מהפכת הדוח השנתי לגיוס כספים בשלביה המתקדמים

דוח שנתי לעמותות הוא לא בדיוק כלי גיוסי אהוב. הפקתו היא עסק די מעיק. בכל שנה צריך למצוא דרך אחרת ומעניינת יותר לרכז את העשייה, ההתפתחות, וההצלחות של השנה החולפת. פעם הדפסנו חוברת עבת כרס גדושה בנתונים אבל כיום העולם הדיגיטלי טרף את הקלפים. כפי שמקצוע פיתוח המשאבים כולו היה צריך להשתנות בהתאם, כך גם הכלים השיווקיים של גיוס כספים לעמותות ובהם סיכום שנת הפעילות כולה השתנו ללא הכר.

 

אז מהן האפשרויות המוצלחות יותר להפקת דוח שנתי של עמותות בעידן הזה?

הפורמט

אלה שעדיין מדפיסים את הדוח, מצמצמים אותו לשניים עד ארבעה עמודים בלבד. יש אמנם סיכוי גדול יותר שמישהו יקרא אותו מאשר את הדוח המודפס הקלאסי ועב הכרס אבל פורמט מצומצם כזה נראה לפעמים יותר כמו ברושור שנתי מדוח. הנה שתי דוגמאות שתמצתו שנה שלמה לשני עמודים: Franciscan Mission Service ו- Kids Domus.

לטעמי, הדוח הראשון יוצר הרגשה של עומס וצפיפות. המוצר אולי קל יותר לקריאה אבל לא מזמין מספיק, מה שאומר שגם פורמט רענן וקליל עלול להיות מעייף מהרגע הראשון אם לא מקפידים על יחסים פרופורציונליים בינו לבין המידע שהוא מכיל.

חישוב העלויות הוא רק חלק מסיפור המהפכה המתחוללת סביב הדוח השנתי האלכ"רי. בעידן הטוויטר הקורא רגיל לקבל את המידע בתמצות רב ולכן ישנם ארגונים שמחליטים להגיש לו רק את השורה התחתונה. יש ארגונים שאפילו מזערו את הדוח השנתי לתורמים שלהם לגודל גלויה כפי שעשו ב-Lighthouse Community:

 

 

היכולת לאפשר לתומך להחזיק ביד גלויה שבה מתומצת היטב כל הסיפור הארגוני של השנה שחלפה מגדילה את הסיכוי שיקרא בו ואף יעביר אותו הלאה. מי צריך יותר מזה?

הטכנולוגיה מתקדמת מהר כל כך עד שגם פורמטים דיגיטליים מסוימים כבר התיישנו. בבלוג שלה הכריזה Beth Kanter , יועצת לשימוש אלכ"רי במדיה חברתית, על מות ה-PDF.

ה-PDF, היא טוענת, הוא פורמט מצוין להכנת מסמך, במיוחד לדפוס, אבל אנשים בימינו רוצים לקרוא דוח במחשב, בטאבלט ואפילו בטלפון, וקובץ PDF נפתח לאט, אינו מותאם לכל המכשירים ואי אפשר להכניס לתוכו קישורים שעושים אותו אינטראקטיבי יותר. בימינו כבר כדאי לזנוח אותו למטרת הפקת דוח.

 

הייעוד

מעבר לדילמת הפורמט עובר גם ייעודו של הדוח השנתי מהפך. לא עוד דיווח על מצב פיננסי בליווי סיפור אחד או שניים אלא כלי שיווקי שמתמקד בנרטיבים מרתקים ושם דגש על הבטחות לשינוי גדול עוד יותר בשנה הקרובה.

יש ארגונים שכבר לא רואים במוצר הזה דוח שנתי ושינו את שמו לדוח השפעה, כפי שעשו ב-VolunteerMatch:

 

 

דוח שנתי לעמותה הוא כמובן מוצר אחד מתוך מכלול המוצרים השיווקיים השונים שבהם משתמש הארגון לצורך גיוס כספים מתורמים לכן הוא חייב להיראות כמו חלק אינטגרלי מהמערך הזה של התקשורת השיווקית – המקוונת והלא מקוונת. השפה, פלטת הצבעים, הגופנים והמסרים חייבים כולם לשדר שייכות לארגון.

