בזמני חירום עלול ארגון למצוא עצמו בפני אתגרים חדשים ובוערים. הזמן שעומד לרשותו למצוא לא רק את המענה המתאים אלא גם את המימון הנחוץ לו קצר ביותר. לא מדובר כמובן בהתארגנויות הספונטניות הנפלאות שאנחנו רואים סביבנו בימים אלה של אזרחים שקמים ועושים מעשה. לרבים מאיתנו יש תורמים ותיקים ומוכרים בקהילות שונות בתפוצות וגם אותם אפשר להניע לפעולה. כדי להבין איך עושים את זה בהצלחה למרות הקשיים פנינו לג'וינט העולמי, הארגון היהודי ההומניטרי הגדול בעולם שמספק כבר מאה שנה פתרונות למצבי חירום של העם היהודי באשר הוא, וביקשנו ממנהל פיתוח המשאבים של הארגון, גדעון הרשר, לספק לנו עקרונות פעולה.
מהי הדרך הנכונה ביותר להציג בעיה בוערת שצצה זה עתה בעקבות מצב חירום?
הדבר הראשון שאתה מציג זה צורך ולא תוכנית פעולה. תורם יכול להתחבר למשימה ספציפית רק אם יבין מה דרוש לך. כיוון שלא פועלים בחלל ריק, חייבים לחבר את הצורך למצב החירום המסוים. כך קל יותר להסביר את הפתרון המוצע ואת האימפקט שלו. אם למשל אנחנו עכשיו במלחמה ויש 4,000 ילדים בחופשה בחודש יולי, אנחנו צריכים למצוא להם מקום להימלט אליו בכל פעם שנשמעת אזעקה. מה אנחנו מציגים כאן? את הצורך (בעיית החירום), את תוכנית הפעולה שתענה על הצורך ואת האימפקט של פתרון כזה על 4,000 ילדים במצוקה. עוד דוגמה? קשישים שלא מספיקים להגיע למקלט. זו בעיה שהיא תולדה של מצב החירום. הפתרון יכול להיות הפעלת רכזי חירום שאחראים למספר מסוים של קשישים בכל אזור רלוונטי, והאימפקט הוא מיידי: במקום חרדה, בדידות וטראומה הקשישים מרגישים הקלה וביטחון.
איך אפשר ברגעים כאלה להעריך כמה באמת צריך?
אם הדיבור התקציבי הוא רק על היום ומחר קשה אולי לנקוב בסכום ספציפי. אני הייתי מציע לכלול בדיבור התקציבי גם משהו לטווח הבינוני והארוך. אין ספק שהשאיפה היא לתמחר את העלויות לפי מספר האנשים או לפי אזורים אבל חשוב לזכור שהמצב דינמי והעלויות יכולות להשתנות ולכן כדאי לתת טווח מסוים של עלויות.
אם אני עדיין לא יודע מהן בדיוק העלויות שאנחנו זקוקים להן, האם אני יכול לבקש תרומה עבור משהו כללי ולא צבוע?
זה לא כל כך פשוט. אם לדייק, זה קצת מזה וקצת מזה. במצבי חירום ארגון חייב לתקשר עם קהל היעד שלו בצורה יוצאת דופן ובתדירות גבוהה במיוחד כדי לחנך את התורם ולחשוף אותו למה שקורה. החשיפה עצמה עוזרת לתורם להבין יותר ולהתגמש ומכשירה את הקרקע לבקשת כסף לא צבוע שמאפשר גמישות ודינמיות בזמני החירום. תקשורת בונה אמון, והאמון הנבנה מוביל לתרומת חירום שמיועדת בראש ובראשונה לחירום ואולי אחר כך לתוכנית מסוימת שמתקיימת לאורך זמן.
כמה הסברים, סימוכין ותקציבים אני חייב לספק לתורם או פוטנציאלי כשאין לי הזמן להכין הכול במדויק?
