למה עדיף לגייס בארוחת בוקר: חלק ב' – תוכנית ולוחות זמנים

אחרי שסיפרנו לכם על היתרונות של קיום ארוחת בוקר למטרת גיוס הגיע הזמן להתייחס לתכנון ולהפקה של אירוע כזה – איך בונים את לוחות הזמנים, איך בוחרים את הקהל המתאים ואיך מרכיבים תוכנית שתגרום לכל אחד מהמוזמנים להגיע, לתרום בנדיבות ואף לספר לכל הקולגות בעבודה על החוויה מעוררת ההשראה שסיפקתם להם זה עתה.

מיודענו אריק האנברג כתב מדריך קצר למפתחי משאבים ובו גם עצות להפקת אירוע ארוחת בוקר. אנחנו מביאות את עיקריהן כאן בשינויים קלים בהתאם למציאות הגיוס כאן בארץ.

בראש ובראשונה כדאי להבהיר שלא כדאי לצאת למבצע כזה, שהוא מעט שונה ועדיין לא מוכר במחוזותינו, מבלי לקבל לא רק את הסכמת הוועד המנהל אלא את שיתוף הפעולה המלא שלו.

עוד כתבות בנושא

הגיעו לישיבת הוועד מוכנים. הראו להם טיוטה ראשונית של התוכנית ושל התקציב והסבירו להם על היתרונות, על קהל היעד הרלוונטי מבין הקהלים שלכם ועל הסכום שאתם מעריכים שתוכלו לגייס. אם תצליחו להוכיח שהעלות קטנה יחסית לרוב אירועי הגיוס האחרים ושהאירוע יעזור לכם למנף את הקשר עם כל פוטנציאל שיגיע, תוכלו לשכנע את רובם בקלות.

ברגע שיאשרו את קיום ארוחת הבוקר בקשו מהם להתחייב להזמין כל אחד חמישה עד שבעה איש ולהבטיח שכל אחד מהם אכן יגיע.

כאן תצטרכו להחליט על מחיר הכרטיס. אם תרצו אפשר בהחלט להחליט שלא יימכרו כרטיסים אבל שכל אחד יתבקש לתרום סכום כלשהו. אפשר, כמו במקרה שסיפר עליו האנברג בחלק הראשון של המדריך, לקנות מראש שולחן ולהזמין אליו כמה אנשים שכל אחד מהם יתחייב לתרום סכום כלשהו. זו בהחלט שיטה מקובלת. אפשר גם להחליט לממן את האירוע כולו על ידי חסויות.

שלושת המרכיבים העיקריים של אירוע גיוס בארוחת בוקר הם תוכנית, מקום ומשתתפים. נתחיל בתוכנית.

התוכנית

אפשר לבקש משניים או שלושה ממקבלי השירות לדבר כל אחד כמה דקות או שאפשר לכבד מישהו מיוחד ולבנות את התוכנית סביבו (מייסד פורש, אורח מחו"ל שקשור לייעוד וכו'). זכרו שמדובר בארוחת בוקר, ולכן אנשים שהסיפורים שלהם רגשניים וטראומטיים במיוחד יצטרכו למצוא דרך לתמצת את סיפורם ולעדן אותו. אירוע בשמונה בבוקר אינו יכול להיות סוחט רגשית או מדכא.

כדי למצוא את האדם הנכון דרוש זמן ולכן הקדישו לחיפוש את כל הזמן הדרוש. ללא תוכנית מעניינת ומסקרנת לא יהיה לכם אירוע ולא תוכלו לגייס תרומות. חפשו אנשים שעשו משהו מעניין או עברו תהליך מרתק. הדגש שלכם צריך להיות על אנשים בעלי סיפור ולא על אנשים בעלי ידע. אולי בין החברים והמכרים שלכם יש אדם כריזמטי שיש לו סיפור מרתק ושיודע לספר אותו בצורה סוחפת.

