דוח שנתי לעמותות בזמן אמת

חשבתם ששמעתם את המילה האחרונה בנושא הפקת דוח שנתי לעמותות? חשבו שנית. תחום גיוס משאבים לא עוצר מלכת, ואיתו דוהרים קדימה גם כלי השיווק הגיוסיים.

פעם הדפסנו דוח שנתי של עמותה ועשינו בו שימוש יעיל במשך שנה שלמה, אבל בעידן הדיגיטלי אנחנו צריכים להתמודד עם השאלה אם לבחור בדוח מודפס או מקוון או אולי להפיק דוח שנתי לעמותה בשתי הגרסאות גם יחד – הרי לכל אחת יתרונות וחסרונות משלה ושימושים מעט שונים זו מזו.

עתה מתחיל המגזר החברתי להיעזר בפורמט חדש, שונה בתכלית משתי הגרסאות המוכרות לנו. אין בו לא תמונות ולא טקסטים. הוא לא מעוצב ולא מוסרט. הוא זול להפקה, קל להכנה ולביצוע ומספק לתורמים ולפוטנציאלים חוויה אינטראקטיבית וחיבור אל הייעוד ואל הארגון שמקדם אותו.

קבלו את הדוח השנתי בזמן אמת:

 

דרך חדשנית להציג דוח שנתי לעמותה, כזו שמכריזה על שקיפות אמיתית ויוצרת קשר בלתי אמצעי עם כל בעלי העניין שלכם, היא קיום שיחת ועידה. כך עשתה עמותת גיידסטאר האמריקאית בעורכה ניסיון ראשוני עם הפורמט החדש הזה.

"חיפשנו דרך לשתף מידע משמעותי מוקדם ככל האפשר ובאופן אינטראקטיבי, כזה שמקל על המשתתפים לעכל את החומר," הסביר לכרוניקל אוף פילנתרופי ג'יימס לאם, סמנכ"ל הכספים של העמותה. "רצינו לראות לטווח ארוך יותר מזה המתאפשר לנו בכל פורמט אחר."

בגיידסטאר לא פשוט הכריזו על קיום שיחת ועידה וקיוו לטוב. הם נתנו לפורמט החדש שם סקסי: "שיחת אימפקט", עיצבו לה לוגו מיוחד, הכריזו עליה זמן רב מראש והזמינו אליה את כולם. בקיצור יצרו סביב הדוח השנתי אירוע של ממש:

 

 

מכיוון שהמושג "שיחת אימפקט" זר ולא ממש מובן לקהל, הסבירו בגיידסטאר שהפורמט מזכיר מאוד את שיחת הוועידה הרבעונית שמקיימות חברות מסחריות עם בעלי המניות שלהן, התקשורת ובעלי עניין אחרים.

השיחה עצמה כללה את כל מה שהייתם מצפים למצוא בדוח שנתי דיגיטלי או מודפס:

• מנכ"ל גיידסטאר פירט את הישגי השנה החולפת ואת האסטרטגיה של הארגון
• סמנכ"ל הכספים נתן סקירה קצרה על הדוח הכספי ועל מצבו הפיננסי של הארגון
• סמנכ"ל התפעול של גיידסטאר ניהלה דיון בין שני הדוברים הקודמים וכל המשתתפים בשיחה
• מייסד ונשיא GlobalGiving ויו"ר חבר הנאמנים של גיידסטאר התווה את מהלך הדיון והציג את הדוברים

על שיחת האימפקט כאמור הוכרז מראש, ואנשים הוזמנו להירשם אליה בדף ייעודי באתר הארגון. מי שלא יכול היה להצטרף הוזמן לשמוע הקלטה בזמנו החופשי.

 

עוד כתבות בנושא

• דוח שנתי ברוח הזמן: מאפיינים וטיפים
• טיפים להפקת דוח שנתי באינפוגרפיקה
• מילים שמצליחות לגייס: מה כותבים לתורם כדי להחיש את התרומה הבאה

 

בשיחת הוועידה הראשונה הזו של גיידסטאר שהתקיימה ב-24 בפברואר 2014 וארכה שעה השתתפו יותר מ-400 איש. השיחה, שסקרה את הפעילות של 2013, נוהלה דרך מערכת Webex שאפשרה לארגון להציג לוחות בקרה (dashboards) של הדוחות הפיננסים ומידע ויזואלי אחר. השיחה הייתה מוצלחת כל כך עד שמאז מקיימת גיידסטאר אחת כזו בכל רבעון.

