אתה מפתח משאבים והמנכ"ל שלך מתחמק מפגישות עם תורמים? אתה מנכ"ל שמעדיף לשלם למישהו אחר שיגייס עבורך את התקציב השנתי? ואולי אתה חבר ועד מנהל שבחר לארגון שלו מנכ"ל שמבין היטב את עולם התוכן אבל לא יודע איך לעמוד מול תורם ולבקש תמיכה? אתם לא לבד.
חברי ועד מנהל ומפתחי משאבים מגיעים פעמים רבות למסקנה שהמנכ"ל שלהם סולד מגיוס ואולי אפילו בז לכל העיסוק ה"משפיל" הזה, אבל אני רוצה להציע הסבר קצת אחר: קשה לעמוד בראש הפירמידה ולדעת שיש תחום שלם וחשוב של עשייה שאינך שולט בו. המחשבה שאתה לא מבין דבר וחצי דבר במקצוע חיוני כל כך לארגון יוצרת אי נוחות מסוימת.
רוב המנכ"לים מגיעים לארגון שלהם מעיסוק בעולם תוכן שבו יש להם ניסיון. עבור רבים מהם הפעם האחרונה שביקשו כסף היתה כשהיו ילדים וקיבלו דמי כיס מההורים. וכמה מהם נענו אז בשלילה?
הבעיה כפי שאני רואה אותה היא בדרך כלל חוסר ניסיון ולכן גם חוסר ביטחון, ואת שניהם אפשר לפתור באמצעות תכנון לוח זמנים.
את תכנון לוח הזמנים צריך להוביל המגייס. שום מגייס לא יכול כמובן להכריח את המנכ"ל שלו לשתף פעולה, אבל בארגון שהתברך במגייס חכם ובמנכ"ל בעל מעוף יש הרבה מה לעשות. צריך רק להקצות את הזמן לכך לפי התכנון הזה:
מדי חודש
מנכ"לים נוטים לתת ליומנים שלהם לנהל אותם. אם אתם רוצים להבטיח שלגיוס כספים יהיה מקום הולם בסדר יומו של המנכ"ל, ודאו שלכל מטלה יוקצב זמן מתאים ביומן.
הקימו צוות מצומצם לניהול כל מחויבויות המנכ"ל הקשורות בגיוס כספים. כדאי שהצוות יכלול עוד אדם אחד נוסף למנכ"ל ולמנהל פיתוח המשאבים כיוון שתחושת הצוות חשובה לשיתוף הפעולה וגורמת למנכ"ל להרגיש מחויב לפגישות. אני, למשל, אוהבת לצרף לצוות גם חבר ועד מנהל.
באמצע כל חודש כנסו את הצוות המצומצם הזה לפגישה שנקבעה מראש.
מטרותיה של הפגישה החודשית:
- להחליט אילו פגישות יקיים המנכ"ל בחודש הקרוב עם תורמים, עם פוטנציאלים ועם כל גוף מממן אחר ולקבוע מי יצטרף אליו
- לערוך תעדוף של רשימת הפגישות של המנכ"ל ולהקצות את הזמן המתאים לכל אחת מהן
- לערוך רשימה דומה של כל הפגישות שיקיים מנהל פיתוח המשאבים לאותו חודש ולתעדף גם אותה
- להוסיף ללוח הזמנים את כל שעות ההכנה וכל הפעילויות שנדרשות למנכ"ל כדי להתכונן לפגישות ולציין לעזרתו של מי יזדקק המנכ"ל בכל שלב
מנהל פיתוח המשאבים הוא שאחראי להזכיר למנכ"ל את דבר קיומה של כל פגישה 48 שעות מראש ולחזור על התדרוך לגבי מטרתה ואופן ההתנהלות שלה (אפשר כמובן במייל).
מדי שבוע
קיימו פגישה שבועית קבועה שאין לבטלה או לדחותה. הפגישה הזו מיועדת לשלושה אנשים בלבד:
- המנכ"ל
- מנהל פיתוח המשאבים
- מי שמנהל את יומנו של המנכ"ל
בכל שבוע חייבים השלושה להיפגש לשעה. הפגישות השבועיות האלה הן אולי השיעור החשוב ביותר בפיתוח משאבים ויעזרו למנכ"ל שלכם להצליח במשימת הגיוס.
על מנהל פיתוח המשאבים של הארגון להביא לפגישה:
- מפת גיוס עכשווית של הארגון. מסמך פשוט שמאפשר לבחון בבירור את התקדמות תהליך פיתוח המשאבים של הארגון בכלל והתקדמות התהליך עם כל תורם או פוטנציאל שעל הפרק בפרט
- מידע על אירועים שעומדים להתקיים, אם ישנם כאלה. מדובר בלא יותר מעמוד אחד שמאפשר למנכ"ל להתעדכן במה שכבר נעשה ובמה שיש עוד לעשות
- עדכונים על כל אנשי צוות פיתוח המשאבים (כולל חברי ועד מנהל ומתנדבים שמעורבים בגיוס): האתגרים שלהם, הקשיים שניצבים בפניהם וגם כמובן ההצלחות (העדכונים האלה עוזרים למנכ"ל להרגיש חלק מהעשייה וממחישים לו איך גיוס כזה מתנהל)
אולי יעניין אתכם גם: "איזה אחוז מהתרומה שלי הולך לתקורה שלכם?"
סיפור אמיתי: על מנכ"ל שוויתר למגייסיו על מטלה גיוסית אחת והגדיל את קופת הארגון
מה עונים למנכ"ל שדורש מכם לנצל קשר אישי לטובת הארגון?
- לוח הזמנים של מנהל פיתוח המשאבים לאותו שבוע: עם מה הוא מתמודד, לאיזו עזרה הוא זקוק
- כל האירועים בלוח הזמנים של המנכ"ל לאותו שבוע הקשורים לפיתוח משאבים: שוחחו על העומד להתרחש, חשבו יחד על דרכים נוספות להתכונן לפגישה וחזרו על רשימת הפעולות שיש לבצע מיד אחריה. ודאו שמי שמנהל את יומנו של המנכ"ל מעודכן ודואג לבצע את מה שסוכם מראש
קל מאוד לתת לחודש או חודשיים לחלוף מבלי לקיים את הפגישות האלה אבל אל תוותרו עליהן. הן לא טריוויאליות מפני שהן יוצרות אג'נדה, פשוטו כמשמעו: הן מחדירות את עבודת הגיוס, על כל שלביה ומרכיביה, לסדר יומו של המנכ"ל ולא פחות מכך – לתודעתו. הן מבטיחות שתהליך הגיוס יצבור תאוצה ושהמנכ"ל ייקח בו חלק פעיל ומספקות לו תמיכה והדרכה לאורך כל הדרך. הליווי השוטף של המנכ"ל וההדרכה והתמיכה שאתם מציעים לו בפיתוח המשאבים של הארגון מעמיק את הבנתו בתחום ומבטיח את מחויבותו לתהליך.
מנכ"לים לא שונאים לגייס. הם פשוט לא תמיד מבינים במה כרוכה המלאכה הזאת ולא מרגישים נינוחים בעשייה שונה כל כך משאר מטלות הניהול שלהם. האחריות ללימוד תהליך הגיוס היא של מנהל פיתוח המשאבים. אם יצליח לקרב את המנכ"ל שלו לעשייה החשובה הזאת הוא יקטוף בסופו של דבר את הפירות.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
