תזרים מזומנים, איזון תקציב והכנת דוח פיננסי הם באחריותו של מנהל החשבונות, סמנכ"ל הכספים או האדם שאמון אצלכם על הניהול הפיננסי. מגייסי משאבים לעומת זאת עמלים להבטיח את זרימת ההכנסות למימון הארגון ולצמיחתו. לכאורה מדובר בשני מקצועות נפרדים.
אי אפשר לצפות מרואי חשבון לדעת לגייס. זה לא תפקידם (אם כי מנכ"ל חכם ידאג לכך שיהיה להם איזשהו מושג איך מתנהל תהליך גיוס המשאבים בארגון). אבל לניהול הכספי יש השלכות על הגיוס, ולכן כמגייסים אתם לא יכולים לסמוך על ההבנה של מנהל החשבונות. אם תישארו מחוץ לתמונה הפיננסית, אתם עלולים לפגוע בגיוס.
עד כמה מגייס צריך להבין בהנהלת החשבונות ומה קורה כשיש הפרדה מוחלטת בין גיוס המשאבים לניהול הפיננסי? ביקשנו מבעלת מקצוע בעלת ניסיון רב בניהול עמותות וגיוס כספים בינלאומי להשיב על השאלות האלה ולתת לנו כמה טיפים.
יעל וייס-רינד הייתה מנכ"לית Free Tibet שמשרדו הראשי בלונדון ואף ניהלה מחלקה במטה העולמי של ארגון אמנסטי הבינלאומי. היום היא משמשת מנכ"לית אופק לילדינו כאן בארץ:
"ארגון שבו רווחת תרבות של הפרדה בין גיוס המשאבים לניהול הפיננסי יגייס פחות. מגייס כמובן לא חייב לרדוף אחר כל חשבונית כדי להבין מהי העלות האמיתית של כל פרויקט, ואם הוא נדרש לעשות זאת הוא עלול לבלות את רוב ימיו בניהול החשבונות ולא בגיוס הכסף. אבל בעמותות רבות הצורך באינטגרציה כלשהי אינו ברור ואפילו מעורר התנגדות.
"מפתח משאבים שיודע 'לדבר' את המספרים ולשרטט במדויק את ההשלכות הפיננסיות של קבלת תרומה בסכום זה או אחר מצטייר כאמין יותר ויגלה שהרבה יותר דלתות ייפתחו לפניו, במיוחד כאלה של קרנות שבהן יושב צוות מקצועי שצריך לנהל תקציב בעצמו. את המידע הזה אפשר לקבל במדויק רק בזכות שיתוף פעולה עם מנהלי החשבונות.
"למגייס כזה יש גם סיכוי הרבה יותר גדול להיענות בחיוב כשהוא מבקש תרומה גדולה יותר כי הוא יכול להסביר מספרית למה הוא זקוק לה ואיך הסכום הנוסף ישנה את מידת האימפקט של הסכום הראשוני שדובר בו.
"במפגשים ובשיחות עם תורמים ופוטנציאלים יש הרבה מהאלתור. זו לא ירייה מהמותן אלא יכולת להקשיב לתורם, להבין לאיזה כיוון הוא מבקש להתקדם ולהתאים את המטרות שלך לצרכים שלו. ככל שאתה מצוי יותר במספרים ובהיבטים הפיננסיים של ניהול פרויקט ואפילו של הארגון כולו, כך תוכל למצוא בקלות רבה יותר פתרונות מידיים שיענו על רצונו של התורם מבלי לסבך את הארגון בהבטחות שהוא אינו יכול לקיים. כדי להכות על הברזל בעודו חם צריך לקבל מראש את כל מסמכי האקסל מהמנהל הפיננסי של הארגון ולדעת לקרוא ולדבר אותם. מי שיוצא לפגישה כזו מבלי לשבת עם מנהלי החשבונות ולהתכונן פשוט מסתכן בכך שלא יקבל את הסכום הגדול ביותר שאפשר לקבל.
