מתמחים-מתנדבים בארגונים ללא כוונות רווח הם לא תופעה חדשה. בארצות הברית מעסיקים מתמחים-מתנדבים על בסיס קבוע, וגם בארץ יש ארגונים שמעסיקים כאלה מעת לעת או אפילו כל השנה.
החשש של ארגונים מבזבוז זמן יקר על אנשים צעירים חסרי ניסיון שמתנדבים רק לתקופה מוגבלת הוא טבעי ומובן. אבל השבוע פגשתי ידיד, מנכ"ל של ארגון ישראלי קטן, שסיפר בהתלהבות על קוקטייל פרידה שערך לאחרונה על גג ביתו כדי להודות ל-11 הצעירים והצעירות שהגיעו ארצה הקיץ כדי להתנדב בארגון שלו. מדבריו היה ברור שלא היה מוותר על ההעסקה שלהם ולו לרגע.
אז מהן המיומנויות המיוחדות שמביאים איתם צעירים כאלה לארגון כמו שלכם; איך הם יכולים לחסוך לכם עלויות ולקדם עשייה חשובה; אילו יתרונות תהיה להעסקתם בטווח הארוך; ואיך רצוי לשלב חבורה צעירה ואנרגטית כזו בארגון שבו כולם עסוקים בכל רגע נתון?
נתחיל בכמה הבהרות:
- אין טעם להעסיק מתמחים-מתנדבים אם הארגון לא באמת מוכן להשקיע בהם ולא מבין את הערך בהעסקתם.
- מתמחים-מתנדבים לא חייבים להגיע רק מחו"ל. אין שום מניעה להעסיק צעירים ישראלים מרחבי הארץ.
- העסקתם של מתמחים-מתנדבים לא חייבת להיות מוגבלת לחודשי הקיץ בלבד. יש ארגונים שתוכניות ההתנדבות שלהם מתפרסות על פני כל השנה.
עוד כתבות בנושא
- ההתנדבות של המגזר העסקי שווה הרבה כסף
- איך הופכים מתנדב למגייס
- 5 המכשולים הגדולים בעבודה עם שירותי פרו בונו
- כמו בכל מיזם, גם לפרויקט כזה יש חסרונות, והוא דורש תכנון, פיקוח וליווי.
- יש מודלים שונים של העסקת כוח אדם צעיר מהסוג הזה. עובדי קיץ יכולים להתנדב או שאתם יכולים להתייחס אליהם כאל שכירים. ההחלטה אם לשלם או לא וכמה (אולי להסתפק בהוצאות וב"דמי כיס") היא שלכם אבל תלויה כמובן במותר בחוק ולכן רצוי להתייעץ עם מומחים ולא לשכוח לברר גם את עניין הביטוח.
האם התשלום הוא שמושך את הצעירים אליכם? מובן שלא. הוא אמנם משחק תפקיד כי באופן טבעי היכולות הכלכליות שלהם מוגבלות, אבל העשייה החברתית שלכם וההתלמדות שאתם יכולים לספק להם הן מוקד משיכה גדול הרבה יותר.
- אילו עבודות שיווק וגיוס יכולים צעירים בלתי מנוסים לעשות עבורכם? בעיקר אותן עבודות שאתם מתקשים למצוא להם כוח אדם מתאים ושאתם לא ממש נלהבים לעשות בעצמכם:
- מיפוי מקורות מימון בארץ ובחו"ל במאגרים באינטרנט
- מחקר על פוטנציאלים קיימים ותורמים חדשים (פרטיים ועסקיים, בארץ ובחו"ל)
- הזנת נתונים במערכת ניהול התורמים ועדכונה השוטף
- ניסוח טיוטות של מכתבי תודה, של דוחות לתורמים ואפילו של בקשות
- איסוף חומרים לניוזלטרים ולדוחות שנתיים
- תיעוד סיפורים ואימפקט לחומרי שיווק וגיוס עתידיים
- איסוף נתונים להערכת פרויקטים
- עזרה בתכנון אירועים
- עדכון האתר והכנת חומרים עבורו
- תכנון, הכנה והעלאת פוסטים וחומרים ויזואליים לפייסבוק ולשאר הרשתות החברתיות
- עזרה בתכנון וביישום ביקורי תורמים
ברור לכולנו שהמשימות האלה נחוצות לפיתוח משאבים מוצלח. האם אתם מספיקים לעשות את כולן? עבור צעירים וצעירות שנולדו לתוך העידן הדיגיטלי ובין כה וכה צמודים לטלפון החכם ולמחשב הנייד הן לא קשות להבנה ולביצוע, ודאי לא ברמה הבסיסית.
הצעירים האלה אמנם לא מבינים את החזון, את הייעוד ואת קהלי היעד הספציפיים שלכם וגם לא את חיי היומיום בארגון החברתי, אבל אם תספקו להם הכשרה קצרה, ליווי ופיקוח צמודים, הם יהפכו במהרה לכוח אדם שיכול להשלים את העשייה המקצועית שלכם בדיוק במקומות שאליהם אתם לא מספיקים להגיע.