 

הוויזואליה

ב-2012 פרסם ה- Humane Society of the United States שעוסק בהצלת חיות דוח מקוון מרהיב, בעיקר בזכות התצלומים. הם לא רבים אבל תופסים מקום נכבד, והעין פשוט נמשכת אליהם. במוקד התמונות בני אדם ולא חיות, והמסר לתורם הוא ברור: הארגון הוא האנשים העוסקים במלאכה, אבל גולת הכותרת של הדוח הזה היא סרטון קצר בן כשלוש דקות וחצי:

הסרטון חותם את הדוח המקוון וממוקם לצד דף התודות. בקצביות הוא מגלגל עשרה סיפורי הצלחה – עשרה הישגים – מהשנה שחלפה. מוצג בו מגוון החיות שלהם עוזר הארגון אבל במרכזו אנשים: צוות הארגון והאנשים שנהנים מפועלו.

שימו לב שגם כאן, בכל פריים, לא שכחו לבקש תרומה. הגיוס האקטיבי מלווה את הצופה מהרגע הראשון של הסרטון ועד סופו.

ארגונים שיש להם תמונות נפלאות וסרטונים טובים צריכים להשתמש בהם, אבל מה עושים כשאין ויזואליה שובת עין או כשרוצים למצוא דרך מעניינת ומושכת להעביר נתונים יבשים? משתמשים באינפוגרפיקה.

כדי להבין מהי אינפוגרפיקה ואיך היא משרתת אתכם באופן כלל קראו את איך להציג לתורם נתוני פעילות יבשים מבלי לשמוע נחירות. השימוש בה היום הוא רחב, וארגונים רבים מנצלים את הוורסטיליות שלה למטרות שונות, כולל כמובן בדוח השנתי:

חִזרו לדוח האימפקט של VolunteerMatch. גללו עד הסוף וראו את האופציות האינסופיות להצגת נתונים שונים של הצלחה ועשייה. אפשר אפילו גם לבקש תרומה ותמיכה התנדבותית באינפוגרפיקה.

גם בדף אינפוגרפיקה אחד אפשר לספר סיפור ארגוני שלם, כמו הדוח השנתי ל-2013 של Girlstart:

 

 

http://www.girlstart.org/about-us/by-the-numbers

כמו במקרה של Lighthouse Community, הדוח הזה, ששמו Girlstart by the numbers 2013, הוא בעצם גלויה מקוונת. המִספרים הם שמספרים את הסיפור, והצבעוניות הנהדרת (שמתאימה מאוד לְארגון שעולם התוכן שלו הוא בנות צעירות) "מאווררת" את הנתונים היבשים. כך עושה גם החלוקה הנכונה לאזורי מידע. הדוח של Girlstart מציג תמונת מצב בוויז'ואל אחד.

 

איך אדע מהו הפורמט המתאים לי?

לדוח השנתי לתורמים יש מקום של כבוד בארסנל של ארגון שרוצה לשדר לתורמיו שהוא ראוי לתמיכתם. אם אין סיכום שנה אולי אין לארגון הישגים שראוי לסכמם?

כדי להחליט איזה מין דוח לייצר ואיזה מידע לספק בו, מפתח משאבים צריך לשאול את עצמו:

• • איזה מידע התורמים שלנו רוצים לקבל?

• • איך היו רוצים לקבל אותו?

• • איפה אוכל למצוא את התורמים שלי בעידן הדיגיטלי?

 

כמו בכל מערכת יחסים גם כאן הכול מתחיל ביכולת להבין את הצד השני. ברגע שתכירו היטב את קהל היעד שלכם, תוכלו לדעת מהי הדרך הטובה ביותר לסכם עבורו את השנה שחלפה.

 

---

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.