להאזנה לכתבה:
ועדה היא ועדה היא ועדה, או כך לפעמים נדמה, אבל בעולם האלכ"רי יש סוגים שונים של ועדות, ולכל אחת מהן משימה והרכב מיוחדים לה.
ועדה אחת יעילה במיוחד היא הוועדה המייעצת, וההרכב והתפקיד שלה שונים מאוד מאלה של הוועד המנהל המוכר לכולנו ושבמקביל אליו היא אמורה לפעול. אלא שרוב הארגונים לא ממש מבינים את חשיבותה, ולכן היא אחד מכלי הגיוס שארגונים כמעט לא מנצלים, וחבל.
אנחנו ממליצות לרוב העמותות להיעזר בוועדה מייעצת, ולא רק למטרות גיוס, אבל לפני שאתם רצים להקים אחת כזאת, חשוב שתבינו אילו משימות אפשר להטיל עליה, איך היא אמורה לפעול ומה ההבדל בינה לבין הוועד המנהל.
האם כדאי לארגון שלכם להרכיב ועדה מייעצת? ואם כן, איך מרכיבים ועדה כזו? הנה כל התשובות.
ועדה מייעצת היא גוף שונה מאוד מוועד מנהל. השוני המרכזי מתבטא בשם שלה: הוועדה המייעצת ממליצה, ואילו הוועד המנהל מחליט. זו הסיבה לכך שוועדה מייעצת היא ישות אופציונלית בעמותה ואילו ועד מנהל הוא הכרח. לכל ארגון יש רק ועד מנהל אחד, אבל יכולות להיות לו כמה ועדות מייעצות שכל אחת מהן משרתת מטרה אחרת. העדיפות תינתן תמיד לוועד המנהל.
אם יש לכם ספק כלשהו לגבי היכולת שלכם להפעיל ולפתח את הוועד המנהל שלכם, השקיעו בו את כל המאמצים. כנראה זה לא הזמן להקים אפילו ועדה מייעצת אחת. אם, לעומת זאת, הוועד המנהל שלכם מתנהל על מי מנוחות, זה הזמן להקים ועדה מייעצת. ומפני שמדובר בישות אופציונלית, תוכלו לעצב את תפקידה כך שתענה על איזשהו צורך עכשווי. אם תבחרו עבורה את המשימה הנכונה, היא תוכל לעזור לכם לקדם את הייעוד שלכם ולגייס את המימון הדרוש לכך.
עוד כתבות בנושא
- אינסטגרם מגייס לארגונים תורמים צעירים חדשים
- להיכנס לראשו של התורם הגברי
- רגשי תודה ולבביות: עקרונות פעולה לגיוס מיטבי
כל ארגון חברתי שמפעיל ועדה מייעצת נעזר בקשרים של חבריה כדי לבנות מערכות יחסים שונות ולגייס חברים ותומכים חדשים. התפקיד החשוב הזה של בניית מערכות יחסים בולט במיוחד בכל מה שקשור לפיתוח משאבים, אבל יכול לעזור גם בתחומים נוספים. למשל ועדה שמתמקדת ביחסי ציבור יכולה לעזור לכם לפתח קשרים חדשים עם גופי תקשורת ואילו ועדה שמתמקדת בקשרים עם גופים ממשלתיים ועם המדינה תעזור לכם לפתח קשרים חדשים עם פוליטיקאים ומשרדים ממשלתיים.
ועדה כזו יכולה להיות קבועה או אד הוק. יש עמותות שמקימות ועדות קבועות עבור פעילות מרכזית ויש ועדות שמוקמות לפרק זמן קצוב עבור פרויקט קצר מועד.