המקום

אם מישהו מסקרן או ידוע במיוחד ידבר באירוע תזדקקו למקום גדול יותר כי באופן טבעי אנשים רבים יותר ירצו להגיע. לכן כדאי לסגור את התוכנית לפני שמחפשים מקום. אם האירוע מצומצם יותר אתם יכולים לבקש מחֶברה מסוימת להשתמש באחד מחדרי הישיבה שלה או באולם שעומד לרשותה (כך גם תוכלו לשכנע יותר מבעלי התפקידים החשובים בה להגיע ולהפוך לתורמים).

כשמדובר באירוע קצר בדרך לעבודה, האירוע חייב להתקיים במקום שקל להגיע אליו, שיש בו חניה מסודרת ושאפשר להגיע ממנו בקלות ובמהירות לעבודה.

אולמות אירועים פנויים בדרך כלל בשעות הבוקר המוקדמות ולכן בעלי המקום אולי יסכימו להעמיד אותו לרשותכם ללא עלות ובתשלום סמלי עבור ארוחת הבוקר הקלה. אל תוציאו סכומי עתק על מקומות מפוארים ומהודרים. המיקום והתפריט הם שחשובים. התפריט צריך להיות באיכות גבוהה אך כדאי שהמנות לא יהיו מורכבות מדי ולא יסיטו את תשומת לבם של המשתתפים מהתוכנית. הקפה חייב להיות משובח והאוכל חייב להיות טרי.

המשתתפים

עכשיו הקדישו את כל זמנכם לחיפוש משתתפים מבסיס התמיכה שלכם ומבין החברים שלכם ושל חברי הוועד המנהל. אירוע בוקר עם כיסאות ריקים הוא אירוע עצוב. מלאו כל כיסא. אם החלטתם לבקש מתורמים וחברי ועד מנהל לקנות שולחנות, עזרו להם למכור אותם והכינו להם טיפים לשכנוע האורחים ולניהול השולחן בזמן האירוע. כך יקל עליהם לגייס עבורכם. אתם אמורים לדעת כמה אנשים יגיעו עוד לפני שאתם שולחים הזמנות.

פרט לשלושת המרכיבים העיקריים יש לתת את הדעת גם למרכיבים נוספים:

ההזמנות

בארוחת בוקר יש משהו אינטימי ולכן ההזמנה צריכה לשדר אינטימיות כדי להבטיח שאנשים אכן יגיעו. על ההזמנה צריך להיות חתום תמיד יושב ראש הוועד המנהל.

כתבו אתם את הטקסט. מצאו דרך ישירה, חברית ולא רשמית מדי להזמין את הפוטנציאל לאירוע. מצאו אימג' תואם, משהו נחמד, לא בומבסטי, לא מתקתק מדי, כזה שמשדר ענייניות אבל בה בעת מסקרן. בקשו מהיו"ר לאשר את הטקסט. אם מספר המוזמנים לא גדול במיוחד, ייתכן שהוא יסכים לחתום אישית על כל הזמנה לאחר שתודפס. אם לא, השתמשו בחתימה אלקטרונית.

חשוב שההזמנה תבהיר בדיוק את מטרת האירוע, את התוכנית הצפויה ואת הציפיות שלכם מהאורחים. באותה מידה היא צריכה לסקרן מספיק כדי שאיש לא ירצה לסרב לה. אל תשכחו לבקש מהמוזמנים לאשר את השתתפותם. אם לא תדעו כמה אנשים יגיעו בפועל, לא תדעו כמה מנות להזמין, כמה כיסאות ריקים עומדים להיות לכם או אם המקום שהזמנתם גדול מספיק.

לאחר משלוח ההזמנה מותר להתקשר ולוודא שהיא הגיעה. מותר גם להתקשר ולהזכיר לאורחים כשבועיים לפני האירוע. בזמן השיחות האלה אתם בהחלט יכולים לבקש מהמוזמנים להציע שמות של אנשים נוספים. רשימת המשתתפים יכולה, ואפילו צריכה, להמשיך ולהתרחב עד הרגע האחרון.

אם יש לכם מוזמנים שמשתהים ומהססים, בקשו מחברי הוועד להתקשר ולשכנע אותם.

