השנה מסתיימת ב-31 בדצמבר ולא יום אחד לפני כן. כך גם מאמצי הגיוס. אם גייסתם את כל התקציב ל-2015 אין שום סיבה לא להתחיל להניע – או להמשיך להניע – את גלגלי הגיוס לשנה שאחרי. אם לא גייסתם את כל התקציב, יש לכם עוד חודש שלם לנצל את הישורת האחרונה. ולא סתם עוד חודש אלא בדיוק התקופה בשנה שבה אנשים מחשבים את הסכום שנותר להם להזדכות עליו ממס. דווקא עכשיו הניסיונות לשכנע אותם לתמוך בכם יכולים לשאת פרי.
גיוס סוף שנה הוא מאמץ שנתי ששום ארגון ברחבי העולם המערבי לא פוסח עליו. לארגונים בחו"ל יש שני תמריצים נוספים: חג המולד ומיד לאחריו הסילבסטר, תקופה של נתינה ורוחב לב. יש לכם תורמים בחו"ל? גם אם הם יהודים אפשר להניח שדבק בהם משהו מאווירת החג.
כדי להמחיש לכם כמה אפשר לגייס בתקופה הזו ועד כמה ארגונים אירופיים וצפון אמריקאיים מתייחסים ברצינות לגיוס סוף השנה, הנה אינפוגרפיקה מסקר שנערך על ידי קבוצת ארגונים במטרה להבין טוב יותר איך כדאי לתכנן את סוף השנה. הפרמטרים שנבדקו: מתי מתחילים ארגונים להכין את גיוס סוף השנה שלהם, איזה חלק מהתקציב השנתי הם מגייסים בתקופה זו ובאילו כלים הם משתמשים לגיוס הספציפי הזה (דיוור ישיר, מייל, האתר או פגישות אישיות). התמונה שמתקבלת מדגימה כמה אתם יכולים עוד לגייס בשבועות הקרובים:
מיד נספק לכם כמה טיפים למערך גיוס סוף שנה אבל לפני כן כמה מילות אזהרה: אנשים תורמים במשך כל השנה. אין כאן המלצה להשאיר הכול לרגע האחרון. פיתוח משאבים הוא עיסוק סיסטמתי ואסטרטגי שחייב להתקיים לאורך השנה כולה.
צריך גם לזכור שיהיו תורמים שאולי לא תרצו לכלול במאמץ סוף השנה, למשל כאלה שרק לאחרונה תרמו לכם סכום נדיב או תורמים ששוקלים בימים אלה להעניק לכם תרומה משמעותית. ההחלטה למי לפנות בבקשת תרומה צריכה להיעשות באופן פרטני ואישי.
אחרי שהצגנו את הסייגים הנה כמה טיפים לגיוס סוף שנה:
הבקשה לתרום
שלחו דיוור ישיר בתחילת החודש לכל בסיס התמיכה ובקשו תרומה לקראת סוף השנה.
אנחנו לא ממליצות לשלוח את אותה בקשה לכולם. יש לכם תורמים שונים. לכל אחד מהם מערכת יחסים שונה איתכם ונטיות לב מעט שונות בכל הקשור לייעוד שלכם. תורמים נוטים לתת הרבה יותר כשהם מזדהים עם מטרות הארגון ומרגישים מחוברים אליכם וכשאתם פונים אליהם באופן אישי ונותנים להם תחושה שאתם מכירים אותם היטב. חלקו אותם לקבוצות לפי תחומי עניין וגם לפי טיב מערכת היחסים איתכם (פנייה לתורם משמעותי לא יכולה להיות זהה לפנייה לתורם שנתן פעם תרומה קטנה) והכינו בקשה המותאמת לכל קבוצה.
גם תזכורת היא בקשה
שלחו תזכורת באמצע החודש. פילנתרופיה אף פעם לא קודמת לחיי משפחה או לקריירה ולכן אנשים נוטים לשכוח שהם רוצים לתרום לפני שתסתיים השנה. אל תיתנו להם לשכוח אתכם ולתרום לארגון אחר ברגע האחרון. בין לבין המשיכו לפעול ברשתות החברתיות כדי שאלה שנמצאים שם לא ישכחו את הדברים החשובים שאתם עושים.
