השאלה הנשאלת ביותר בדיון על ועדי מנהלים לאחר סוגיית המעורבות בגיוס ונתינת תרומה אישית היא כמה חברים אמורים לשבת בוועד המנהל. והתשובה: זה תלוי.
אין נוסחה אחידה שמתאימה לכל העמותות. כל מנכ"ל ויו"ר חייבים לשאול את עצמם כמה שאלות בסיסיות על צורכי הארגון, על יכולותיו ועל רצונותיו העכשוויים (התשובות הרי ישתנו לאורך חיי הארגון) ובהתאם לתשובות לחשב את מספר החברים המיטבי.
רוצים לדעת כמה חברים כדאי שישבו בוועד המנהל שלכם? לפני שאתם מכריעים, הנה כמה פרמטרים שיש לשקול:
גדול יותר הוא לא תמיד חזק יותר
אל תצאו מנקודת הנחה שוועד מנהל גדול יותר יהיה בהכרח פעיל יותר. מיניתם 13 איש וארבעה מהם אינם פעילים? יש לכם בעצם רק תשעה חברי ועד. ביקשתם מארבעת החברים שאינם פעילים לפנות את מקומם לטובת ארבעה חברי ועד חדשים? יש סיכוי טוב ששניים או שלושה אחרים ירגישו שהשורות מלאות ויהפכו בהדרגה לפעילים הרבה פחות. זה קורה לא פעם, ולכן אין טעם להגדיל את מספר חברי הוועד רק כדי להתאמץ ולכנס בכל פעם פורום גדול יותר.
עוד כתבות בנושא
- מדריך להגבלת כהונת חבר ועד מנהל
- איך לשכנע ועד מנהל להשקיע יותר בגיוס
- מתכון לתכנון ישיבת ועד מנהל ששום חבר לא ייעדר ממנה
גודל הוועד משפיע על כוח האדם
ועד מנהל גדול מצריך צוות שיתחזק את הקשר עם כל אחד מחבריו, יפעיל את כולם וייענה לכל צורכיהם. ממספר חברים מסוים ומעלה תגלו שאין לכם ברירה אלא לאייש משרה של מתאם פעילות הוועד המנהל. ככל שחברי הוועד המנהל מעורבים יותר בוועדות לנושאים שונים ובגיוס כך נוצר צורך גדול יותר בעבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת:
- תיאום ישיבות של הפורומים השונים
- השתתפות בכל הישיבות, רישום פרוטוקולים, עריכתם וחלוקתם
- שמירה על קשר שוטף עם כל חבר בטלפון, במייל וגם פנים אל פנים כדי לתחזק את הקשר איתו ולספק לו את כל המידע שהוא רוצה או צריך
- הפקת מוצרים ייעודיים לחברי הוועד כגון מסמכי סיכום, ניוזלטר או דוחות
- ניהול אדמיניסטרטיבי של מערכת היחסים של המנכ"ל עם כל אחד מחברי הוועד
כל הפעולות האלה אמנם נושקות למלאכת הגיוס אבל כשמדובר בוועד מנהל של 15 איש, שום מגייס או מנכ"ל לא יכול לקבל על עצמו את כולן בנוסף לעבודה השוטפת שלו.
גדול יותר יכול להיות גם יקר יותר
גם עלות כספית היא מרכיב שחשוב להביא בחשבון כשמחליטים להרכיב ועד מנהל גדול – גיבוש שוטף של הקבוצה, למשל, הוא כמובן באחריותכם ודורש מימון; ייתכן שכמה מחברי הוועד גרים במקומות מרוחקים ויבקשו מכם לממן את עלויות הנסיעה למפגשים השונים; ואולי תיאלצו לממן בעצמכם אירוע בביתו של חבר ועד שיכול להביא אליו קבוצה מעניינת של תורמים פוטנציאליים. ככל שהוועד גדול יותר, כך גם העלויות הכספיות הכרוכות בהפעלתו יהיו גבוהות יותר.
