אלפי עמותות מפסידות מדי שנה סכום ממוצע של 15 אלף דולר כל אחת בשל משלוח בקשות לתרומה שאינן מגיעות ליעדיהן. מה קורה להן בדרך? הן "מיורטות" על ידי תוכנות לזיהוי וסינון ספאם. כך קבע דוח שפורסם באפריל וזכה לאוזן קשבת בקרב הארגונים המתאמצים לגייס באופן מקוון.
הכנסות מגיוס מקוון דווקא עלו בשנים האחרונות, ולא פחות משליש מהן הן תוצאה של בקשה שנשלחה ישירות לנמען במייל. אבל מתברר שאחד מכל שמונה מיילים ששולחות עמותות לרשימת התפוצה שלהן אפילו לא מגיע לתיבת הדואר הנכנס שאליו נשלח – מספר זהה כמעט למספר המיילים שמגיעים ונפתחים.
עמותות שיודעות איך לטפל בבעיה יכולות לצמצם אותה באופן ניכר ולהגדיל משמעותית את הכנסותיהן מגיוס במייל. איך עושים את זה? הדוח מספק טיפים, ואנחנו מביאות אותם כאן:
בְּרֶט שְנֶקֶר הוא מומחה למשלוח מיילים בסטארט-אפ טכנולוגי בשם EveryAction שעוזר לארגונים חברתיים בארצות הברית לתכנן את מסעות הגיוס המקוון שלהם.
במשך שנה עקב שנקר אחר משלוח המיילים של 55 ארגונים שלכל אחד מהם רשימת תפוצה של לפחות 100 אלף נמענים. הארגונים משתמשים בשיטות ובחברות משלוח מייל שונות.
מניתוח הממצאים עלה שמדי חודש סומנו בממוצע 12.29 אחוז מהמיילים שנשלחו כספאם. עבור ארגון בעל רשימת תפוצה של 100 אלף איש, ששולח מדי שנה 24 מיילים בממוצע לכל נמען ברשימה, מהווה אחוז אחד של מיילים שמסומנים כספאם הפסד של 1,204 דולר בשנה. בסך הכול הפסיד כל ארגון כזה בממוצע כ-14.8 אלף דולר מדי שנה:
למה המיילים מסומנים כספאם? ספק שירות אינטרנט (IPS) מחליט אם לאפשר למייל להגיע ליעדו על בסיס המוניטין של הכתובת שממנה נשלח. אם נדמה לספק שהמיילים הם דואר זבל; אם הוא מבחין שהם נמחקים מיד ולא נפתחים או פשוט לא נקראים, הוא יכול להתחיל לנווט אותם ישירות לתיקיות הספאם או גרוע מזה – לחסום אותם לגמרי.
הדוח של שנקר קובע שיכולים לחלוף חודשים ואפילו שנים עד שארגון שכתובת המייל שלו סומנה כמקור ספאם יזכה שוב ל"אישור כניסה" ולהסרה מהרשימה השחורה.
ארגון כזה עלול להידרש לקיצוץ דרסטי ברשימת התפוצה שלו כדי להסיר ממנה את כל מי שהוסיף אותו לרשימה השחורה. לחלופין הוא יכול לפנות לכל אחד מאלה בנפרד ולבקש מהם להסירו מהרשימה השחורה ולהסכים להיכלל שוב ברשימת התפוצה של הארגון.
עוד כתבות בנושא
- הכלי הגיוסי הבא: איך משווקים עמותה מבלי לחלות בסינדרום טכנולוגי
- הערך הגיוסי שטמון בחתימה האלקטרונית שלכם
- דף פייסבוק ארגוני: מאמץ כדאִי או בזבוז זמן?
מה יכולים ארגונים לעשות כדי להקטין את מספר המיילים שמוצאים את דרכם ישירות לתיקיות הספאם? EveryAction מספק שישה טיפים:
- קבלו מנמען הסכמה מראש להיכלל ברשימת התפוצה
לא רק שאתם צריכים לבקש מפורשות מכל מי שמופיע ברשימת התפוצה שלכם לתת את הסכמתו להיכלל בה אלא שלאחר קבלת ההסכמה אתם צריכים לשלוח מייל נוסף לוודא שכתובת המייל שלו נכונה. לפעמים אנשים טועים בהקלדת הכתובת שלהם ולפעמים הם פשוט מרגישים חובה לספק לכם כתובת כלשהי. ברגע שתקבלו הסכמה לקבלת מייל לכתובת מסוימת ואישור עליה, תוודאו שהנמען באמת רוצה לשמוע מכם
- הגדילו את הסיכויים שהמיילים שלכם ייקראו על ידי שליחת סדרת מיילים מקדימה
סדרת מיילים מקדימה מספקת אינדיקציה מצוינת למידת העניין שיגלה בכם הנמען בעתיד. מחקר של ReturnPath בדק ומצא שאנשים שקוראים את כל סדרת המיילים יקראו 69 אחוז מהמיילים שיגיעו אליהם לאחר מכן ואילו אנשים שלא קוראים אף אחד מהם, ימשיכו להתעלם מהמיילים של אותו ארגון ויקראו רק חמישה אחוזים מהם
- חשבו מעבר לפתיחות ולהקלקות
לשולחי מיילים יש מעט פרמטרים שמאפשרים להם לאמוד את מידת ההצלחה של מייל: הפתיחות, ההקלקות וההמרות. מספקי שירותי מייל מסתכלים מעבר לפרמטרים האלה ומודדים את הפעילות האינדיבידואלית של הנמענים. ארגון צריך להתמקד באופן שבו מגיבים נמענים – קבוצות ואינדיבידואלים – למיילים שלו ולאינדיקטורים כמו שורות הנושא
- התמקדו בנמענים שלא מגיבים למסרים שלכם
בדקו מהי הסיבה לכך שמיילים חוזרים אליכם משרתי הדואר האלקטרוני השונים ומה אפשר לעשות כדי לתקן את המצב. אם מייל חזר פעמיים או שלוש, הסירו אותו מרשימת התפוצה. חזרות חוזרות ונשנות עלולות להדליק נורה אדומה אצל ספקי השירות
- התמקדו בנמענים לא פעילים
כתובות לא פעילות הן נמענים שלא פתחו מייל או הקליקו עליו יותר מחודש. אנשים שפסקו להיות פעילים דורשים טיפול מיוחד, וההתמקדות צריכה להיות בחידוש ההתעניינות שלהם בכם. אם למרות התייחסותכם המיוחדת הם ממשיכים להיות לא פעילים יותר משנה, הגיע הזמן להסיר אותם מהרשימה. כתובות מייל חסרות פעילות יכולות להפוך למלכודות ספאם ולהזיק משמעותית למוניטין שלכם כשולחי מיילים
- שתפו פעולה עם הספק שלכם
הספק שלכם יכול לתת לכם מידע על תוצאות המשלוחים שלכם, על המוניטין שלכם כשולחי מיילים ועל פרמטרים שונים שאתם לא תמיד יכולים לראות מהזווית שלכם. ספק מקצועי אמור לעבוד בשיתוף איתכם, להשגיח על כל הפרמטרים ולפעול במהירות לתיקון תקלות כמו חסימות והוספה לרשימה שחורה כדי לוודא שמצב כזה לא יחמיר
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