מצב חירום מקנה לארגון רגעי חסד ספורים בכל הקשור להגשת תקציבים מדויקים. אם המטרה היא למנף את מצב החירום כדי לטפח את הקשר עם התורם, כדאי מאוד לפרט לפניו את התקציב. זה כמובן עובד לטובת הארגון. אם אתה מעוניין לפתח את הקשר עם התורם, כדאי מאוד שתיתן לו כמה שיותר פרטים. אני הייתי ממליץ לכל אחד לנהל שיחה עם התורם ולהסביר לו אילו פרטים פיננסיים הארגון מסוגל לספק לו ברגע זה ובאותה נשימה לשאול אותו למה הוא זקוק כדי לתת את התרומה ולהרגיש מסופק.
האם יש טעם לצאת למבצע כזה מבלי שהכנת מראש את התשתיות לגיוס חירום?
ראיתי מבצעים כאלה ומבצעים כאלה. יש כאלה שטוענים שאי אפשר להיות מוכן מראש למצב חירום, אבל לפעמים דווקא בזמנים כאלה ארגון יכול למצוא נישה שתפורה למידותיו, כזאת שהיא תולדה של מצב החירום ומתלבשת יפה על ארגון כמו שלו. לא עשייה שהיה יכול להתכונן לה בימים כתיקונם. מצד שני חשיבה מקיפה ופרוטוקולים של תגובות חירום של הארגון מסייעים מאוד בהכנת תוכניות לביצוע.
הכי חשוב לזכור שמבצע כזה מתחיל בחינוך ובחשיפה, בהעלאת המודעות למצב. התקשורת הראשונה הזאת עם בסיס התמיכה קונה לך זמן לייצר מענה במקרה שאין לך. חשוב לא פחות שהמענה שהארגון מציע יהיה עקבי. אם בשגרה אתם מטפלים בבני נוער ומבינים בעולם התוכן הספציפי הזה, לא ייתכן שבשעת חירום תהפכו פתאום למומחים לאוכלוסייה קשישה. מצב חירום הוא לא הזמן להרחיב את היקף הפעילות שלכם אלא לבנות על התשתיות הקיימות והמומחיות הקיימת.
האם חייבים להתמקד בבסיס התמיכה הקיים של הארגון, בתורמים שמכירים אותו, או שאפשר בזמנים כאלה לפנות לקהלים חדשים?
האיזון בין השניים הוא המפתח. אתה זקוק למימון מיידי כי מדובר במצב חירום. אין לך זמן להרחיב את התקשורת תוך כדי תנועה ולכן התמיכה נמצאת במעגל התורמים הקיים שלך. הבעיה היא שבמצבי חירום אתה לא תמיד משיג את המענה הרצוי בתוך המעגל הזה. דרך מצוינת להרחיב בקלות את מעגל התורמים היא להשתמש במעגל התומכים הנוכחי. כלי נפלא למטרה הזאת הוא שיחת ועידה מדי שבועיים עם תורמים קיימים ועם קהל חדש. שיחה כזאת פותחת להם באופן מיידי צוהר מרתק. באותה שיחה נוצרת הזדמנות להפעיל תורמים קיימים כדי שיעשו את עבודת ההרחבה שלכם ויציעו גם לאחרים להשתתף בה. תורמים טובים הם כאלה שגם תורמים הון אנושי בנוסף לתמיכה הכספית וגם משמשים כשגרירים שלכם שמדבררים את המשימות העכשוויות. תנו לתורמים הקיימים לשחק תפקיד בשיחה כזו ולתרום לא רק כסף אלא גם זמן כחלק ממאמץ החירום עצמו.
כשאין זמן צריך להתמקד בתורמים פרטיים או שעדיין אפשר לשקול אפשרויות מימון כמו קרנות ועסקים?
