אני לא הייתי מצליחה לגייס לארגון שאין בו מערכת לניהול תרומות. החיים המקצועיים של מפתח משאבים מורכבים גם כך, ואני לא רואה סיבה להערים מכשולים נוספים לא נחוצים. באחד הארגונים שעבדתי בהם בכלל לא שמעו על האפשרות הזאת, והתנאי להתחלת העבודה שלי שם היה שאוכל לצאת מיד למסע חיפוש אחר מערכת טובה. כך אגב גיליתי את סיילספורס.
חיבורים בין אנשים למטרות הם לחם חוקו של המגייס. מדובר במלאכת שידוך יצירתית שנשענת כולה על מידע שנצבר לאורך חיי ארגון. הנתונים שנאספים והיכולת לדלות אותם ולבחון אותם על פי הצורך הם תנאי הכרחי לכל מגייס שמבקש להכניס עוד כסף לארגון, והם חייבים להיות מדויקים, עדכניים וזמינים. על כל הצרכים האלה עונה מערכת לניהול תרומות בתנאי שהיא מוטמעת בצורה הנכונה ושמשתמשים בה בשיטתיות.
כיועצת לפיתוח משאבים אני מנסה לשכנע מנכ"לים ומפתחי משאבים להטמיע מערכת לניהול תרומות בלהט מיסיונרי כמעט. היום ברור לי שכדי לגרום להם להשקיע את הזמן ואת המשאבים ולהטמיע מערכת כזו אצלם ועוד לעשות את השינוי הארגוני הנחוץ להטמעה כזו, המנכ"ל והמגייס חייבים להשתכנע שהמאמץ כדאי ובזכותו הם יגייסו יותר כסף.
לכן עבור מי שעדיין מחזיק את כל המידע שלו על תורמים ותרומות במסמכי וורד ואקסל ושמע עשרות פעמים שזו לא דרך יעילה לגייס כסף אבל לא מבין בדיוק על מה כל המהומה סביב מערכת לניהול תרומות חשבתי הפעם פשוט לספק לכם דוגמאות. אז הנה שלושה סיפורים על השפעתה של מערכת לניהול תרומות על ארגונים שבהם הוטמעה:
מי רוצה לקנות מלגה?
בארגון שבו עבדתי היו חסרות מלגות לסטודנטים וחיפשנו תורמים שיהיו מוכנים לתרום לנו מלגה שתלווה סטודנט לאורך כל לימודיו אצלנו. כדי למצוא תורמים פוטנציאלים לפרויקט הזה ביקשתי את רשימת הסטודנטים שיגיעו אלינו בשנה האקדמית הבאה והתחלתי לקרוא את הביוגרפיות שלהם. סידרתי אותם בקבוצות שנראו לי מעניינות, ומתוכן בלטו שתיים: קבוצת סטודנטים שהגיעו מצפון הארץ וקבוצה לא קטנה של נשים.
במערכת שהיתה לנו התחלתי לחפש חיבורים. במשך כמה ימים הוצאתי דוחות שונים: תורמים או פוטנציאלים שיש להם ילדים בגיל של הסטודנטים האלה, תורמים או פוטנציאלים שלמדו את המקצועות שהסטודנטים האלה עומדים ללמוד וכו'. לבסוף הסתמנו שתי רשימות: תורמים שנתנו בעבר לארגונים אחרים בצפון ותורמות שלמדו בעצמן מקצועות דומים לאלה של הסטודנטיות הטריות שלנו.
חיברתי מכתב לכל קבוצה: אחת שמזכירה לנמענים את הקשר שלהם לחיזוק הצפון ואת העובדה שהם כבר מושקעים בעתידו. כדי לחבר את הנתינה ההיסטורית הזו לצורך העכשווי שלנו סיפרתי על הקבוצה מהצפון והצעתי להם ליצור המשכיות באמצעות תמיכה באותה קבוצה. לקבוצה השנייה סיפרתי על קבוצת הנשים שהיינו רוצים לקבל אלינו והדגשתי שגיוס המלגות יאפשר לכל אחת מהן ללמוד ולחזק את הנציגות הנשית באותו מקצוע.
זהו אחד המקרים הבודדים שבהם גייסתי סכומים נאים כל כך מבלי לקום מהכיסא. הפתרון היה טמון כולו במערכת.
כך משפצים חדר ישיבות
באותו ארגון רצינו למצוא דרך לגייס כספים לשיפוץ חדר ישיבות. עברו כמה שנים ואיש מהתורמים לא התעניין במטרה הכל כך לא סקסית הזאת. קבוצת האנשים שהשתמשה בחדר התחננה שנמצא פתרון אבל התקשינו למצוא מימון לשיפוץ המיוחל.
