יותר מ-1,000 עמותות מעולמות תוכן שונים וממדינות שונות השתתפו במחקר מעמיק שביקש לבדוק את היתרונות והחסרונות של השימוש ההולך וגובר בשירותים מקצועיים בהתנדבות, משמע פרו בונו.
מהממצאים עולים בבירור חמישה מכשולים עיקריים בשימוש בשירותי פרו בונו, אבל המחקר גם מציע פתרונות מוצלחים ביותר לכל אחד מהם.
חברת LBG Associates, המספקת לעולם העסקי פתרונות ותובנות לניהול קשרי קהילה, עורכת מדי פעם מחקרים לטובת לקוחותיה. האחרון שבהם ביקש לשקף לחברות ולתאגידים את חוויית האלכ"ר באינטראקציה ההתנדבותית איתם.
Balancing Pro Bono Supply and Demand: Challenges and Solutions from the Nonprofit Point of View הוא מסמך בן 60 עמודים הרלוונטי לכל עמותה באשר היא. הוא זמין להורדה, וכל אחד מוזמן לקרוא אותו בעיון, אך אנחנו כאן בפילנתרום הכנו תקציר שלו.
חשוב לנו לומר ש- LBG Associatesעשתה עבודה יפה ויסודית. אם אתם מתכוונים לצאת למסע שותפות עם מתנדבי פרו בונו, כדאי מאוד להביא בחשבון את התובנות של 1,000 ארגונים אחרים.
עוד כתבות בנושא
- איך הופכים מתנדב למגייס
- ההתנדבות של המגזר העסקי שווה הרבה כסף
- הקשרים שמחכים לכם ברשת החברתית שהזנחתם
נתחיל בשתי שאלות יסוד:
איך הגדירו ב-LBG את המונח פרו בונו? פרו בונו הוא מתן שירות מקצועי בהתנדבות. ארגון הבוחר בשירות כזה משתמש במיומנויות המקצועיות והטכניות של המתנדב כדי לפתח וליישם את האסטרטגיות שלו, לשכלל את היכולות שלו ולשפר את התשתיות הארגוניות שלו.
מהיכן על פי רוב מגיעים מתנדבים כאלה? מתנדבי פרו בונו מגיעים ממקורות שונים ורבים, אבל בעיקר דרך רשת הקשרים של הארגון או של אנשים בתוכו, דרך גורמים מתווכים או דרך שירותים מקוונים שמשדכים בין ארגונים למתנדבים. על פי המחקר אלה המקורות שמהם מגיעים המתנדבים:
- 53% באמצעות אדם ברשת הקשרים של אחד מחברי הוועד המנהל
- 46% חבר הוועד המנהל עצמו סיפק את השירות
- 45% באמצעות רשת קשרים של מתנדבים קיימים
- 45% מתאגיד שאיתו כבר הייתה לארגון מערכת יחסים מקצועית
- 43% באמצעות מערכת יחסים אישית של אחד מעובדי הארגון
- 28% דרך חברה או תאגיד שאיתו לא היה לארגון כל קשר קודם לכן
רוב הנשאלים העידו שהעבודה עם נותני שירותי פרו בונו קשה ומסובכת בהרבה מכפי שציפו. מהתחקיר עולים חמישה מכשולים מרכזיים, ולנוחיותכם מובאים הפתרונות האפקטיביים ביותר עבור כל אחד מהם על פי המלצותיהם של הארגונים ושל LBG Associates עצמה:
| המכשול | הפתרון |
| לצאת לדרך | · התחילו בפרויקט לא גדול מדי ולמדו ממנו איך משתפים פעולה עם משאב כמו מתנדב פרו בונו
· בקשו עזרה ועצות מארגונים אחרים ולמדו מניסיונם |
| למצוא את המתנדב הנכון | · ראיינו מועמדים כאילו אתם עומדים לשכור את שירותיהם בכסף מלא
· מצאו מתנדבים מקומיים שתוכלו לראיין פנים אל פנים · בקשו ממליצים, עדיף מארגונים אחרים שבהם התנדבו המועמדים · אם אתם עומדים לעבוד עם צוות, בחנו את העומד בראשו · אל תחששו לומר לא כשההתאמה אינה מלאה · בדקו אם למתנדבים יש זיקה לייעוד ולחזון