השדה פתוח לגמרי. אין כללים ברורים או נוסחה לגיוס ממקורות שונים במצבי חירום. אבל אני כן יודע שבמצב חירום המשימה היא להביא כמה שיותר כסף בכמה שפחות זמן ומאמץ. אז בימים הראשונים אתה פונה למה שיש לך בארסנל ולאלה שהכי נגישים לך. תוצאות המאמץ הראשוני מאפשרות לך להרחיב את היריעה. יש ארגונים שמיד מעסיקים אדם נוסף שתפקידו להשקיע את המאמץ הגיוסי שאתם לא יכולים להשקיע בימים כתיקונם. הבעיה היא שכוח האדם הנוסף מצדיק את משרתו רק אם הוא מביא כסף חדש, ובזה יש סיכון, כי לא תמיד אפשר לספק את הסחורה בזמן כל כך קצר. לכן חשוב לחשוב היטב לפני שמעסיקים אדם כזה.
מובן שהיענות לצורכי החירום קודמת לכול אבל האם זו יכולה בכל זאת להיות הזדמנות להעלות מודעות לארגון ולעשייה שלו?
זוהי חובתו של הארגון. תמיד רצוי לקשר בין פעילות החירום שלכם למצב השגרה שלכם, אחרת אתם יוצרים מערכת יחסים עם תורמים שמבוססת על מצב חירום בלבד.
אולי יעניין אתכם גם: אותה גברת בשינוי כותרת
כשצוות ארגון נרתם למשימת הגיוס, סכום התרומות עולה
יש משהו שעבורו אסור לבקש כסף בזמן חירום?
כן. כמה דברים: אסור לבקש כסף לעשייה שאין לך ניסיון קודם או מומחיות בה. אסור גם לבקש תרומה עבור משהו שהוא באחריות ממשלת ישראל באופן מובהק כמו אספקת מים וחשמל. אסור למכור משהו שאתה יודע בוודאות שכבר ניתן לו מענה על ידי מישהו אחר, גם אם אתה מרגיש שהוא לא ממש מספק. נכון שאפשר להתווכח על איכות המענה הניתן אבל זה לא הזמן ליצור תחרות לכן אסור למכור מענה לפני שבודקים מי עוד פועל בשטח הזה. אולי תגלו שאפשר לחבור למישהו שחשב על פתרון כלשהו לפניכם. בכל מקרה ניסיון להתחרות בו עלול להיתפס בעיני התורם כעבודה כפולה ומיותרת.
מהי הטעות הכי גדולה שארגונים אלכ"ריים עושים כשהם מנסים לגייס כספים בזמן חירום?
שהם קופצים מעל הפופיק. שיש להם עיניים גדולות מדי.
גם מצב החירום הזה יסתיים בסופו של דבר. מה כדאי לעשות ביום שאחרי כדי לשמר את מומנטום הנתינה אצל התורמים שלנו ולתחזק את הקשרים החדשים שיצרנו בזמן מצב החירום?
זה החלק הכי קשה בתהליך הטיפוח עם תורם. מובן לכולם שהחדשות של היום יהפכו בסופו של דבר לחדשות של אתמול, ושרמת ההתעניינות תרד באופן דרמטי ולכן חשוב להכניס כבר בימי החירום את הצורך בתרומות לטווח הארוך, אפילו להקצות כסף שגויס בשעת חירום להמשך הפעילות הזאת ביום שאחרי. אם ביום הראשון אתה מסביר שאתה זקוק למיליון דולר לילדים בסיכון, כדאי לשקול להקצות עשרה אחוז מזה לצרכים ארוכי הטווח של אותו פתרון, כי הרבה יותר קשה לגייס כסף ביום שאחרי. התקשורת היא אחד הצינורות האפקטיביים ביותר לגיוס, וכשהיא תפסיק להתייחס לבעיה שאתם מנסים לפתור יהיה לכם הרבה יותר קשה לגייס ולכן צריך לפעול בחוכמה ולגייס גם בזמן חירום.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
