המטבע מתחת לפנס: מהי אגודת בוגרים, את מי מצרפים אליה ואיך הופכים אותה למקור הכנסה

לפני שבוע פגשתי מנהלת פיתוח משאבים באחד האלכ"רים הוותיקים בארץ. ישבנו יחד לחשוב על מקורות מימון חדשים עבור הארגון שפועל כבר 75 שנה ויש לו 50,000 בוגרים. עם עשרות שנים של עשייה לזכותו ופריסה ארצית רחבה רציתי לדעת כמה מגייס הארגון מכל מי שעבר דרכו במשך השנים. התשובה: אף לא אגורה אחת.

"תארי לך," אמרתי לה, "שכאות תודה על ההשקעה שלכם בהם היו רק 5% מהבוגרים תורמים לארגון עשרה שקלים בחודש. לא יותר. כמה שקלים היו מתווספים לקופת הארגון בכל שנה? 300,000 שקלים, חלקם הגדול, אפשר להניח, לא 'צבוע'."

המגייסת חזרה למשרד להתחיל לאסוף פרטי קשר ואילו אני חזרתי הביתה והתחלתי לכתוב על התופעה המוזרה הזאת כאן אצלנו: התעלמות כמעט מוחלטת מכל אלה שנהנים מההצלחות שלנו יותר מכול, אלה שיכולים להעיד טוב יותר מכל אדם אחר על נחיצותו של הארגון ועל השינוי שהוא חולל בחייהם – הבוגרים (נקרא להם בוגרים למרות שמדובר בעצם בכל אחד שקיבל מכם שירות כלשהו) של הארגון.

אפשר לחשוב על הבוגרים שלכם כך: אם שיטת הגיוס מימון מהמונים היא הלהיט העכשווי וכולם רוצים לנסות אותה אז בוגרים הם ההמונים הפרטיים שלכם. הם כבר נמצאים מתחת לאף שלכם; במגרש שלכם. למה להתעלם ממקור מימון טבעי כל כך? צריך רק ליצור את המסגרת והתנאים הנכונים שיהפכו "משתמש" של הארגון לתורם שלו. קוראים למסגרת הזאת אגודת בוגרים.

מהם היתרונות של אגודת בוגרים?

• • אגודת בוגרים היא רשת חברתית טבעית של שגרירי הארגון שמתפרסת על פני שכבות שונות באוכלוסייה, הן המקומית והן הארצית (ובמקרים מסוימים גם הגלובלית)

• • חברי אגודת בוגרים הם מועמדים טבעיים לוועד המנהל

• • לחברי אגודת בוגרים נכונות רבה יותר ליצור עבור הארגון קשרים במגזר העסקי/פרטי והציבורי, בכל מקום שיש להם עצמם קשרים. הם פותחים דלתות עבורכם

• • אגודת בוגרים היא בסיס תמיכה שהולך ומתרחב באופן אוטומטי כל עוד הארגון קיים

• • וכמובן, אגודת בוגרים היא מקור מימון שוטף – בתנאי שיודעים איך להפעיל אותה

 

איך מקימים אגודת בוגרים?
חשוב לזכור שלכל אגודה יש קהל בוגרים מסוג מסוים. עזרתם למישהו להבריא? הקניתם כישורי חיים לילד בסיכון? הדרכתם יזמית צעירה איך להקים עסק? אולי בכלל מדובר בהורים או בני משפחה של מקבל השירות. לכל קהל יש חיבור קצת אחר לארגון אבל הבסיס להקמה ולהפעלה של אגודה כזו משותף לכל סוגי הקהלים. והחשוב מכול, אפשר להתחיל לחשוב עליה מיד, ברגע ש"הלקוח" הראשון מקבל את השירות שאתם מציעים.

כל "לקוח" מרוצה (גם אם הוא צעיר מאוד ותצטרכו לחכות כמה שנים עד שיגדל ויוכל להפוך לתורם) הוא חבר אגודה ותורם פוטנציאלי. אגודת בוגרים לא חייבת להיות ישות פורמלית עם תקנון, ועד מנהל וכו', ודאי לא בשלב הראשון. אפשר לחשוב על אגודת ידידים כעל בנויה משתי פעילויות:\r\n

1. 1. איחוד הבוגרים/משתמשים של הארגון (או בני משפחותיהם) במסגרת אחת (אולי פרט לתורמים משמעותיים)

1. 1. בניית תוכנית פעילות מתאימה וקבועה שתהדק את החיבור של הבוגרים לארגון ותיצור את התנאים לתמיכה שוטפת

מה צריך כדי להקים אגודה?

• • מספר מצומצם של בוגרים שמרוצים כל כך מהשירות שקיבלו מכם עד שהם מוכנים לקבל על עצמם להצטרף להקמתה של האגודה ולהפעיל אותה

• • מספר מעט גדול יותר של בוגרים שמוכנים להצטרף לאגודה כחברים ולהשתתף בתוכנית הפעילות שבניתם לה

מי צריך לעמוד בראש אגודה כזו לצד איש צוות מקצועי?

• • בוגר שבאמת מכיר את הארגון כפי שהוא היום ולא רק כפי שהיה כשקיבל את השירות

• • בוגר שמוכן להקדיש לארגון עצמו ולאגודת הבוגרים שלו את הזמן הדרוש

• • בוגר בעל אישיות כריזמטית שיכול להלהיב את חברי האגודה האחרים ולהניע אותם לתמיכה

איך מתחילים?

