איזה איש גיוס ראשון לשכור בארגון צעיר (ואיך להכשיר עבורו את הקרקע)

 

בחייו של כל ארגון קטן בשלבי צמיחה מגיע השלב שבו מנכ"ל לא יכול עוד לשאת בנטל פיתוח הגיוס לבדו ונזקק לאדם מקצועי. מדובר בהחלטה כלכלית לא פשוטה שלצדה דילמה אחת מרכזית: באיזה מכל תפקידי הגיוס ומשלל תחומי הניסיון עדיף להתמקד?

מנהל פיתוח משאבים בעל ניסיון מוכח יוכל לבנות לכם מחלקה יעילה אבל משכורתו תנגוס נתח נכבד מהתקציב עוד לפני שהארגון יצליח לכסות אותה. כותב בקשות, לעומת זאת, יתמקד רק במילוי בקשות לקרנות אבל יזדקק להרבה יותר פיקוח ולא יפגוש תורמים, לא יארגן להם ביקורים אצלכם ולא יֵדע לחשוב רוחבית ואסטרטגית. ומה עם עסקים, המדינה ותורמים פרטיים עשירים במיוחד?

מנכ"ל שניצב מול הדילמות האלה צריך לשאול את עצמו שאלה אחת קשה: באיזה תפקיד להשקיע את התקציב המוגבל ?

 

איוש תפקידי הגיוס לא יפטור מנכ"ל מגיוס. גם אם תהיה תחתיו מחלקה מקצועית שלמה, הוא עדיין יצטרך לגייס. העצה הראשונה שלנו היא לא לנסות לחפש מישהו שיוריד מכם את כל הנטל וילך להביא את הכסף לבדו. זה לא יקרה. מערכת פיתוח משאבים של אלכ"ר היא סוג של פירמידה, ואת הפירמידות בנו מלמטה למעלה, מהבסיס לקדקוד. כך גם צריכה להיבנות מחלקת הגיוס שלכם.

 

עוד כתבות בנושא

• בארגון שלך אפשר להצליח כמגייס?
• אלה מודעות הדרושים שיובילו אתכם למגייס הטוב ביותר
• כך תתמודדו עם כישורי המנהיגות של המנכ"ל והמגייס שלכם

 

התחילו בקטן ובנו את המחלקה – ואת הגיוס – מלמטה למעלה. חשבו יותר על יצירת תמיכה בגיוס שלכם. בסופו של דבר, התמיכות הגדולות באמת הן שיאפשרו לכם לשמור על קיימות לאורך זמן, ואת התורמים הגדולים האלה תצטרכו אתם לפגוש.

אז איך עושים את זה?

חיפשנו משנה סדורה לבחירת איש צוות גיוס ראשון בארגון צעיר וצומח ולהכנת הארגון לכניסתו לתפקיד. מצאו חן בעינינו שבעת הצעדים של אריק הַנבֶּרְג שמתמחה בייעוץ לארגונים קטנים ואף כתב ספר בשם The Little Book of Gold: Fundraising For Small (And Very Small) Nonprofits.

 

צעד ראשון: בראש ובראשונה התמקצעו בעצמכם

בשלב הזה אתם כבר אמורים להיות בעלי ניסיון במגוון שיטות גיוס: טיפוח תורם ובקשת תרומה ממנו, הגשת בקשה לקרנות, אולי אירוע אחד קטן, לפחות גיוס תרומה משמעותית אחת. בנוסף לכך כבר אמורות להיות לכם הצלחות. אם זה לא המקרה, נראה שאתם עדיין לא מוכנים להוסיף לשורותיכם אדם נוסף.

 

צעד שני: מצאו יועץ חיצוני שיאפיין את מאגר הנתונים שלכם ויטמיע אותו

כדי לגייס באופן מקצועי צריך נתונים. עבודת הגיוס אמורה להתמקד במציאת הדולר הבא, ואת זה אי אפשר לעשות כשלא יודעים מאיפה הגיע הדולר שקדם לו. נחמד מאוד אם מישהו תרם לכם 500 דולר מבלי שבכלל ביקשתם, אבל אם לא תדעו איך להגיע שוב לאותו תורם, איך תגייסו ממנו סכום נוסף?

אם צריך נתונים צריך גם מערכת ניהול לאותם נתונים. מסמך אקסל לא יועיל הרבה לאחר אירוע התרמה או אם תרצו לטפח תורמים גדולים. אם ארגון לא יכול להרשות לעצמו את הסכום החד פעמי הנחוץ לבניית מאגר נתונים, אולי הוא עדיין לא מוכן לקבל לשורותיו מגייס מקצועי.

 

צעד שלישי: איישו את התפקידים מלמטה למעלה

צאו לחפש איש גיוס אבל כאמור לא מנהל מחלקה לפיתוח משאבים. החזרת ההשקעה במשכורתו של מנהל מחלקה כזה אורכת שלוש שנים בממוצע, ולאחר שלוש שנים של עבודה מתישה בארגון צעיר כמו שלכם ידרוש המנהל העלאה שלא תוכלו לממן. כך, ברגע שאתם מתחילים לראות ברכה בעמלו ובהשקעה שלכם, הוא יעבור לארגון אחר.

כדי לבנות בסיס יציב לפירמידת הגיוס שלכם, כדאי שהתפקיד הראשון שתאיישו יהיה במשרה חלקית ויתמקד בניהול הנתונים במערכת כדי להבטיח שהכסף לא ילך לאיבוד.

