פיתוח משאבים הוא מקצוע שמצריך איסוף תמידי של נתונים על צרכים עכשוויים, על צרכים עתידיים, על מקורות מימון קיימים ועל מקורות מימון פוטנציאליים, על מתנדבים ומקבלי שירות, על פרויקטים ועל תוכניות. ככל שתצליחו יותר במשימת האיסוף כך יהיו בידיכם יותר ויותר נתונים שעל פיהם תחליטו באופן מושכל על כל צעד נוסף.
אבל נתונים הופכים יעילים ממש אם יודעים איך לנתח אותם בזמן אמת כדי לקבל תמונת מצב נאמנה ועדכנית. מי שמשתמש במערכת לניהול מידע – ובעיקר מי שכבר הטמיע את סיילספורס וגילה שמלאכת פיתוח משאבים יכולה להיות הרבה יותר מתוכננת וקלה – יודע גם מהם דוחות וכמה הם יעילים באיגוד נתונים, איך יש בכוחם לחלץ מידע מכל עשייה שלכם במהירות ובקלות ליצירת תמונת מצב עדכנית שלמה.
אלא שרבים מהאנשים שאתם מעוניינים לשתף בדילמות ובהצלחות של הארגון עלולים להתייחס לדוחות שלכם כאל מצבור נתונים יבשים. אם לא קל לקרוא ולהבין אותם, אם צריך להתעמק בהם כדי לקבל את התמונה השלמה, יש סיכוי גדול שחבר הוועד או התורם פשוט לא יעשה זאת, ואם כן יטרח לרפרף על פני המספרים הוא עלול לקבל תמונת מצב מוטעית.
הפתרון? לוח מחוונים שאוסף את כל הנתונים בדוח ומציג אותם בצורה מרוכזת ובאופן ויזואלי ופשוט, בדיוק כפי שלוח מחוונים במכונית מציג נתונים לגבי המכונית. וכמו במכונית אפשר להפיק לוח שבו סדרה של תצוגות (מד דלק לצד מד שמן לצד מד מהירות) ולקבל תמונה שלמה יותר, יפה יותר, תקשורתית יותר. במילים אחרות לוח מחוונים של מפתח משאבים הוא רפרזנטציה ויזואלית של כל המידע החשוב ביותר לביצוע מטרה זו או אחרת שתצוגתה מאפשרת להבין אותה במבט חטוף ועוזרת לפקח על התקדמות הארגון ועמידתו ביעדים שהציב לעצמו.
אפשר, למשל, לקחת דוח שהוכן על תוצאותיו של פרויקט ודוח שהוכן על גיוס המימון עבור אותו פרויקט ועוד דוח שמציג את התכנון העתידי של הפרויקט. דוח אחד יכול להיות מוצג כעוגת פאי, דוח שני כפירמידה ודוח שלישי כעמודות. מוסיפים צבעים שונים, מציבים אותם זה לצד זה, והרי לכם לוח מחוונים ויזואלי, צבעוני, קל להבנה, שמציג מידע חשוב ועדכני.
ביקשנו משי ארון, שמגיע מהעשייה האלכ"רית והיום עוזר לארגונים שעושים את צעדיהם הראשונים בהטמעת מערכת ניהול נתונים, לתת לנו כמה דוגמאות אפקטיביות לשימוש בלוח מחוונים:
"אם מגייס רוצה לתת לקהל מסוים תצוגה בזמן אמת של התקדמות הפרויקטים השונים בארגון, הוא יכול למשל לשרטט גרף התקדמות לפי יעדים:
"גרף כזה מאפשר לקבוע טווחי יעדים, למשל מספר המתנדבים לגיוס או סך התרומות עבור פרויקט מסוים. גרף פופולרי נוסף הוא העוגה:
"עוגה כזו עוזרת להבין את הרכיבים השונים בכל שלם שתגדירו (מספר התרומות שקיבלתם השנה וסוג התרומות, כמו תרומות מעסקים, מקרנות, מתורמים פרטיים כו') העוגה מציגה את מאפייני מקורות המימון ואת האופן שבו הם מתפצלים בין סוגי הפעילות השונים שלכם.
"בתחילת הליך ההטמעה של מערכת ניהול נתונים מתייחסים מפתחים רבים אל לוח המחוונים כאל גימיק יפה אבל מהר מאוד מתחילים להגדיר עוד ועוד דוחות ולהפיק מהם תצוגות גרפיות נוספות בלוחות המחוונים השונים.
"כמובן, מנקודת ראותם של מנהלי הארגון, הגרפים המבוקשים ביותר הם העמודות וקווי המגמה:
"אלה נועדו לספק מבט אסטרטגי על פני תקופת זמן כדי להבין מגמות באבולוציה הארגונית. כך לדוגמה ארגון יכול לראות בקלות שעם השנים הלך ותפח תחום פעילות מסוים ונהיה מרכזי או שמספר התורמים הפרטיים הולך וקטן והארגון נשען עכשיו יותר ויותר על תרומות מהמגזר העסקי.
"הערך המוסף של תצוגה כזאת הוא האפשרות של הארגון לעקוב בזמן אמת ובאופן שוטף אחר הפעילות ולעזור לו להבין בקלות את מצבו וכך להפוך לדינמי ויעיל יותר."
ארון גם מפנה את מי שרוצה ללמוד קצת יותר על לוחות מחוונים לסרטונים שהכינה סיילספורס עבור לקוחותיה.
אולי יעניין אתכם גם: מניסיוני האישי: מערכות לניהול תרומות – נטו רווח
איך לנהל את הנתונים המצטברים עם או בלי מערכת מידע
צְפיות וציפיות: המספרים שמאחורי הסרטון שלכם ביוטיוב
מה אפשר לעשות עם לוח המחוונים לאחר שהפקתם אותו?
- לשלוח במייל
- להוסיף אותו לדיווח כתוב
- להעלות אותו לאתר הארגון (בתנאי שהוא מתעדכן באופן שוטף)
- ליצור סביבו נושא לניוזלטר (או פשוט להשתמש בו במקום תמונה)
- להוסיף אותו לחומר שיווקי, דיווחי או פיננסי
ולמי אפשר לשלוח אותו?
- לחברי ועד המנהל, כדי לעדכן אותם ולהזכיר להם מה הארגון עושה ולמה הוא זקוק
- לגורמי מימון כחלק מהדיווח
- לבקשות מימון כאילוסטרציה לצרכים ולהצלחות
- לכל צוות עובדי הארגון כדי לעדכן אותם, לחזק את גאוות היחידה שלהם, להודות להם על העשייה ולאפשר להם לעזור לכם לחשוב על גורמי מימון נוספים
היכולת להסביר את צורכי הארגון ולהצביע על ההצלחות שלו באופן פשוט ומובן היא אחת המשימות החשובות של מפתח המשאבים. אם תשתמשו בנתונים מדויקים ותציגו אותם בדרך ויזואלית ופשוטה להבנה, תצליחו במשימה. עדיין לא לגמרי ברור? הנה רפרזנטציה ויזואלית פשוטה שמדגימה את יעילות לוח המחוונים:
השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