• • מקימים מאגר נתונים של כל הבוגרים, כולל פרטי קשר וכל מידע אחר שאפשר לדלות מהם. את המאגר הזה ממשיכים לעדכן כל עוד הארגון קיים. אם איבדתם קשר עם הרבה מהבוגרים שלכם במשך השנים, הקימו פורום קטן של בוגרים שיקבל על עצמו לחפש ולמצוא אחרים, כמו שעושים לקראת פגישת מחזור

• • ממנים אדם מתוך צוות הארגון לנהל את הצד האדמיניסטרטיבי של האגודה. איש זה הוא גם איש הקשר שכל חבר אגודה יכול לפנות אליו בכל עניין שהוא

• • מכינים תוכנית פעילות לשנה הקרובה: מפגשים, ביקורים, הרצאות וכל מה שיכול לעניין מספיק את החברים כך שירצו להשתתף אבל גם כך שימשיך לקרב את כולם לארגון וזה אל זה (לא כולם מכירים את הבוגרים האחרים בארגון, והיכרויות כאלה יכולות לעניין אותם מאוד)

• • נפגשים עם כל אחד מהבוגרים במאגר כדי להכיר אותם אישית, לשוחח איתם על רעיון האגודה ולהציע להם להצטרף אליה

• • חושבים יחד עם ההנהגה המתנדבת של אגודת הבוגרים על היעדים של האגודה לשנה הקרובה וגם לטווח הארוך:
    • • הפעילויות
    • • צירוף חברים חדשים
    • • הגיוס (עבור מה? כמה? ממי?)
    • • תקציב הפעילות

• • שולחים מייל ראשון (או כל צורת התקשרות אחרת שנראית לכם נכונה יותר) לכל מי שהביע רצון להצטרף (ואולי גם לאלו שלא, כדי שיראו מה הם מפסידים). מכריזים על הקמת האגודה, על מטרותיה ועל תוכנית הפעילות שלה לשנה הקרובה ומבקשים רעיונות, תגובות ומתנדבים להנהלת האגודה

• • קובעים תאריך לאירוע השקה (אפשר לכנות אותו פשוט מפגש כדי שלא יישמע מאיים), מתכננים אותו ומוציאים אותו אל הפועל. הוא לא חייב להיות גרנדיוזי, אבל מוכרח להעניק למשתתפים תחושה שהם יוצאים לדרך מעניינת ומרגשת ושהם שותפים לעשייה חשובה. באירוע הזה נדרשת נוכחות חובה של מנכ"ל הארגון, היו"ר שלו וכמה שיותר מחברי הוועד המנהל (האגודה הרי הוקמה כדי להוות מקור הכנסה לארגון). האירוע הזה הוא קריטי: אם בוגרים נוכחים לדעת שהאגודה רצינית ושיהיו לפעילות תוצאות ממשיות עבור ארגון שיקר לליבם, הם יישארו ויתרמו. ומי שלא היה בו וישמע עליו מכם ומהבוגרים האחרים אולי ירצה להצטרף

• • יוצאים לדרך: פעילויות נכונות + תקשורת נכונה ורצופה = תמיכה (אם מבקשים אותה)

הייתי רוצה להוסיף כמה מילים על תקצוב. לפעמים קשה למצוא מימון למאמץ כזה, במיוחד אם הוא עדיין לא הניב פירות. לעומת זאת ברור לכל המשתתפים שלא מדובר במועדון חברתי (למרות שחייבים ליהנות מהשתתפות באגודה כדי לגרום לאנשים להישאר בה), לכן אפשר במקרים מסוימים אפילו לבקש תמיכה מתורם עבור האגודה או להתחיל לגייס עבורה כבר עם הקמתה. בשלב מאוחר יותר, לאחר שבניתם מוניטין, אפשר להתחיל לחשוב על דמי חברות שנתיים.

וגם רציתי להוסיף משהו על מאגר הנתונים, על ערוצי תקשורת ועל התנגדויות:
שמרו כל פיסת מידע על כל בוגר. אי אפשר לדעת מתי פתאום תגלו חיבור מעניין בין אנשים. אתם גם לא רוצים לאבד קשר עם מישהו שאולי היום קשה לו לתמוך אבל ייתכן שמצבו הכלכלי ישתנה בעוד כמה שנים. אם לא תדעו איפה הוא, לא תוכלו לצרפו לאגודה.

מעבר לתוכנית הפעילויות של האגודה חשוב גם לשמור על קשר אישי עם כל אחד מהבוגרים ולספק להם את המידע הנחוץ באמצעות מייל, ניוזלטרים, טלפונים או כל דרך אחרת.

לגבי התנגדויות:

• • למי שטוען שקיבל מכם שירות כבר לפני שנים ולא מתמצא יותר בנושא, הסבירו בעדינות שאתם הייתם שם עבורו ברגעים הקשים של חייו ולכן הקשר ביניכם הוא לכל החיים

• • לגבי מי שאתם חוששים שיטען שאין לו זמן עבורכם בקשו מאחד הבוגרים שהוא כבר חבר באגודה להסביר שכולם מתנדבים וכולם עסוקים

• • לגבי מי שמהסס אם להצטרף ולהגיע לאירועים מפני שלא יכיר שם איש בקשו מאיש הנהלה מתנדב להיפגש איתו לקפה וליצור עמו קשר כדי שירגיש יותר "בבית"

• • למי שטוען שאתם רק רוצים ממנו כסף אפשר לומר: לא רק. אנשים מצטרפים ומגיעים לפעילויות כי הן מעניינות וכי אצלנו פוגשים אנשים מרתקים ויוצרים היכרויות חדשות. בוא ותראה בעצמך

 

---

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.