יום אחד התבשרנו על מותו של אדם בארגון שעשה את רוב הקריירה המקצועית שלו אצלנו ומאחוריו ארבעים שנה של עשייה מבורכת. חשבנו שיהיה זה הולם לקרוא לחדר הישיבות על שמו ושזאת הזדמנות טובה לגייס את הכסף לשיפוץ. הבעיה היתה שהאיש יצא לגמלאות כמה שנים לפני מותו ואף אחד מאנשי צוות הגיוס הנוכחי לא הספיק להכיר אותו היטב. לעומת זאת היתה לנו מערכת ניהול תרומות גדושה בנתונים.
עדכנו את תקציב השיפוץ והזמנו הדמיה של החדר המשופץ ובה גם מיקום השלט שעליו יתנוסס שמו של האדם שנפטר ושמו של התורם שיממן את השיפוץ. כתבנו שני עמודים וסיפרנו בהם על אותו אדם, על פועלו, על השנים שבהם שהשתמש בחדר הישיבות ועל השימוש שעשה בו. הצגנו את הרצון שלנו לשפץ את החדר ולקרוא לו על שמו ונקבנו במחיר השיפוץ פלוס סכום כלשהו לתחזוקה שוטפת.
מידע נוסף: הכלי הגיוסי הבא: איך משווקים עמותה מבלי לחלות בסינדרום טכנולוגי
איך לנהל את הנתונים המצטברים עם או בלי מערכת מידע
Moves Management – השיטה הסדורה לתכנון גיוס מיטבי
מתוך המערכת הוצאנו דוח של כל התורמים וכל המבקרים שפגשו את אותו אדם אצלנו לאורך השנים. מתוכם צמצמנו את הרשימה לכ-30 איש שחשבנו שיזכרו אותו היטב וגם אולי יהיו מוכנים לתרום את הסכום ושלחנו להם את המכתבים.
רבים מהם הגיבו, כמה וכמה ביקשו מידע נוסף או הביעו רצון לראות את החדר ולדון בבקשה בביקורם הבא אצלנו. כעבור שנה הציע אחד מהם לתרום את הסכום כולו.
סיפור הנצחה מנצח
בתחילת הדרך שלי כיועצת התקשרה אליי לקוחה מעט מבוהלת: אחת התורמות שלה הגיעה לארץ כדי למצוא דרך להנציח את בעלה והיא מבקשת לשמוע רעיונות מעניינים שיחברו בין העשייה הפילנתרופית ותחומי התעניינותו של הבעל לצרכים העכשוויים של הארגון.
הגעתי אל הלקוחה ויחד הוצאנו מהמערכת סדרה של נתונים:
- המטרות והפעילויות בארגון שהזוג תרם להן
- מטרות נוספות שהזוג תרם להן בארץ ובעולם
- מקום מגוריהם, עיסוקיהם ופרטים על חוג החברים של משפחת התורמים
- אירועים של הארגון בארץ ובעולם שבהם השתתפו בני הזוג
- איך הגיעו אל הארגון
כך גילינו שאחד מנכדיהם של הזוג הגיע ארצה כמה שנים קודם לכן עם חבר ובני משפחת החבר – תורמים ותיקים של הארגון אך לא תורמים גדולים שהביאו את שני הצעירים לראות במה הם תומכים. הנכד חזר הביתה וסיפר על חוויית הביקור וכך נולד הקשר.
מהנתונים שהוזנו למערכת למדנו שהנכד כבר סיים תואר במנהל עסקים ומנהל כיום מלון גדול ויוקרתי כמה מאות קילומטרים מסנטה פה.
התחלנו לעבור על צורכי הארגון ולעיין במסמכים שונים, בהם דברי הברכה של יו"רית הארגון באירוע גדול שהתקיים שנתיים קודם לכן וקראנו שחלומה הוא לאפשר למקבלי השירות של הארגון, שרובם מעולם לא ממש יצאו מעיירת הפיתוח שבה הם חיים, לבקר בחו"ל.
למחרת, כשהגיעה התורמת לארגון, הוצע לה להקים תוכנית שבמסגרתה כמה מקבלי שירות ייבחרו ויזכו לנסוע אל המלון של הנכד לשבוע של מפגשים עם הקהילה היהודית המקומית. התוכנית השנתית הזו תיקרא על שם הסב והיא לא רק תנציח את זכרו אלא גם תעזור לגייס את הדור הבא של משפחתה לתמיכה בארגון.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
