יש משהו מעט מעיק בהפקת דוח של השנה שכבר הסתיימה. טבעי לרצות להשקיע מאמצים בהווה ולהסתכל קדימה על השנה שלפנינו. אבל דוח שנתי מהווה סיכום חשוב של עשייה, ובסופו של דבר אפשר לעשות בו שימוש רב לאורך כל השנה כמעט.
היום, בעידן הדיגיטלי, כמעט כולם עברו מדפוס לכלים מקוונים לצורך הפקת הדוח. בשנה שעברה עסקנו באפשרויות המקוונות השונות להפקת הדוח השנתי, ואחת מהן היא הפקת סרטון.
השנה, לאור העובדה שיותר ויותר ארגונים חושבים על האפשרות הזאת, החלטנו להקדיש כתבת הדרכה למאפיינים המיוחדים של דיווח שנתי בסרטון, וכמובן להביא דוגמאות שממחישות הן את המהמורות בדרך והן את ההישג השיווקי שבהפקה מוצלחת. לסיכום אנחנו מביאות כמה טיפים לתכנון והפקה מקצועיים של דוח שנתי בפורמט של וידאו.
אבל לפני כן כמה מילים כלליות: דוח שנתי מהווה תמצית של שנת עבודה שלמה ולא רשימה מפורטת של כל העשייה וכל האנשים המעורבים בה. אם תנסו לכלול בו כל פרט, תייצרו מוצר ארוך ומייגע שמחטיא את מטרותיו. אם אתם בכל זאת מרגישים צורך להפיק מוצר שסוקר את כל ההיסטוריה הארגונית וכל ההצלחות עד כה, קראו לו דוח אימפקט ולא דוח שנתי.
ועתה לכמה דוגמאות לסרטונים שהפיקו ארגונים שונים, חלקם טובים, חלקם טובים פחות, ואחד שאנחנו אוהבות במיוחד. מכל אחד מהם אפשר ללמוד משהו, ולכן ניתחנו אותם עבורכם והרכבנו רשימת טיפים מרכזיים להפקת סרטון מוצלח:
אולי יעניין אתכם גם: הגיוס המיוחד לחודש האחרון בשנה
דואר ישראל או דואר אלקטרוני: איך שולחים לתורם ברכת שנה טובה בעידן הדיגיטלי?
הדוח הראשון הוא של ארגון קנדי בשם The Haven שמספק תוכניות שונות לצמיחה אישית ומקצועית של אנשים בכל הגילים. הוא קיים כבר 30 שנה, וזו הפעם הראשונה שהוא מפיק את הדוח השנתי בפורמט של וידאו. הנה הוא:
https://www.youtube.com/watch?v=MQUg6uAkOc4
נראה שהדוח הופק על ידי הארגון עצמו ללא עזרה מקצועית חיצונית. התקציב המוגבל שהוקצה להפקתו מוכיח שכל ארגון יכול להרשות לעצמו לעבור לפורמט המודרני הזה.
מה אהבנו?
- הוא מתחיל ומסתיים בכמה מילים של יושבת הראש ושל המנכ"לית. הנוכחות שלהן על המסך מוכיחה שהן "בעלות הבית" ומקבלות אחריות לארגון ולפועלו. זו אמירה חזקה ויפה, והיא חשובה לתורמים
- ניתנת לנו הזדמנות להכיר את הצוות ולראות מי בדיוק אחראי להצלחות של הארגון
- הדוחות הכספיים, או לפחות חלק מהם, מובאים בסרטון. הצופה אולי לא יכול להתעמק בהם, אבל העובדה שהארגון בחר להכניס אותם לסרטון מעידה על שקיפות (אפשר להניח שהדוחות במלואם הועלו לאתר)
- התורמים זוכים להוקרה, וכל אחד מהם יכול לראות את שמו על המסך
- פס הקול השקט משמש רקע לדיווח המילולי ולא מפריע לו. הוא נעים ונינוח ומתאים לארגון בשם כמוThe Haven (חוף מבטחים)
מה פחות מוצלח?