|
| למצוא את הזמן | · מנו מישהו מהארגון לנהל את הפרויקט ואת המתנדבים
· בתכנון לוח הזמנים, קחו טווח ביטחון והעריכו בהפרזה את שעות הצוות הנחוצות להשלמת המשימה · ערכו אוריינטציה למתנדבים עוד לפני תחילת העבודה שלהם בארגון · הגדירו את התפקידים ואת תחומי האחריות של כל איש ואיש בצוות הפרויקט · השתמשו במתנדבי פרו בונו גם לעבודה השוטפת |
| להמשיך כמתוכנן | · קבעו פגישות עדכון שוטפות עם הצוות כולו (מהארגון והמתנדבים) ואל תבטלו אותן
· בנו מראש תוכנית לשעת חירום · בקשו מהמתנדב להתחייב למספר מציאותי של שעות שבועיות · חפשו פנסיונרים שיוכלו לספק שירותי פרו בונו |
| מימון היישום | · בתיאור המשימות שמקבל על עצמו המתנדב כללו גם עזרה ביישום הפרויקט שתכנן או עיצב
· אם הגוף המתנדב הוא תאגיד, בקשו מענק ליישום הפרויקט · ערכו תחקיר על צורכי המימון לפני תחילת העבודה · גייסו את הכסף ליישום הפרויקט לפני סיום עבודת ההכנה עליו |
אלא שבשידוך הזה יש גם חתן וגם כלה, ולכן גם החברות והתאגידים עצמם יכולים לעשות את שלהם כדי לייעל את התהליך ולספק פתרונות לאתגרים שאיתם מתמודדים הארגונים.
מתברר שכספקית של שירותי פרו בונו יכולה חברה להשפיע דרמטית על הצלחת שותפות כזו, בעיקר בזכות ראייה כוללת יותר של התהליך ומתן תמיכה מלאה לא רק במהלך הפרויקט אלא גם לפניו ואחריו:
| המכשול | הפתרון |
| לצאת לדרך | · ספקו הן לארגון והן לעובדים המתנדבים שלכם חומרי הדרכה
· הציעו לבצע פרויקט צנוע לפני שאתם מתחייבים לפרויקט גדול |
| למצוא את המתנדב הנכון | · ספקו לארגון מועמדים שמהם יוכלו לבחור את המתאימים להם
· בחנו את מידת התאמתם של המועמדים שלכם לארגון ולייעודו |
| למצוא את הזמן | · ודאו שהמתנדבים שלכם רגישים למטרת הפרויקט, לא יוצרים עבודה נוספת, לא דורשים משוב מיידי ולא מתקדמים מהר מדי
· ספקו עזרה נוספת כמו עזרה אדמיניסטרטיבית או מימון לשכרו של עובד זמני |
| להמשיך כמתוכנן | · אפשרו לעובדים שלכם לעבוד על הפרויקט ולהשתתף בפגישות בעניינו בשעות העבודה מבלי שיהיו לכך השלכות לא רצויות עבורם |
| מימון היישום | · כללו בתמיכה מענק או עזרה פרו בונו נוספת עבור היישום |
מעניין לציין שרוב המשתתפים במחקר העידו שהם משתמשים בשירותי פרו בונו רק כמוצא אחרון, כי לעיתים קרובות מדי החסרונות עולים על היתרונות. עם זאת 90% מהנסקרים הסכימו שכשמתכוננים היטב לתהליך ולומדים מראש כיצד להתמודד עם האתגרים, אפשר לנצל את פתרון הפרו בונו לעיתים קרובות יותר. לארגון בעל מבנה ארגוני איתן קל הרבה יותר להתמודד עם האתגרים של שימוש בשירות כזה. כשהמבנה הארגוני רעוע, יש סיכוי טוב שהתהליך ייכשל.
לסיכום, כדי לנהל פרויקט פרו בונו מוצלח שבו שני הצדדים משתפים פעולה במרץ לצורך השגת התוצאות המקוות, עליהם לעשות שיעורי בית ולהבין את האתגרים של התהליך הייחודי הזה – האלכ"ר צריך ללמוד לנהל את מתנדביו המקצועיים ואילו הצוות ההתנדבותי צריך להבין את הלקוח ולהיות רגיש לצרכיו.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