שלושת הסוגים הנפוצים ביותר של ועדות מייעצות קבועות באלכ"רים הם:
ועדה מייעצת לגיוס משאבים
אם אתם רוצים להזמין תורמים ופוטנציאלים להצטרף לגוף רשמי אבל לא חושבים שהם מתאימים לשבת בוועד המנהל שלכם ממגוון סיבות (אין להם זמן או עניין או שהם לא מתאימים בעיניכם), אתם יכולים להקים ועדה לפיתוח משאבים שעוסקת בעיקר במתן תרומות ובגיוס משאבים. התורמים והפוטנציאלים האלה יוכלו להשיא עצות בנושאים שהם מבינים בהם, לתרום סכומים גדולים ולגייס סכומים גדולים עוד יותר.
ועדה מייעצת עבור תכנים, תוכניות ופעילויות
אם למשל אתם עוסקים באוכלוסיות מוחלשות ויש לכם ועד מנהל שמורכב רובו ככולו מאנשים אמידים מאוד שרואים בגיוס משאבים וביחסי ציבור את תפקידם הראשי, אפשר לכנס ועדה מייעצת שמורכבת ממקבלי שירות, מעובדים סוציאליים ומאנשי אקדמיה המתמחים בעולם התוכן שלכם. הוועדה הזו יכולה להיפגש כארבע פעמים בשנה ולדון בסוגיות מקצועיות, להעלות רעיונות ולהציע לכם הצעות. כדאי מאוד שחלק מהצוות שלכם ואולי גם כמה נציגים של הוועד המנהל ינכחו בכל מפגש כדי שיוכלו להקשיב לדיון ולקחת חזרה לארגון את מה שעלה בו. ועדה כזו יכולה להיות משאב מקצועי דינמי וחשוב שמזין ומדריך את הצוות המקצועי ואת הוועד המנהל מבלי שאיש מהחברים בה יתבקש לקבל על עצמו מחויבויות נוספות.
ועדה יצוגית
אם אתם רוצים להשתמש במוניטין של אנשים שרוצים ביקרכם אבל אינם מעוניינים בתפקיד או במחויבות כלשהי, תוכלו להקים ועדה מייעצת בנושא הרלוונטי לכולם ולצרף אותם אליה. את הוועדה וחבריה תוכלו לפרסם באתר, בחומרי השיווק ובכל מקום אחר שתבחרו לנכון כדי שיראו כולם מי בחר לקשור את שמו בשמכם.
בין אם תחליטו להקים ועדה כזו ובין אם אחרת (או את שלושתן), יש שני מנגנונים שיעזרו לכם לשפר את יעילותה:
הראשון הוא הגבלת כהונתם של חברי הוועדה, וזאת כדי להבטיח תחלופה שוטפת של רעיונות ולשמר רמת התלהבות גבוהה בקרב חברי הוועדה והארגון. אפילו צירוף אדם חדש או שניים מדי פעם יכול לטרוף את הקלפים וליצור דינמיקה חדשה ורעננה. אין משהו יעיל ומלהיב פחות מתחושה של דריכה במקום בחברת אנשים עייפים שכבר מיצו את הנושא ומחפשים מוצא של כבוד.
המנגנון השני הוא יצירת תפקידי יו"ר וסגנים והגבלת תקופת כהונתם. כך תוכלו לתגמל באופן קבוע אנשים מרכזיים ונבחרים בתמורה למחויבות ולמאמץ שהם משקיעים בכם.
אז לסיכום, האם כדאי לכם להקים ועדה מייעצת או לא?
מבחינה תיאורטית כל עמותה יכולה להרוויח ממסגרת כזו. כל ארגון זקוק לעצה טובה מבית ולקבוצה מצוינת של אנשים שמוכנה לפעול למענו. בין אם הן מקבלות על עצמן מחויבות לגייס עבורכם ובין אם הן תומכות בעבודה המקצועית שלכם, ועדות מייעצות הן גוף חשוב מאוד עבור העמותות שאותן הן משרתות. הוועדות המייעצות שונות מאוד מהוועד המנהל אבל בשני המקרים מצופה מהחברים בהם להבין היטב את התפקיד ואת המחויבות שהם מקבלים על עצמם, לעמוד בסטנדרטים הגבוהים שאתם מציבים להם ולקבל מכם את התחושה שחברות בגוף כזה היא כבוד גדול.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