- הסרטון ארוך, כמעט 11 דקות, ולכן עלול להבריח רבים מהצופים. כל המחקרים מוכיחים שאורכו האולטימטיבי של סרטון מהסוג הזה הוא חמש או שש דקות. מי שמפיק סרטון שאורכו פי שניים מסתכן ביצירת חוויה מעיקה אצל הצופה
- אין לנו הזדמנות להכיר את מקבלי השירות, לראות אותם ולשמוע את קולם. בעינינו זהו פספוס, שהרי הם ההוכחה החשובה ביותר לאיכותו ולהצלחתו של הארגון
- הצוות מצולם תמיד בסגנון הראשים המדברים, דבר שוודאי הוזיל את עלות ההפקה אבל יוצר תחושה של סטטיות שלא מתאימה למדיום קולנועי. החזרה לאותם אנשים שוב ושוב גם מעייפת את הצופה ומשעממת אותו
הסרטון השני הוא של ארגון בשם Quilt Alliance שהייעוד שלו נראה לכאורה שולי ולא חשוב. מדובר במעין מועדון חברים של אנשים שנהנים לעסוק באמנות טלאים (quilting). צפו בדוח שנתי מפתיע:
https://www.youtube.com/watch?v=B-U1OJS_-uo
מה אהבנו?
- הסרטון באורך מתקבל על הדעת, למרות שאפשר היה בקלות לקצר אותו בכ-30 שניות (שזה לא מעט. חשבו על הפרסומות בטלוויזיה שאורכן לא יותר מ-45 שניות)
- מתוודעים בו למקבלי שירות רבים, ולכל אחד מהם ניתן די זמן מסך לספר את סיפורו. מקבלי השירות נבחרו בקפידה: כל אחד מהם השתמש בשירותי הארגון כדי להתגבר על קושי אחר, וכולם יחד מוכיחים שיש ביכולתו של הארגון להקל את מצוקתם הנפשית של אנשים רבים. העיסוק באמנות טלאים נתפס כתחביב נשי, ואכן מקבלי השירות הם ברובם נשים, אבל הסרטון מציג גם מקבל שירות אחד שהוא גבר ובכך מבקש הארגון לנטרל את התפיסה המגדרית הרווחת בעולם התוכן הזה
- סיפורי מקבלי השירות מפתיעים ומרתקים ומצליחים להפוך עיסוק שהציבור הרחב רואה בו תחביב של עקרות בית לעיסוק תרפויטי וחברתי חשוב ומעניין. הסרטון מצליח לשנות תפיסה רווחת ובכך להפוך את הארגון לראוי לתמיכה
- גם כאן מובאים נתונים יבשים לכאורה על עשייה מגוונת, הצלחות והישגים שיוצרים תחושה של ארגון דינמי שמנוהל במקצועיות
- הארגון לא שכח להזכיר את השותפויות עם ארגונים אחרים ולהוקיר תורמים
- הסרטון מספק לצופה מידע פיננסי שהוא ביטוי לשקיפות ולהתנהלות מקצועית. הוא גם פונה אליו ישירות בבקשת תרומה. כדי להבטיח שיידע מיד ובקלות איך לתרום, הוספו כתובת האתר ואפילו כתובת מייל. כתובת האתר גם מאפשרת לצופה הסקרן להיכנס לטריטוריה המקוונת של הארגון וללמוד עוד על פועלו
מה פחות מוצלח?