עוד כתבות בנושא:
- המודלים המוצלחים ביותר למימון עמותה
- למצוא את מודל המימון הנכון: ארבעה קווים מנחים
- חייבים לגייס את השקל הבא? ארבעה דברים שאפשר לעשות כבר עכשיו
לסיכום מציעה וייס-רינד ארבעה טיפים לכל מגייס:
- למדו לקרוא את הדוחות הכספיים של הארגון: הכירו מושגי יסוד כמו תזרים מזומנים ומאזן בוחן וכן שימוש בכלים חשבונאיים חיוניים לגיוס סכומים גדולים. אם למשל מגייס נדרש להגיש דיווח לקרן ומבקש מהנהלת חשבונות מפרט מלא של הדברים שעליהם צריך לדווח, תשע פעמים מתוך עשר תעביר הנהלת חשבונות חומר גולמי, והמגייס לא יֵדע איך להפוך את החומר הגולמי הזה לנרטיב המרגש שהתורם צריך לקבל. גם צריך לזכור שפילנתרופים הם ברובם אנשי עסקים שמבינים את המושגים האלה. היכולת של המגייס לדבר בשפתם תגרום להם להעריך את המקצוענות שלו ותניע אותם לתת תרומה גדולה יותר.
- דאגו להציג לתורמים את הצרכים הפיננסיים המדויקים של כל פרויקט: מדובר בהבנה עמוקה הרבה יותר מהידיעה כמה עולה משתתף אחד בפרויקט. אם לא תבינו במדויק על סמך אילו נתונים קבע מנהל החשבונות את הסכומים בבניית תקציב הפרויקט אתם עלולים לחבל במימוש השלבים השונים שלו. למשל אם לא תהיו מודעים להשלכות הכספיות של העסקת אדם בעל רמת מיסוי מסוימת או עובד סוציאלי שנתון להסכם קיבוצי, אתם עלולים להסכים לחלוקה מסוימת של תשלומים שלא תאפשר את מילוי חובות הארגון בכל שלב ותעמיד את הארגון במצב בלתי אפשרי.
- מסדו פגישות עבודה קבועות עם אנשי הכספים: הפגישות האלה הן לצורך דיווח, התייעצות ותכנון משותף בנושאים כמו תחזיות להכנסות ומועדיהן, הגבלות לשימוש במענקים צבועים, דרישות תורמים, דיווחים, רישום חשבונאי ומעקב. שני הצדדים חייבים לראות את התמונה המלאה, והתמונה צריכה להיות זהה כמה שיותר אצל שניהם. קחו למשל החלטה שצריכה להתקבל לגבי שימוש בסכום קטן מתוך פרויקט מסוים. אתם בתור מפתחי משאבים יודעים שאם תבחרו להשקיע אותו בציוד יהיה לכם קל הרבה יותר לחדש את התרומה בשנה הבאה, אבל אנשי הכספים לא נכחו בשיחות ביניכם לבין התורם ולא מכירים אותו. הם יודעים רק שחייבים להשתמש בתרומה לפרויקט ולכן הם מקצים סכום קטן לציוד והשאר לתחזוקה. פגישות קבועות ביניכם היו יכולות למנוע שגיאה כזו. במקרים שבהם סמנכ"ל כספים לא מוכן להתחייב לפגישות קבועות ולא משתף פעולה, כדאי לערב את המנכ"ל ולבקש ממנו להתוות קווים כלליים לשיתוף פעולה פנים ארגוני. במקרה כזה הייתי כמנכ"לית דואגת להשתתף בעצמי בפגישות כדי להוכיח את חשיבותן.
- ודאו תמיד שהמידע הגיוסי המוצג לוועד המנהל תואם לנתונים של אנשי הכספים: לא תמיד יש התאמה כזאת, במיוחד בארגונים שאין בהם אינטגרציה בין שני התחומים. ועד מנהל לא יכול לקבל החלטות נכונות אם מובאים לפניו שני "סיפורים" מספריים שונים. במקרה של חוסר התאמה ספקו הסבר ברור ותחזיות מבוססות. אי התאמה יכולה להיות לגיטימית, למשל, במקרה שבו קרן לא מעבירה את הסכום הבא לפני סוף השנה ולכן מבחינת אנשי הכספים הוא לא קיים ולא נמצא בדוח הכספי. תפקידכם הוא להסביר שיש להביא בחשבון את הסכום הזה.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