האמת היא שגיידסטאר היא לא הארגון הראשון שעובר לדוח שנתי של עמותה בזמן אמת. ארגון Root Capital שמעניק הלוואות לעסקים קטנים באזורי ספר בעולם המתפתח עושה כך כל רבעון כבר שש שנים. One Acre Fund, שפועל באפריקה ומספק מימון לחוואים מקיים שיחות כאלה פעמיים בשנה. ונראה שהתוצאות יפות במיוחד.

Root Capital מדווחת שהשיחות השכילו את בסיס התורמים שלה. הן גם עניינו משקיעים, ועכשיו, כשהם מבינים יותר את האתגרים שעומדים בפני הארגון, הם תורמים יותר. "בעמותות מסוימות הולכים לתורם רק כשצריכים ממנו כסף," אומר ליאם ברודי, סגן נשיא בכיר ב-Root Capital. "אבל התורמים שלנו מבינים עם מה אנחנו מתמודדים ומה אנחנו מנסים לשפר… והם רוצים להיות חלק מהפתרון."

בשנה שעברה, כשיבולי קפה באמריקה הלטינית ניזוקו מנגיף, שיחת הוועידה של הרבעון הרביעי ב-Root Capital צפתה הפסדים של 70 אחוז מהפקת קפה. אבל נציגי קרן סקול, ארגון שמשקיע במטרות חברתיות, נכחו בשיחה והבינו את האתגר. הם החליטו לספק ל-  Root Capitalמימון ליוזמה שתעזור לחוואים לנטוע שתילים עמידים לאותו נגיף.

על פי גיידסטאר, המעבר מפורמט מודפס או דיגיטלי לדיווח בזמן אמת השיג ארבע מטרות:

• שיתוף מהיר של מידע: דוח עמותה שנתי מסורתי ממקד את תשומת הלב בעבר, בשנה שכבר חלפה. אם הדוח מודפס, ייתכן אף שהתורמים יקבלו אותו כמה חודשים טובים לאחר תום השנה. לעומת זאת תמונת מצב עכשווית מספקת חוויית שקיפות עוצמתית הרבה יותר עבור תורם ופוטנציאל
• אחריותיות: בפורמט הזה משתתפים בשיחה חברי בסיס התמיכה שלכם, והנהלת הארגון מסבירה על המצב הפיננסי, על ההישגים ועל האתגרים. המשתתפים יכולים שאול שאלות ולקבל עליהן תשובות בזמן השיחה. השיחה מספקת נגישות בזמן אמת וחוויה של אחריותיות לא רק עבור כל המשתתפים אלא גם עבור כל מי שמקשיב אחר כך להקלטה
• אינטראקטיביות וכוללנות: קריאה בדוח עמותה שנתי מסורתי, גם כזה שעמוס בתמונות נפלאות, היא עדיין חוויה פסיבית. צפייה בסרטון קצר היא אולי חוויה מבדרת יותר אבל לעיתים קרובות גורמת לצופה לתהות אם מדובר בעריכה מוצלחת שלא בהכרח משקפת את תמונת המצב האמיתית. לעומת זאת ברגע שמזמינים את כל בעלי העניין להשתתף בשיחה נוצרת לא רק תחושת קרבה ושייכות בקרב הקהל אלא גם מעין קבוצת מיקוד שמספקת לכם מידע רב. אותה הזמנה כללית מאותתת לכולם שאין לכם מה להסתיר ושאתם פתוחים לענות על כל שאלה
• הרחבת היריעה: השחרור מ"תוכן העניינים" המסורתי של דוח שנתי מאפשר לעמותה להוסיף את המידע הרלבנטי והעדכני ביותר שבידיה על התקדמות לא רק בתחום הפיננסי אלא גם בנושאים אחרים כמו הישגים פרויקטלים. כמו כן הוא מאפשר לה לנהל דיון ממצה על החזון ועל האופן שבו היא מקדמת את מימושו. אפשר להרחיב את היריעה הרבה מעבר למה שמאפשרים הפורמטים האחרים

שיחת האימפקט דורשת הרבה פחות עבודה מאשר הכנת דוח שנתי דיגיטלי או מודפס. למעשה מדובר בפרזנטציה שאינה שונה במיוחד מזו שאתם מציגים לקבוצת תורמים או לוועד המנהל. אתם בכל מקרה מכינים טבלאות ופרזנטציות כדי להציג לוועד המנהל? כבר עשיתם את רוב העבודה.

 

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.