מתי נדע שבבנק השמות שיצרנו לקראת מסע גיוס יש מספיק פוטנציאליים להשגת המטרה במועד? לכמה מהם נצטרך לפנות בממוצע לפני שנקבל תשובה חיובית אחת? איך נדע שכבר אפשר לצאת לדרך?
סביב השאלה הזאת יש תיאוריות שונות, ואנחנו מביאות לכם כאן את הפופולרית שבהן, זו שנראית לנו המתאימה ביותר למציאות הישראלית, אבל עוד לפני כן צריך לענות על שאלה אחרת: מיהו פוטנציאל?
פוטנציאל הוא רק מי שיש לו האפשרות הכלכלית לתרום לכם סכום משמעותי הדרוש לכם לפרויקט שעבורו אתם מגייסים. מובן שתמיד תודו על כל סכום שתקבלו, אבל תורמים פוטנציאלים הם לא האנשים שחושבים עליהם במבצע גיוס מהמונים או אלה שמופיעים ברשימת התפוצה שאתם מכינים לקראת דיוור ישיר. את כל אלה צריך לסנן, ואין טעם לעבות רשימות רק כדי ליצור תחושה שיש לכם מבחר עשיר של אפשרויות מימון. אל תכללו ברשימת הפוטנציאליים אנשים, חברות או קרנות עד שתוודאו שיש להם האפשרות לתת לכם את גובה התרומה שאתם זקוקים לה.
לפני שנעבור לתיאוריה חשוב להבהיר נקודה חשובה: אמנם אי אפשר לעסוק בתיאוריות מקצועיות ללא הכללות אבל אין שיטה אחת שיכולה להתאים לכולם, בכל תנאי ובכל מקום. הנסיבות משתנות מארגון לארגון וגם בתוך ארגון, בהתאם לתנאים שבהם מתבקשים אנשי המקצוע לפעול ובהתאם למצבו של הארגון, למשל אם הוא נמצא בתקופת ההקמה או כבר מבוסס, אם הוא במשבר או משגשג.
ולתיאוריה עצמה: היא מחלקת את הפוטנציאליים שלכם לקטגוריות שונות על פי טיב מערכת היחסים שיש לכל אחד מהם איתכם. עם תורם שכבר תרם לכם ומכיר אתכם היטב תנהלו מן הסתם שיחה שונה לגמרי מזו שתקיימו עם תורם פוטנציאלי שעדיין לא מכיר אתכם. בהתאם לכך מעמד הבקשה עצמו יהיה כנראה שונה. כל אלה ישפיעו על היחס בין מספר האנשים שתטפחו לבין קבלת תרומה אחת.
פוטנציאל שהוא תורם קיים או מתנדב
אם אתם עומדים לפנות לתורמים קיימים או למתנדבים – דהיינו לאנשים שכבר מכירים אתכם ושכבר רקמתם איתם מערכת יחסים – ולהציג לפניהם פרויקט חדש, תזדקקו לרוב לשלושה פוטנציאליים לכל תרומה. יש ארגונים שיכולים להסתפק בשני פוטנציאליים בלבד, ויש כאלה שיצטרכו להגיע לחמישה פוטנציאליים לפני שיקבלו תשובה חיובית אחת. ובכל זאת ההנחה הבסיסית היא שתשמעו "כן" אחד מכל שלושה תורמים ותומכים שמכירים אתכם ומסוגלים לתת לכם את הסכום הדרוש לכם.
פוטנציאל שרק התחלתם לטפח
אם, לעומת זאת, אתם ניגשים לפוטנציאליים שכבר יש לכם דו שיח איתם, כאלה שאולי כבר היו אצלכם, שמקבלים חומר מכם אבל עדיין לא נתנו לכם סכום משמעותי, ההנחה היא שתזדקקו לחמישה פוטנציאליים לכל תרומה שבסופו של דבר תקבלו. שוב, אם רמת הדיוק שלכם היא גבוהה, ייתכן שתצטרכו לבקש משלושה בלבד, ואם מדובר בפוטנציאליים שלא מכירים אתכם מספיק תיאלצו לבקש מעשרה מהם לפני שאחד יענה בחיוב. חמש לאחת הוא היחס הממוצע.
פוטנציאל בשיטת חבר מביא חבר
ארגונים רבים שמתכוננים למבצע גיוס למען פרויקט חדש יבקשו מחברי ועד המנהל, מתורמים קיימים, ממתנדבים ומחברי הצוות המקצועי של הארגון לחשוב על פוטנציאלים בקרב חברים ומכרים. הצעד הזה הוא ראוי מאוד ויכול להביא להישגים מרשימים. במקרה הזה ההצלחה תלויה מאוד בקשרים שיש לכל האנשים האלה, בנכונות שלהם להתגייס למשימה ובמיומנות שלהם לעשות נפשות למען הארגון ולמען הפרויקט. לכן היחס בין בקשת תרומה למתן תרומה הוא שמונה לאחת. עם זאת כדאי לזכור שלהמלצה אישית של חבר ועד המקבל על עצמו בהתנדבות אחריות לקידום ייעוד חשוב יש כוח רב ויכולת להניב תרומה גדולה יותר מזו שחשבתם שתקבלו.
מידע נוסף: הדרך מהתנדבות לתרומה
שבע טקטיקות לחיזוק מערכת יחסים עם תורם
איך להציג לתורם נתוני פעילות יבשים מבלי לשמוע נחירות
פוטנציאל שהוא מטרה שהופיעה על הרדאר שלכם
ארגונים רבים סוגרים את רשימת הפוטנציאליים שלהם עם קבוצה של אנשים שאיש בארגון לא מכיר ושלא מכירים את הארגון. בשונה מטלמרקטינג שבו מתקשרים לרשימה ארוכה של אנשים שלא עברו סינון ממשי בתקווה שאפשר יהיה "לסגור" תרומה במהירות, כאן מדובר ברשימה של פוטנציאליים (כולל חברות וקרנות) שכבר הפגינו עניין במשימה כמו זו שעבורה אתם מגייסים ושיכולים לתרום לכם סכום משמעותי למימונה. לכן לא מדובר ב"כן" מיידי בטלפון אלא בקביעת פגישה שתפקידה לעורר בפוטנציאל עניין בשותפות איתכם ולרקום איתו מערכת יחסים. עם תורמים פוטנציאליים מהסוג הזה תידרשו לקיים כשלוש פגישות לפני שתוכלו בכלל לבקש תרומה. במקרה הזה מדובר בדרך כלל ביחס של עשרה פוטנציאליים לכל בקשה שנענית בחיוב.
הלכה למעשה: איך מיישמים את התיאוריה הזאת?
כשאתם מתכננים גיוס למימון פרויקט, האסטרטגיה הטובה ביותר היא לכלול ברשימת הפוטנציאליים את כל הקטגוריות שהצגנו. בניית הרשימה המלאה של הפוטנציאליים והחלוקה שלה לקבוצות שמנינו תאפשר לכם לחלק ביתר קלות את התפקידים והמשימות בין העוסקים במלאכת הגיוס ולקבוע לוחות זמנים באופן מדויק יותר.
כשיוצאים לדרך, רשימת הפוטנציאליים היא אף פעם לא סופית, אבל אם תבחנו את הרשימה שיש לכם בקפידה, תחלקו אותה לפי קטגוריות ותבינו מה דרוש לכל קטגוריה תוכלו להכריע אם המשימה בכלל אפשרית.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