ההשקעה בדור הצעיר הזה יכולה להוכיח את עצמה גם בטווח הארוך. אם חוויית העשייה החברתית שסיפקתם להם תישאר חרוטה בזיכרונם ואם תיטיבו לשמור איתם על קשר, הם יהפכו במהרה לשגרירים שלכם ובבוא היום אף לתורמים שלכם.
השתכנעתם שכדאי לשלב מתמחים צעירים במצבת כוח האדם? תכננו את קליטתם בארגון כפי שאתם מתכננים פרויקט חדש. הנה כמה צעדים חשובים שכדאי לנקוט:
- ספקו למתמחים-מתנדבים עבודה אמיתית
המשימה החשובה ביותר שלכם היא לספק למתמחים-מתנדבים משימות אמיתיות שנחוצות לארגון ובו בזמן מאתגרות ומרתקות אותם וגורמות להם להרגיש יעילים ומוערכים.
- הגדירו מראש את נוהלי העבודה עם המתנדבים
חשוב לערוך תיאום ציפיות ולדאוג שכולם, גם הצוות המקצועי הקבוע, יבינו את טיבו של המשאב החדש הזה ואת הגדרות התפקיד שלו. אוריינטציה לצוות ולמתמחים-מתנדבים תבטיח השתלבות מהירה וחלקה ועבודה יעילה בהרבה.
- ספקו למתמחים-מתנדבים מדריך לשאלות נפוצות
כדי לעזור למתנדבים הצעירים להכיר את העמותה ואת התוכניות שהיא מפעילה, להבין את התרבות הארגונית, את החזון ואת הייעוד, ולדעת למי לפנות במקרה הצורך, הכינו עבורם רשימת שאלות נפוצות והעלו אותו לדף ייעודי באתר או הדפיסו אותו ותנו אותו לכל מתנדב.
- ספקו לצעירים הכוונה במציאת מקום מגורים, אם יש צורך בכך
אם הצעירים האלה מגיעים מחו"ל או אפילו מאזורים אחרים בארץ, סביר להניח שהם לא מכירים את הסביבה הגיאוגרפית שלכם וזקוקים להכוונה ולעצות למציאת מקום מגורים. אם תעזרו להם, הנחיתה בארגון תהיה קלה יותר, והם כמובן יעריכו מאוד את האכפתיות שלכם.
- אפשרו גמישות בשעות העבודה וזמן פנוי לבילוי מחוץ לארגון
מדובר בכוח אדם שעדיין לא רגיל למקום עבודה מסודר ולימי עבודה ארוכים. הצעירים האלה מעוניינים גם לחוות את העיר או את המדינה שאליה הגיעו לתקופה קצרה. היכולת שלכם להבין את הצרכים שלהם רק תגביר את רצונם להיענות לכם ולרצות אתכם.
- מנו מנהל לפרויקט
מינוי אחראי לפרויקט המיוחד הזה הוא הדרך הטובה ביותר להבטיח שהוא יתנהל על מי מנוחות. למתנדבים תהיה כתובת אחת לשאלות ולבקשות, ואתם תדעו תמיד שמישהו דואג לתפעל את הפרויקט בהצלחה ולעמוד ביעדים. אף אחד בארגון לא רוצה או מסוגל לקבל עליו את האחריות הזו? מנו את אחד המתמחים-מתנדבים למנהל.
- הזמינו נציגי אוניברסיטאות, מכללות, פדרציות ומקורות כוח אדם אחרים לביקור
מקורות טובים לכוח עבודה צעיר ומזדמן הם אוניברסיטאות, מכללות בארץ ובחו"ל וכמובן הפדרציות והארגונים השונים בחו"ל שמעוניינים לשלוח קבוצות צעירים ארצה לחודשי הקיץ. הזמינו אותם לביקור ושווקו להם את פרויקט ההתמחות כדי שיפנו אליכם את האנשים הנכונים.
- אפשרו לצעירים גישה להנהלה הבכירה ולמנהיגות המתנדבת
כל אדם רוצה להרגיש מוערך, גם צעירים שבאים לעבוד אצלכם רק בחודשי הקיץ. נגישות לאנשים הבכירים והמעניינים ביותר בעשייה החברתית שלכם תעשיר את החוויה שלהם ותעצים אותה. למה לא לבקש מיו"ר הוועד המנהל או מהמנכ"ל להזמין אותם לשיחת היכרות ולסקירה של עולם התוכן שלכם? זו דרך נהדרת "למכור" את פרויקט המתמחים להנהלה ולהנהגה ואת הארגון למתנדבים.
- קיימו ראיונות מסכמים
קיימו ראיונות סיום עבודה עם כל אחד מהמתמחים-מתנדבים שלכם, בין אם פנים אל פנים ובין אם בטלפון. זו דרך מצוינת לקבל משוב על חוויית העבודה אצלכם ובכך לשפר את התוכנית לקראת המחזורים הבאים וגם הזדמנות להבין איך אתם נתפסים בעיניו של אדם מחוץ לארגון שצופה מקרוב בעבודה שלכם.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