מספר אי זוגי הוא לא מטרה בפני עצמה
ועד מנהל הוא לא בית משפט, ואין צורך בהרכב אי זוגי של חברים כדי שיהיה אפשר תמיד לקבל החלטות בהצבעה הראשונה. להפך – אם הגעתם למצב שבו הדעות חלוקות לשניים כמעט באופן שווה, עדיף לאפשר לאנשים להמשיך ולדון בנושא עד שיהיה רוב מוחלט של חברי ועד בעניין זה או אחר. לארגון עצמו יהיה קשה לפעול אחר כך על פי החלטה שהתקבלה על חודו של קול.
קטן ורזה יכול להיות גם לא בריא
אמנם יש משהו סקסי ברעיון להרכיב ועד מנהל קטן וקומפקטי, מספר מצומצם ביותר של אנשים שלא ידרשו מהארגון משאבים רבים לתחזוק או לגיבוש ויאפשרו "לנהל" אותו בקלות. הקושי בוועד כזה הוא שאין בו מסה קריטית של דעות שונות שמאפשרות דיון בריא בנושאים חשובים מאוד לארגון. זה אולי נוח יותר למנכ"לים חזקים שרוצים שיניחו להם לנהל את הארגון כראות עיניהם, אלא שזו אינה מטרת הוועד. ועד מנהל נועד כדי להתוות מדיניות ולקבל החלטות, ואת זה עושים תוך כדי השמעת קולות שונים ודיון ממצה.
כל חבר צריך מקום סביב השולחן
לכל חבר ועד צריך להיות מקום סביב השולחן, פשוטו כמשמעו. חשוב שרוב הפגישות של הוועד המנהל יהיו בארגון עצמו, דבר שנותן קונטקסט ומשמעות לדיווח ולדיון. לכן אם צריך למצוא מקום אחר גדול יותר כדי לקיים בו ישיבות או שכינוס הוועד בחדר המנכ"ל בארגון יוצר צפיפות לא נעימה יקרו אחד משני תרחישים: אנשים לא יגיעו או שהדיון יתנהל בחופזה. תחושת נוחות פיזית תורמת רבות לדיון דינמי ובריא. אי נוחות גורמת לאנשים להימנע מלהגיע.
הקמת ועדות במינון הנכון
הקמת ועדות לנושאים שונים היא הדרך המקצועית והטובה ביותר להפעיל קבוצה גדולה יותר של אנשים ולדאוג שכל הנושאים החשובים יטופלו באופן שוטף ומלא. אבל אם מקימים מספר גדול מדי של ועדות ביחס למספר החברים ובכך מאלצים כל אחד מהם להשתתף בשלוש או בארבע ועדות בעת ובעונה אחת או אפילו אחת אחרי האחרת ללא הפוגה מתקבלת על הדעת ביניהן, יוצרים עומס בלתי נסבל על כל אחד מחברי הוועד.
ייתכן שחלק מההנהגה המתנדבת האיכותית יותר נמצאת מחוץ לוועד המנהל
אל תשכחו שאפשר לגייס הנהגה מתנדבת מעורבת ופעילה שמוכנה לתרום ולפתוח דלתות גם מבלי לשבת בוועד המנהל. אפשר גם להקים ועדה למטרה ספציפית, תחומה בזמן, ולצרף אליה אנשים שאינם בוועד המנהל. יש יתרונות רבים לחברים טובים שרוצים ביקרכם ולא מבקשים לקבל על עצמם תפקיד פורמלי.
לסיכום, השאלה שצריך לשאול פחות היא "כמה אנשים צריכים לשבת בוועד המנהל?" ויותר "לכמה אנשים אנחנו זקוקים כדי לקדם את הייעוד שלנו?"
נתחו באופן קר ומחושב את פרופיל הוועד המנהל האידיאלי של ארגון כמו שלכם ברגע זה. אילו מאפיינים, מיומנויות וניסיון חיים חשוב שיימצאו סביב שולחן הוועד שלכם כרגע? אילו מהם כבר קיימים ואילו עדיין צריך לגייס?
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