גם התזכורת צריכה לכלול בקשה לתרומה. אל תהססו להזכיר להם לאן תלך התרומה שלהם ואיך היא תוכל להקל עליכם את ההתקדמות לקראת מימוש החזון. אנשים רוצים להרגיש שיש בכוחם ליצור שינוי, והתזכורת היא הזדמנות נוספת להזכיר להם שאצלכם הם יקבלו את מבוקשם.
אולי יעניין אתכם גם: תורם אמר לכם "כן"? זה הזמן לשאול כמה שאלות
סיכום 2013: איזה ציון קיבלתם בשימור תורמים
ודאו שהבקשה והתזכורת הן חלק אינטגרלי של מערך השיווק הכללי
המסרים, אופן הפנייה והעיצוב חייבים להתאים לשאר החומרים השיווקיים שלכם, גם אם מדובר במבצע מיוחד. הנראוּת והשפה חייבות לקפוץ מיד לעין ולגרום לנמען להרגיש שהוא דורך בטריטוריה מוכרת. צורת התקשורת בכל הפלטפורמות השיווקיות צריכה להיות אחידה וזהה לזו שקיימת במערכת היחסים ביניכם ובין התורם.
בדקו את טופס מתן התרומה באתר
אם אתם מצפים מאנשים להיכנס לאתר ולתרום לכם מיד ובקלות, טופס מתן התרומה המקוון חייב להיות ידידותי מאוד לתורם. ניסיתם פעם לתרום דרך האתר שלכם? נסו ובדקו אם הוא ברור דיו ולא מסורבל מדי, כזה שדורש מהתורם המסכן שלכם לעבור תהליך ארוך ומייגע. בקשו מהטכנופוב הגדול ביותר שאתם מכירים לעבור את התהליך כדי להבטיח שגם תורם שנזכר ביום האחרון של השנה שהוא מעוניין לתרום לא יתייאש באמצע ויעבור בקליק קצר לאתר של ארגון אחר.
צרו קשר עם כל נותן חסות/ספונסר עסקי שלא תרם לכם בשנה הנוכחית
גם גופים עסקיים מתחילים עכשיו להתכונן לסוף שנת המס. לא חושבים עליהם בדרך כלל כששולחים בקשה לכל בסיס התמיכה, והם אכן תורמים מסוג אחר. אבל אלו שהייתה להם שנה עסקית מוצלחת (ואתם לא תמיד יודעים מהם החישובים הפנימיים של כל גוף עסקי שאי פעם תרם לכם) יכולים אולי לתרום לכם עכשיו. במקרה הזה כדאי להתקשר אליהם ולא לשלוח להם בקשה כתובה. חשבו על כל גוף בנפרד והחליטו על הדרך היעילה ביותר לתקשר איתו. כמובן לא כדאי לבקש תרומה ממי שכבר תרם לכם השנה.
מסרון הוא גם אפשרות
זה לא מתאים לכל תורם ואפילו יכול להרגיז וליצור תגובה הפוכה מהמקווה אבל אולי יש תורמים שהודעה קצרה ואלגנטית בטלפון יכולה לשמש להם תזכורת לתרום לכם לפני שמסתיימת השנה. כמובן כדאי שבהודעה כזו יהיה קישור לאתר, ואפשר גם להקל על התורם ולספק קישור לטופס מתן התרומה, אבל היזהרו, המסר חייב להיות מעודן. אתם ארגון לשינוי חברתי, לא כולבו מקומי שעורך מכירת חיסול.
התכוננו להודות מיד
אי אפשר לקבל מתנה מבלי לומר עליה תודה, על אחת כמה וכמה כשמדובר בבקשה לתרומה מיידית. כך צריכה להיות גם התודה. והיא צריכה להיות אישית ולבבית.
סוף השנה האזרחית הוא עונה נהדרת לגיוס. לתקופה הזאת של השנה יש חוקים משלה והיא טומנת בחובה הזדמנויות מיוחדות. לכן, כשתסיימו את גיוס סוף השנה הזה, הכניסו את הטיפים האלה למגירה כדי שתוכלו לשלוף אותם שוב בשנה הבאה.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