- כאמור הסרטון מעט ארוך. חצי דקה לכאן או לכאן יכולה לעשות את ההבדל בין סרטון טוב לסרטון מעט מייגע ומעיק. אפשר בהחלט לתמצת שנה בחמש דקות, אפילו בפחות. אם אתם רוצים שיראו את הסרטון עד סופו, יזכרו אותו ואתכם ואולי גם יעבירו אותו הלאה לחברים, עדיף שיהיה קצר וישאיר טעם של עוד
- עומס הנתונים והוויזואליה הסטטית צורמים כשהם מובאים מיד אחרי שלל השטיחים הצבעוניים. חסר איזון בין המחצית הראשונה שרובה ככולה ויזואליה וצבעוניות לבין המחצית השנייה שנראית כמו מצגת פאוורפוינט. הרגעים שנחקקים יותר מכול בזיכרונו של הצופה הם אלה שחותמים את הסרטון, ולכן חבל שכך הוא מסתיים
- פס הקול שמלווה את המחצית השנייה קצבי ומספק מעט דינמיות להצגת הנתונים היבשושית. הראיונות בחלק הראשון, לעומת זאת, לא מלווים במוזיקה כלל, ולכן יש מעט חוסר איזון בין שני החלקים.
לפני שנגיע לדוח שאנחנו אוהבות באמת, רצינו להציג לכם סגנונות דיווח נוספים: צפו בדוחות של THEMUSEUM ושל The Nature Conservancy.
ועתה למשהו אחר לגמרי. הדוח המוסרט הבא הוא של The Literacy Coalition of Herkimer and Oneida Counties שעוסק בבעיית האוריינות במחוזות הרקימר ואוניידה שבמדינת ניו יורק.
לא מדובר בארגון גדול או עשיר במיוחד ובכל זאת הפיקה העמותה דוח שנתי מעניין, ממצה וקולע באורך האידיאלי (4 דקות). לא מופיעים בו שום איש צוות או מקבל שירות, והצופה לא זוכה לראות ולו לרגע את העשייה עצמה. ובכל זאת הסרטון מציג בבירור את הבעיה, את הפתרון ואת ההצלחות של כל השנה.
הדוח קצבי לכל אורכו ומספק נתונים יבשים בוויזואליה מאירת עיניים שמקלה על הצופה לקרוא ולקלוט אותם. הוא גם מוקיר שותפויות ותורמים. אמנם השניות האחרונות של הדוח מוקדשות למרבה הצער לתוכניות עתידיות במקום לבקשת תרומה, אבל הוא עדיין כולל כמעט כל מה שהדוחות המודפסים של פעם כללו בפורמט מודרני ומעניין המתאים לעידן הדיגיטלי. כדאי לצפות בו:
https://www.youtube.com/watch?v=xb1kMZok2v8
לסיכום, אם אתם רוצים להלהיב ולרגש את התורמים שלכם ולעורר בהם השראה, בחרו בפורמט של וידאו. מסמך מודפס יתקשה יותר להלהיב את הקהל ולהיחקק בזיכרונו. הנה ארבעה טיפים מרכזיים לתכנון והפקה של דוח שנתי בפורמט של וידאו:
- האורך האידיאלי של דוח מוסרט הוא חמש עד שש דקות, ועדיף לקצר אותו אף יותר אם רק אפשר. אין כל מניעה להקליט דקות ארוכות של חומר, אפילו כמה שעות, ואחר כך לערוך אותם
- אם לא בחרתם באנימציה נסו לכלול ולו לשניות מעטות את הצוות, את ההנהלה ואת מקבלי השירות במינונים נכונים ומבלי להעמיס מידע על הצופה. זו התמונה המלאה, והיא מאפשרת לאנשים להרגיש שחוו את עולמכם כמעט כאילו ביקרו בארגון שלכם
- אפשר בהחלט לכלול את כל המידע שהופיע בגרסאות המודפסות של העידן הפרה-דיגיטלי: חזון וייעוד, עשייה והצלחות, הוקרת תורמים, דיווח פיננסי, בקשה לתרומה
- הפקת סרטון היא לא תהליך דמוקרטי. אי אפשר להתחשב בדעתו של כל איש צוות או כל חבר הנהלה. לפני כתיבת התסריט אפשר לבקש מכולם הצעות וסיפורים מעניינים, אבל ברגע שמתחילים את תהליך ההפקה צריך לחשוב אך ורק על חוויית הצופה ועל המידע שבאמת חיוני להעביר לו. דוח שנתי לא אמור להיות מוצר ממצה אלא תמציתי
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
