Moves Management – השיטה הסדורה לתכנון גיוס מיטבי

 

יצירת הזדמנויות לטיפוח, תכנון הגיוס, תורמים משמעותיים

קצת מתסכל לנסות לכתוב כמה מאות מילים על נושא כמו ה-Moves Management (או ניהול מהלכים בתרגום שלנו לעברית) ולחשוב שזה יכול להספיק. מדובר בשיטת עבודה גיוסית שכל ארגון צריך להקדיש לה לפחות יום עיון אחד כדי ללמוד את עיקריה ולהבין איך ליישם אותה אצלו. ובכל זאת רצינו שכל מנכ"ל וכל איש פיתוח משאבים של ארגון חברתי יתחיל לחשוב עליה. לדעתנו, אי אפשר לגייס היום מבלי לדעת דבר על ניהול מהלכים.

Moves Management היא תוכנית שבונה ארגון עבור כל תורם וכל פוטנציאלי ושמתווה את כל המהלכים שיהיו נחוצים להובלת כל אחד מהם מטיפוח לתרומה. 

השיטה מיטיבה עם כל הגורמים המשתתפים בפיתוח משאבים (המגייסים, התורמים הקיימים, הפוטנציאלים, הארגון ומקבלי השירות שלו) ומייעלת את מאמץ הגיוס. היא מאפשרת לחזות את תוצאותיו של הגיוס ביתר דיוק ויש בה מידה רבה של שקיפות ואחריותיות.

 

הקדמה לאחד הנושאים החמים ביותר היום בפיתוח משאבים (עם ערך משלו בוויקיפדיה):

הפוטנציאלים שלנו הם אנשים שאנחנו רוצים להפוך לתורמים, וניהול יעיל שלהם הוא השלד שעליו נבנה פיתוח משאבים מוצלח. Moves Management היא שיטת מעקב שממפה את התקדמותו של כל פוטנציאל בדרך אל התרומה הראשונה וממנה אל הבאה והלאה לאורך השותפות ביניכם. מעגל הטיפוח וההתרמה התמידי הזה בנוי מאיתור התורם, מבניית הקשר (stewardship), מבקשת תרומה ומהמשך הטיפוח (cultivation). במילים אחרות, ה-moves הם:

1. יצירת הזדמנויות לטיפוח
2. מהלכים שמחדירים לתודעתו של הפוטנציאל את הארגון או את התרומה הבאה (ושמהם לומד המגייס להכיר את הפוטנציאל טוב יותר)
3. חלק ממהלך מתוכנן שאמור להסתיים במתן תרומה

דוגמאות למהלכים אפשריים:

1. הזמנה של הפוטנציאל לבקר בארגון או באחד מסניפיו
2. הזמנה של הפוטנציאל לאירוע
3. דיוור מיוחד לפוטנציאל שנועד לקדם את המטרה הבאה
4. קביעת פגישה בין הפוטנציאל לאדם מעניין או חשוב בארגון או הקשור לו
5. שיתוף הפוטנציאל בתהליך ארגוני או בחשיבה ארגונית

 

החלק המדעי

השיטה מתבססת על הנתונים והמידע שיש לכם על כל פוטנציאל ועל מערכת היחסים שלו עם הארגון (עיסוק, גיל, סוג הקשר אתכם, תחומי עניין, קרובי משפחה וחברים, תרומות קודמות וכו'). על כל המידע הזה והפיכתו לסדרת מהלכים מופקד מגייס מטעם הארגון. הוא שאחראי לקשר והוא שמנהל את המהלכים לאורך התהליך כולו.

 

מה אמור מגייס לעשות במסגרת השיטה הזאת?

