זה לא סוד שהפקת ניוזלטר דיגיטלי היא מלאכה מורכבת. הוראות ההפעלה שלה נראות פשוטות וברורות, אבל כדי להפיק ניוזלטר מוצלח ומסקרן שיעניין כל נמען ונמען ברשימת התפוצה צריך ללהטט בכל פעם מחדש בין הפעולות האלה:
- כתיבת תוכן מעורר השראה
- מציאת תמונות מרתקות
- יצירת מסרים שמניעים לפעולה
- שימוש בתבנית שמתאימה לפורמטים שונים
- עריכה והגהה
- ציות לחוקי הדיוור האלקטרוני
- החלטה על זהות השולח ושורת הנושא שיבטיחו שהמייל ייפתח והניוזלטר ייקרא
לניוזלטר ארגוני יש הפוטנציאל להיות כלי גיוסי אפקטיבי ביותר עבור כל ארגון ובעיקר עבור ארגונים קטנים בעלי צוות קטן ותקציב מוגבל, שם הוא יכול להפוך לכלי המרכזי לשמירת קשר עם קהל תורמים ופוטנציאליים. באמצעותו יכול ארגון לשתף את הנמענים בהצלחות, להניע אותם לתמוך בפרויקטים וגם לעודד אותם להעביר מידע הלאה לחברים ולבני משפחה. אבל את אלה אפשר לעשות רק אם מפיקים אותו נכון, אחרת התוצאה עלולה להיות הפוכה: ניוזלטר משעמם ומרגיז.
כדי לוודא שלא תחטיאו את המטרה באף אחד משלבי התהליך המורכב הזה, הכנו רשימה ובה עשר הפעולות החשובות ביותר בהפקת ניוזלטר ארגוני למטרות גיוס; עשרה צעדים שיבטיחו שכל ניוזלטר שאתם שולחים לרשימת התפוצה ההולכת ומתרחבת שלכם ישיג את מטרתו:
- הבהירו לעצמכם את מטרת הניוזלטר הנוכחי: האם הוא אמור לעודד אנשים להיכנס לאתר שלכם? האם מטרתו לגייס תרומות לפרויקט כלשהו או שמא הוא מופץ כדי להרחיב את רשימת התפוצה או להעלות מודעות לגבי הייעוד? עוד לפני שאתם מתחילים לחשוב על תוכן החליטו מה אמור הניוזלטר הזה לעשות עבורכם. מדובר בכלי שיווקי/גיוסי שהוא חלק מתוכנית עבודה שנתית, חלק מאסטרטגיה כללית. אם לא תעמידו מטרה איך תדעו מה לספר, ויותר מכך – איך תמדדו את ההצלחה שלכם?
- אספו את כל החומרים: ככל שתקדימו לגבש את מטרת הניוזלטר כך יהיה לכם זמן רב יותר לאסוף חומרים מתאימים לאורך השנה. שליחת ניוזלטר היא לא אקט ספונטני. המועדים נקבעים מראש, לפעמים חודשים לפני הפצת הניוזלטר. תזכורות תקופתיות לאנשי צוות, למתנדבים ולחברי ועד מנהל יעזרו לכם לאסוף את חומרי הגלם – רעיונות, תמונות וקטעי טקסט שונים
- בחנו שוב את התבנית שבה אתם עומדים להשתמש: חשוב שתדעו בדיוק איך ייראה הניוזלטר לפני שאתם כותבים את הטקסטים ובוחרים את התמונות – איפה כל אייטם ישב ואיך ייראה העיצוב בפורמטים השונים הזמינים לנמענים שלכם (מחשב, טלפון, טאבלט). התבנית חייבת להיות ידידותית לכל הפורמטים וקלה ונעימה לקריאה בכל אחד מהם.
קווים נקיים ופשוטים עדיפים על תבנית עמוסה או מצועצעת ומשדרים מקצוענות ואלגנטיות. יש תבניות מוכנות טובות שיכולות לחסוך מכם תהליך ארוך של עבודה עם גרפיקאי וגם לא מעט כסף
- הושיבו את התוכן בתוך התבנית: מלאו את התבנית בקטעי הטקסט ובתמונות. זה ה"בשר" של הניוזלטר ולכן צריך לוודא שהתמונות והטקסטים מונחים היטב בתבנית, ושהם לא צפופים וחנוקים. עדיף להכניס טקסט קצר מעניין וכתוב היטב מאשר לנסות לדחוס מאמר ארוך לתבנית שלא בנויה לכך.
זה גם הזמן לערוך ולהגיהה את הטקסט (כולל הכיתובים מתחת לתמונות). תנו לעוד כמה אנשים לקרוא את הניוזלטר כדי לוודא שהתוכן מדויק ומתאים למסרים ולמטרות. שלב העריכה חשוב לא פחות משלב הכתיבה
- הוסיפו פנייה אישית לקורא: ניוזלטר שיש בו פנייה אישית מזמין הרבה יותר. משתלם להשקיע זמן בכתיבת פנייה שתגרום לכל נמען ונמען להרגיש כאילו הטקסט נכתב רק בשבילו וכאילו הוא חלק מהמשפחה הארגונית שלכם
- החליטו על שורת הנושא ועל זהות השולח: מחקרים מוכיחים שיש סיכוי גדול יותר שהמייל ייפתח אם הוא יישלח על ידי אדם ולא על ידי ארגון. החליטו ממי יגיע המייל שאליו מצורף הניוזלטר. יש כאן אלמנט של ניסוי וטעייה; נסו אופציות שונות. חשוב שאנשים ידעו ממי הם מקבלים את המייל ושיהיה איזשהו קשר בינם לבין השולח.
ההחלטה על שורת הנושא היא בעייתית יותר. כדי להכריע, שאלו את עצמכם מה יגרום לאנשים לפתוח את המייל הספציפי הזה. נסו דרכים שונות וראו מה משפיע על הקהל שלכם. רק אל תשכחו שאם שורת הנושא לא תהיה אפקטיבית, כל העבודה על הניוזלטר תרד לטמיון
- בדקו שאתם פועלים על פי כל חוקי הדיוור האלקטרוני: לפני שאתם לוחצים על "שלח" ודאו שהניוזלטר לא ייחשב דואר זבל. זה ידרוש מכם למשל להוסיף בתחתית המייל את הכתובת שלכם ודרך קלה שבה יכול נמען להסיר עצמו מרשימת התפוצה. יש גם דרישות אחרות. בדקו שאתם עומדים בהן
- נסו את המייל והניוזלטר בדפדפנים שונים: אין לכם דרך לדעת באילו דפדפנים משתמשים הנמענים שלכם כדי לפתוח את המייל ולקרוא את הניוזלטר ולכן ודאו שאפשר לקרוא אותו בכולם
- שלחו את הניוזלטר והתחילו לבדוק את המספרים!
- נתחו את הנתונים: כעבור כמה ימים השוו את התוצאות עם המטרות שהצבתם לעצמכם. ראו אילו חלקים נקראו יותר ונסו להבין את הסיבה לכך. אלה תובנות חשובות לגיוס בכלל ולמערך טיפוח התורמים שלכם בפרט, שהרי הניוזלטר ששלחתם הוא לא מוצר בודד אלא נדבך אחד במערך פיתוח המשאבים הכללי. ברגע שהתמונה תתבהר תוכלו להסיק מסקנות וליישם אותן בניוזלטר הבא וחוזר חלילה.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