סגירת התוכנית

את התוכנית שרטטתם כבר לפני כמה חודשים אבל זה הזמן לסגור את כל הפינות ולבדוק אם יש צורך בשינויים.

אל תתפתו לנהל את האירוע בעצמכם. אתם זקוקים כאן למתנדב, למישהו שמשדר מחויבות מתוך רצון והתלהבות (כמו חבר ועד מנהל) ולא לאיש מקצוע בשכר. חפשו אדם שיודע לדבר מול קהל. מישהו שמשדר חום ולבביות, אבל גם מישהו שלא ישכח לרגע את המטרה האמיתית של כל האירוע הזה.

שבו ותכננו את הזמן. אורכם של רוב אירועי הבוקר האלה הוא כשעה. הנה לו"ז לדוגמה מתוך ספרו של האנברג:

07:00 פתיחת דלתות והרשמה (תזדקקו לכמה מתנדבים)

07:30 ארוחת הבוקר מוגשת

07:40 ברכות של המנחה והצגת היו"ר

07:45 מילות ברכה של היו"ר והצגת המנכ"ל

07:50 מילות ברכה של המנכ"ל והצגת הדובר הראשון

07:55 הדובר הראשון מציג את הפרזנטציה שלו

08:10 המנחה מציג את הדובר השני

08:12 הדובר השני מציג את הפרזנטציה שלו

08:25 הקרנת סרטון

08:30 המנחה מספר על הארגון ומבקש תרומה (על פי האופן שעליו החלטתם)

08:40 התרומות ניתנות (על פי האופן שעליו החלטתם)

08:45 מתפזרים

התאימו את לוח הזמנים הזה לצרכים שלכם אבל אל תאריכו בדברים, אחרת אנשים פשוט יקומו וילכו לדרכם ולא יגיעו לאירוע נוסף שתקיימו.

בקשת התרומה

גם אם בסופו של דבר אנשים יתחייבו לסכום חודשי קטן, אל תבזבזו את ההזדמנות הזאת לבקש תרומה גדולה. אנשים הגיעו אליכם עוד לפני העבודה, קיבלו ארוחת בוקר טובה והקשיבו לכל מה שסיפרתם על הצורך ועל המענה שאתם נותנים לו. אחרי כל זה אפשר לבקש תרומה מכובדת בלי לחשוש. גם אם תקבלו פחות ממה שביקשתם, זו ההזדמנות להציג את עצמכם כאנשים שעושים דברים גדולים. ודברים גדולים דורשים תקציבים בהתאם.

האדם שיבקש את התרומה בשם הארגון צריך לזכור את הנקודות הבאות:

עד כמה דחוף הצורך – כפי ששמעו כולם קודם לכן
עד כמה מיומן הארגון בסיפוק מענה לאותו צורך
עד כמה זקוק הארגון לתמיכה של כל אדם ואדם בחדר כדי להמשיך לעשות את העבודה
כמה תרצו שיתרמו (כדאי שהתרומה תהיה עבור משהו ספציפי. למשל 1,000 ש"ח יאפשרו לכם לשתף נער ממשפחה קשת יום בתוכנית שלכם לאורך שנה שלמה). תנו לנוכחים כמה אפשרויות אבל התחילו במשמעותית יותר
לסיים בתודה, תודה, ושוב תודה

אפשר להריץ שקופיות עם תמונות שונות של העשייה שלכם בזמן בקשת התרומה כדי להמשיך ולהזכיר לאנשים עד כמה היא נחוצה ומועילה.

בשום פנים ואופן אין ללחוץ על אנשים לתרום. תרומה היא אקט התנדבותי. קיימתם את כל האירוע הזה כדי לשכנע את הנוכחים להפוך לתורמים. המשימה שלכם היא לשכנע אותם ולא לדחוק אותם לפינה.

חזרו למשרד, בדקו את העלויות הסופיות, הכניסו את כל התורמים החדשים למערכת ה-CRM ושלחו לכל מי שנכח – גם אם עדיין לא תרם – תודה אישית.

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.