1. לחקור: להשלים את המידע החסר על כל תורם ופוטנציאל. במיוחד כשמדובר במערכת יחסים ארוכת שנים שבמהלכה מתווסף מידע על התורם ועלולים להשתנות סדרי העדיפויות, התובנות והשקפת העולם של התורם
2. לנתח את המידע: מה המשמעות של המידע לגבי מערכת היחסים עם התורם, האם יש סיכוי לגייס יותר או פחות, האם לפנות אליו עכשיו או רק בהמשך. המידע הזה יכול גם לעזור לקבל החלטות על מטרת הגיוס בתוך הארגון
3. לבנות את האסטרטגיה לקראת הבקשה הבאה: מהם המהלכים הרצויים שיקדמו את התרומה הבאה (המגייס לא חייב ליישם כל מהלך. לעתים כדאי שדווקא המנכ"ל או יושב הראש ייפגשו עם פוטנציאל או תורם אבל בכל מקרה זוהי החלטה של המגייס)
4. לקבוע לוח זמנים שיוביל לבקשת התרומה: מתי נפגשים עם התורם או הפוטנציאל, מתי שולחים לו חומר כזה או אחר, מתי בוחנים את התקדמות מערכת היחסים איתו ומחליטים אם יש צורך בשינוי התכנון ומתי מבקשים את התרומה
5. לעקוב אחר כל הפעולות האלה ואחר ההתקדמות לקראת המטרה הבאה

 

מידע נוסף:   עוד פגישה ועוד פגישה: נתונים אישיים שמצטברים לתרומות חוזרות

תקנון זכויות התורם. יש דבר כזה

אמן גיוס מספק עשרה עקרונות פעולה, וכל אחד מהם שווה זהב, פשוטו כמשמעו

 

מעקב מוקפד אחר התהליך שתכננתם חיוני להצלחת הגיוס ולקבלת התרומות. למטרות האלה נוצרו מערכות לניהול קשרי תורמים כמו סיילספורס המאפשרות למידע להצטבר, נדבך אחר נדבך, ומציגות תמונה מלאה שנמצאת תמיד מולכם. מי שעדיין אין לו מערכת כזו יכול להשתמש ביומני גוגל כרום ואאוטלוק ולמפות בהם את כל המהלכים לכל התורמים לאורך כל השנה. ויש כמובן מסמך אקסל. אלה לא אידיאלים אבל הם מאפשרים תכנון ומעקב עד שתוטמע בארגון מערכת לניהול קשרי תורמים.

 

הצעדים הראשונים ביישום שיטת ה- Moves Management:

1. בחרו מספר מצומצם של תורמים חשובים
2. אספו את כל המידע האפשרי על כל אחד מהם
3. זהו בתוך הארגון את האנשים המתאימים להשתתף בתהליך (אנשי צוות, חברי ועד מנהל, מתנדבים) עבור כל אחד מהפוטנציאלים שבחרתם
4. התייעצו עם כל אלה לגבי בניית המהלכים הנכונים
5. בנו אסטרטגיה לכל תורם (כולל סכום התרומה שתבקשו ומה תציעו בתמורה) שתכלול את סדרת המהלכים
6. תכננו כבר את ארבעת או חמשת המהלכים הראשונים
7. ישמו אותם
8. שבו לנתח את התקדמות התהליך
9. החלו להוסיף פוטנציאלים חדשים

שיטת ה- Moves Management מיושמת בדרך כלל במקרים של תורמים משמעותיים וגיוס תרומות גדולות אבל יותר ויותר ארגונים מתחילים להשתמש בה למאמצי דיוור ישיר, לגיוס מהמונים ובכלל לכל מערכת יחסים עם אדם שראוי להשקיע בו מאמץ. אני חושבת שכל ארגון צריך להתחיל להשתמש בה, גם אם מיישמים אותה בהתחלה רק על חלק קטן מהתורמים. זו שיטה מקצועית, בדוקה ויעילה שמאפשרת ליותר ויותר גורמים בארגון לקחת בה חלק וכך להעצים את מלאכת פיתוח המשאבים בכלל. בארגונים רבים מקיימים פגישות תקופתיות כדי לדון בהתקדמות כל התהליכים וכדי לקבל החלטות משותפות על הצעדים הבאים.

לסיכום, מדובר באסטרטגיה מקצועית, בדוקה ויעילה שקונה לה חסידים רבים בארגונים בכל העולם. היא מאפשרת לגייס יותר בכל שנה ומכל תורם ולכן כדאי להקדיש זמן ומאמץ כדי ללמוד את השיטה ולאמץ אותה. זה משתלם.

בשיעור הבא נתחיל לעסוק בפרטי היישום.

 

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.