אם לעומת זאת אתם נשענים בעיקר על תמיכת קרנות, שכרו כותב בקשות. מעדיפים לטפח תורמים פרטיים? שכרו מתאם קשרי תורמים שיוכל להשיג תרומות גדולות יותר בזירה הזו.

בשורה התחתונה, צריך להיות לכם חזון לארגון ולגיוס עבורו. שכרו מישהו ליישום החזון בתחתית הפירמידה.

 

צעד רביעי: שימו את הדגש על איסוף נתונים

אחת הבעיות הגדולות ביותר בעמותות קטנות היא תחלופה רבה של כוח אדם. דמיינו שאתם בונים מחלקת גיוס לתפארת: יש לכם מנהל גיוס עסקי מדהים, מפתח קשרי קרנות שכולם רוצים לפגוש ומנהל אירועים שמכניס לקופת הארגון מיליון שקלים בשנה. כל אלה ירצו בסופו של דבר להתקדם לתפקידים גדולים יותר בשכר גבוה יותר, וכך תאבדו את כולם.

זו המציאות של כל הארגונים הקטנים בכל העולם. אף אחד מהם לא יכול לשמר אדם מקצועי ומוכשר לאורך זמן. מדובר בקושי, אבל לא כזה שאי אפשר להתגבר עליו – בתנאי שהמידע והנתונים על אותו אדם נשארים אצלכם.

ארגונים רבים לא מקפידים לבקש מהמגייס שלהם לתעד כל פרט ופרט בעבודתו, וכשהוא עוזב, הוא לוקח איתו מידע יקר ערך ומשאיר אתכם עם המון סימני שאלה. את מי הוא טיפח? איך קוראים לחתול האהוב של התורם שמימן לכם את המבנה? למה התורם הזה מתעניין דווקא בשטח העשייה הזה ולא מוצא עניין בפרויקטים אחרים שלכם? כל איש בצוות הגיוס שלכם אמור לדעת את התשובות לשאלות האלה, וכולן אמורות להופיע במערכת ניהול הנתונים, כך שהאדם הבא בתפקיד לא יצטרך להתחיל מההתחלה ויוכל להפיק תועלת מכל העבודה שכבר נעשתה לפניו.

נכון, ליבת העשייה בפיתוח משאבים היא בנייה וטיפוח של מערכות יחסים. ונכון, לא כל אחד יוכל לשכפל את מערכות היחסים שפיתח קודמו בתפקיד, אבל אם המידע לא יהיה בידיו, הוא יתקשה מאוד לעשות את עבודתו נאמנה.

מסיבה זו כדאי לארגון קטן לשכור מישהו שמבין בניהול מערכות נתונים לתפקיד הגיוס הראשון. כל תפקיד אחר שתאיישו במחלקת פיתוח המשאבים יהיה פועל יוצא של תחומי הגיוס שתבחרו בהם. לא כך הדבר לגבי מישהו שתחום אחריותו מערכת ניהול נתונים. אדם שידע לאסוף את כל הנתונים מכל פגישה, מכל בקשה, מכל אירוע ומכל ניוזלטר פשוט יאפשר לכל השאר להצליח בתפקידם.

 

צעד חמישי: ותרו על "תחומי אחריות ככל הנדרש"

שכרתם בעל תפקיד שעוזר לכם לגייס? אל תוסיפו לו תחומי אחריות. הוא אחראי למערכת ניהול הנתונים שלכם? אל תתפתו לבקש ממנו לנהל גם את דף הפייסבוק "רק שעתיים בשבוע". כשכולם מתגייסים למבצע כמו אירוע, מובן שהוא יצטרף למאמץ כמו כולם. אבל אם שכרתם את שירותיו לתפקיד מסוים, תנו לו לעשות אותו במקצועיות ואל תהפכו אותו לכולבויניק.

 

צעד שישי: השקיעו בהכשרת הצוות החדש שלכם

בין אם הוספתם לשורותיכם איש ניהול נתונים, כותב בקשות או מנהל אירועים, צריכה להיות לכם הקצאה תקציבית להכשרה שוטפת.

אתם ארגון קטן בעל תקציב מוגבל ושכרתם אנשים שקורות החיים שלהם קצרים. לא בחרתם אותם בגלל הניסיון הרב שלהם או שורת ההצלחות שלהם בארגונים אחרים. בארגון קטן אפשר בהחלט לשכור אנשים בעלי ניסיון מוגבל, אבל הם יזדקקו להדרכה והכשרה, ואתם תצטרכו לספק להם את הכלים לכך.

לכן הקצו תקציב להכשרה ולהדרכה. אפשרו לעובדים שלכם לבנות מיומנויות ולשכלל אותן באופן שוטף ולא חד פעמי.

 

צעד שביעי: דעו לאן אתם רוצים להתקדם

כשבונים את בסיס הפירמידה כדאי לדעת איך ייראה הקודקוד. ההחלטות האלה הן כמובן ספציפיות לארגון שלכם. כפי שהבסיס הוא תלוי ארגון כך גם הקודקוד. איך תדעו מה נכון לכם? שאלו את עצמכם כמה שאלות: מאיפה בא הכסף? האם סכומי הכסף האלה גדלים? האם אתם מתכננים בנייה בשנים הקרובות? הסתכלו על ארגונים סביבכם וראו איך הם צמחו. קשה לכם לדמיין איך ייראה הארגון שלכם? אל תתביישו להתייעץ עם בעלי ניסיון. עכשיו אתם בונים את היסודות, והיסודות צריכים להיות יציבים ומוצקים כדי שתוכלו לבנות עליהם את הקומות העליונות.

 

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.