיות ועלולה להתפזר לכל הכיוונים, אבל אם בישיבה עצמה אתם קוטעים דיון בגלל לוח זמנים נוקשה ואג'נדה סדורה מדי, אתם עלולים ליצור חוסר שביעות רצון בקרב הוועד המנהל וקרוב לוודאי שתתקשו להגיע להחלטות נבונות.

דבקות במטרה לא בהכרח מתבטאת בדבקות באג'נדה. להפך, דיון ער שמשתתפים בו חברי ועד רבים הוא סימן מובהק לכך שאנשים מתעניינים, שאכפת להם, שהם מקשיבים ושהם גם מנסים ללמוד את הנושא כדי להגיע להחלטה הנכונה. יש לאפשר לתהליך חשוב ובריא שכזה את הזמן הדרוש לו .

מי שצריך לדאוג לאיזון נכון בין לוח הזמנים לדינמיקה בחדר הוא היו"ר.

האם הצבעה באמצעות ייפוי כוח היא רעיון טוב?
אי אפשר למנוע תופעה כזו לגמרי. אנשים נופלים למשכב, נוסעים לחו"ל ונקלעים למקרי חירום. אם יושבים בוועד המנהל שלכם אנשים רבים, יהיה קשה לדאוג שכולם יהיו תמיד נוכחים. ייפוי כוח מאפשר לאלה שלא יכולים להגיע לישיבה לקחת בה חלק.

ובכל זאת לדיון ולהשמעת דעות שונות יש חשיבות רבה. דיון בריא משכיל ומחכים מקרב את כל הנוכחים לנושא ומאפשר לאנשים להבין אותו טוב יותר ואולי לשנות את דעתם. בסופו של דבר דיון, ויכוח ואפילו מחלוקת יכולים לעזור למקבלי ההחלטות להגיע להחלטה הנכונה. לא כדאי לוותר על תהליך כזה.

לדעתי מוטב לא לעודד הצבעה באמצעות ייפוי כוח. כדאי להניא אנשים מלהשתמש בו אלא במקרים יוצאי דופן.

מי שלא יכול להיות נוכח צריך לקבל את כל החומר הדרוש להצבעה  זמן רב מראש כדי שתוכלו להיפגש איתו לשיחה ולדאוג שההחלטה שלו תהיה מושכלת עד כמה שאפשר כי עם תוצאות ההצבעה הזאת אתם תצטרכו אחר כך לחיות.

איך דואגים שלא יהיה תיקו בהצבעות?
אם זה קורה הרבה, אתם בבעיה גדולה. אם זה קורה מדי פעם, צריך לבדוק אם אפשר להמשיך את הדיון כדי להטות את הכף.

אם הבעיה היא תוצר של קליקות בתוך הוועד, המנכ"ל והיו"ר צריכים לטפל בה. זה הזמן לקיים פגישות אישיות עם כל חבר ועד ולפוגג אג'נדות פרטיות.

יכול להיות שהוועד קטן מדי או גדול מדי. אולי צריך להחליף חבר אחד או שניים.

אבל אם אתם רואים שאתם עומדים פתאום בפני הצבעה שיכולה להסתיים בתיקו, דחו אותה. הציעו דיון נוסף, שִלחו חומר נוסף על נושא ההצבעה. תנו לאנשים זמן לעכל ולחשוב. לפעמים הזדמנות נוספת פותרת את הבעיה באופן טבעי.

מתי כדאי לתכנן ריטריט (Retreat)?
ריטריט הוא מפגש בן יום או יומיים שמקדיש הוועד המנהל לארגון. לרוב מכנסים את כולם במלון או במקום מבודד או מרוחק מעט שמאפשר למשתתפים להתרכז ולהתמקד בנושאים שעל הפרק.

אני מאוד אוהבת ריטריט ככלי לניהול מנהיגות מתנדבת, בתנאי שמתכננים אותו היטב ולא מורחים אותו על פני ימים. אם כל חברי הוועד משתפים פעולה ומוכנים להקדיש לריטריט את הזמן הדרוש, תחזרו ממנו עם סדרת החלטות טובות ועם ועד מנהל שמבין טוב יותר מה דרוש לכם כדי להצליח ומחויב הרבה יותר לארגון.

מה אפשר לעשות בריטריט?

• • לחזק את גאוות היחידה אצל חברי הוועד ולחזק את הקשרים בין החברים השונים

• • לעסוק במחויבויות השונות של חברי הוועד. למשל להזכיר להם שמתפקידם גם לעסוק בגיוס ולהסביר להם איך עושים את זה (מינויי הפרימיום של פילנתרום יכולים להשתמש במורה הדרך שלנו "איך לחפש ואיפה למצוא מטבע\r\nתחת הפנס הפילנתרופי: כל ההמלצות לכל השלבים בתכנון, כתיבה, ושליחת

• • בקשת תמיכה לקרן פילנתרופית")

• • להכין תוכנית אסטרטגית ולרענן בתודעתם את הייעוד והחזון של הארגון

• • לנצל את ההזדמנות כדי לצרף לוועד חברים חדשים

 

האם כדאי להזמין לישיבות הוועד חברים פוטנציאליים?
באופן טבעי אנשים רוצים לדעת למה הם נכנסים. לעיתים קרובות השתתפות בישיבה מעניינת גורמת למישהו שאתם רוצים להכניס לוועד המנהל לומר לעצמו: אני רוצה לשבת סביב השולחן הזה עם האנשים האלה. לכן יש ארגונים שמזמינים חברי ועד פוטנציאליים להגיע לישיבה כמשקיפים. אתם יכולים לעשות את זה רק אם יש לכם ועד חזק וישיבות מעניינות ויעילות. אחרת תשכחו מזה.

ועד מנהל הוא קבוצה של אנשים, של יחידים. אין שני ועדים שהם זהים. תפקידם לעומת זאת כמעט זהה בכל ארגון ולכן השאלה מי האנשים שצריכים לשבת בו (שעוד נעסוק בה) ומה עושים כדי לוודא שיהיו מחויבים ויעילים משותפת לכולנו. הם המתנדבים ואתם אנשי המקצוע ולכן הפתרונות, מן הסתם, צריכים להיות שלכם.

---

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.