מהתגובות שלכם לכתבה האם צריך להגביל כהונה של חבר ועד מנהל? נראה ששכנענו אתכם שהתשובה חיובית, ואנחנו שמחות מאוד על כך.
מהכתבה עולה שצריך לתכנן ולהוביל תהליך שינוי תקנון שתוצאתו תהיה מקובלת על כל חברי הוועד ומבלי ליצור אי נעימויות שיקשו על כולם להתגבש שוב לעשייה פורייה.
ביקשתם מאיתנו הדרכה בנושא, ואנחנו נענות ברצון. הנה מדריך קצר לשכנוע חברי ועד מנהל לשנות את התקנון ולקצוב את זמן כהונתם בוועד:
כדאי לפתוח את דברינו בהערה כללית חשובה על תקנונים:
תקנון הוא לא המסמך הנקרא ביותר בארגון, והוא ודאי לא מעסיק מנכ"לים בחיי היום-יום שלהם, ובכל זאת הוא עמוד השדרה של הארגון, העוגן לניהול הארגון כולו. משום כך הוא אחד המסמכים החשובים ביותר. קורה לא פעם שנדרשים לתקנון מסיבות שונות, ואז כשקוראים בו מגלים שסעיפים לא מעטים כמו תהליכי קבלת החלטות, פיטורין או אפילו הצהרת ייעוד הם מיושנים ואינם משקפים את הארגון או את צרכיו העכשוויים.
בחינה תקופתית של תקנון הארגון היא משימה מרכזית בשימור הגמישות הנחוצה לתפעול מוצלח.
עוד כתבות בנושא
- האם צריך להגביל כהונה של חבר ועד מנהל?
- איך לשכנע ועד מנהל להשקיע יותר בגיוס
- תפקוד הוועד המנהל: תשובות לשאלות הכי מציקות
אז איך משנים תקנון של ארגון בתהליך קצר ופשוט ככל האפשר?
- הבינו היטב את פרטי התהליך הקיים לשינוי סעיפי התקנון. למדו את כל התהליך המפורט בתקנון. לא תוכלו לדלג על שלבים רק מפני שהם לא נוחים לכם. מכיוון שזהו שינוי שעלול לעורר התנגדויות, חשוב להתכונן אליו היטב כדי לא להיכשל בגלל עניין פרוצדורלי או לאפשר למתנגד לשינוי להיאחז בסיבה טכנית ולמנוע מכם להשלים את המהלך
- הקימו ועדת תקנון ואיישו אותה בחוכמה. אל תצאו לקרב כזה לבדכם. הרכיבו ועדת תקנון קטנה ויעילה של אנשים מבין חברי הוועד הקיים שיוכלו להעביר איתכם את השינוי במליאה המלאה של הוועד המנהל. כך תוכלו לצאת למערכה הקשה כשאתם מצוידים בחברי ועד שכבר משוכנעים בנחיצות השינוי
- הביאו בחשבון את כל התרחישים האפשריים. האחריות להכנת שיעורי בית היא שלכם. בהכנת נוסח השינוי עליכם להביא בחשבון את כל האפשרויות. למשל הציעו אורך כהונה שנראה לכם הגיוני וסביר וחשבו על אפשרות חידוש הכהונה (באילו תנאים, כמה פעמים וכו'). הניסוח החדש צריך לאפשר לכם גמישות רבה ככל שאפשר
- הצטיידו בכל הטענות האפשריות בעד נחיצות השינוי. הגיעו לוועדה שהקמתם עם תשובות לכל היתרונות וכל החסרונות של המצב הקיים ושל הנוסח החדש. חשבו על כל ההסתייגויות האפשריות שעלולות לעלות ומצאו להן תשובות. אם קל יותר להציג את הנושא בעזרת מצגת, עשו זאת. במרכזה הבליטו את נחיצות השינוי לארגון ואת כדאיותו בטווח הקצר והארוך
- ספקו לוועדת התקנון כמה דוגמאות מצוינות. חפשו דוגמאות מארגונים שונים, הן של כאלה ששינו ולא הצטערו והן של כאלה שלא שינוי והצטערו. אפשר לבקש ממנכ"ל של ארגון אחר להצטרף לחלק מהישיבה כדי שיספר מניסיונו, ואפשר גם להזמין חברי ועד מארגון אחר ומוצלח שינמקו מדוע הם מצדדים בשינוי
- לאחר אישור הנוסח החדש על ידי ועדת התקנון שלחו אותו לכל חברי הוועד המנהל. מסרו לחברי הוועד את החלטת הוועדה על הנוסח החדש ואל תפתיעו אותם. הם הרי אלה שיצביעו בסופו של דבר בעד או נגד השינוי. זכרו כי השינוי משפיע עליהם באופן אישי ולכן אפשרו להם לעכל אותו ולחשוב עליו. בקשו מחברי הוועדה שהקמתם לעשות נפשות לשינוי בקרב כל חברי הוועד האחרים. כך תדעו לאן נושבת הרוח ואיך להתכונן לרגע ההצבעה
- שינוי התקנון עבר? חלקו את חברי הוועד המנהל לקבוצות בהתאם להחלטתכם. אם החלטתם ששלוש כהונות הן המקסימום, חלקו עתה את חברי הוועד לשלוש קבוצות והחליטו יחד עם ועדת השינוי שאחת היא בכהונה הראשונה, שנייה בכהונה השנייה ושלישית בכהונה האחרונה. כך לא תצטרכו להחליף את הוועד כולו בבת אחת ולכן יהיה קל יותר למצוא אנשים טובים חדשים. כמו כן תמיד יהיה איזון בריא בין ותיקים לחדשים.
- אף אחד לא מוכן להיות בקדנציה האחרונה? הכריזו על כך שכולם ייחשבו כאילו הם מתחילים את כהונתם הראשונה. לפעמים אין בררה וזו האפשרות היחידה להבטיח שהשינוי יתקבל. אם זה המצב, השאירו את הוועדה במבנה המקורי שלה ובקשו מחבריה לחשוב על פתרון אחר (למשל הגרלה)
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
