אם תשאלו מגייסים על המשוכה הקשה ביותר בתהליך הארוך והמפותל של פיתוח משאבים וטיפוח תורמים, אני מאמינה שרבים מאוד יענו ללא היסוס שמדובר בקביעת הפגישה הראשונה עם תורם פוטנציאלי חדש.
גם אני הייתי עונה כך. כל ההתחלות קשות, אבל במיוחד כשעדיין לא מכירים אותנו כלל ועוד לא התחלנו לשווק את הייעוד של הארגון ואת טיב המשימה. אבל פגישה ראשונה היא הכרחית. הרי אי אפשר לטפח מערכת יחסים בלעדיה.
כמעט כל ארגון צריך ורוצה להרחיב את בסיס התמיכה שלו וברור לכולנו שאי אפשר באמת לעשות זאת ללא פגישה עם תורמים משמעותיים. "פוטנציאל" שעדיין איננו מחובר לארגון ועוד לא ביקר אצלנו כדי לראות את נפלאות העשייה כנראה לא ימהר להיפגש איתנו.
לעתים קרובות זה השלב הארוך ביותר, והוא דורש מאיתנו נחישות וסבלנות כיוון שזו הנקודה במערכת היחסים שבה ל"פוטנציאל" הכי קל להתחמק.
שלא במפתיע, התנעת התהליך היא לא תמיד הצד החזק של מפתח המשאבים. מגייסים מצטיינים בפיתוח מערכות יחסים. הם מבינים איך לשדך תורם לארגון ויודעים איך לבקש תרומה ולקבל אותה. פעמים רבות אני עצמי תהיתי אם נדרשות כאן מיומנויות קצת אחרות. כשזיהיתי "פוטנציאל" שאינו ממהר לשתף פעולה, נטיתי שוב ושוב לדחות את צעדי החיזור למועד אחר וכך לא אפשרתי להתחיל את תהליך הטיפוח.
אני מאמינה שזה קורה גם לרבים מכם.
אבל מנכ"ל אחד שנכנס לתפקיד חדש החליט לנסות למצוא לבעיה פתרון.
לפני שלוש שנים קיבל על עצמו מייקל וואנדרהוף לעמוד בראש הזרוע המגייסת של מרכז רפואי גדול בסיאטל. כמי שחי ומתפקד במגזר השלישי האמריקאי כבר 25 שנה, יש לו ותק ניהולי וגיוסי מרשים. הצוות שלו מגייס כעשרים מיליון דולר בשנה.
אבל וואנדרהוף לא רצה לשקוט על שמריו.
מייקל וואנדרהוף הוא חסיד של תורת ניהול בשם ייצור רזה (lean manufacturing) שפותחה ביפן בבתי החרושת של ענקית המכוניות טויוטה. בבסיסה יצירת ארגז כלים שמאפשר למנהל לזהות "שומן עודף" בתהליך הייצור ולהיפטר ממנו וכך לספק ללקוח את המוצר הטוב ביותר בתהליך הרזה ביותר. וואנדרהוף עיבד את התיאוריה לעולם האלכ"רי והוא מכנה אותו פיתוח רזה (lean development).
כחלק מפילוסופיית הניהול הרזה לא רצה וואנדרהוף שמישהו בצוות שעובד תחתיו יבזבז את זמנו בתחום שהוא אינו טוב בו או שפשוט אינו אוהב. "מגייסי משאבים שמטפחים תורמים משמעותיים הם משאב יקר ערך," אמר בראיון שהתפרסם בכרוניקל אוף פילנתרופי. "אז רציתי לדאוג לכך שהם יתרכזו בעבודה החשובה ביותר: טיפוח תורמים וגיוס כספים מהם."
וואנדרהוף כינס את צוות המגייסים שלו ושאל אותם ישירות מה הם אוהבים לעשות ומה לא. והם השיבו כמעט פה אחד: הם ממש שונאים לנסות להשיג את הפגישה הראשונה עם תורם פוטנציאלי שהם עדיין לא מכירים. "זה משהו שהמגייסים בצוות שלי באמת חוששים ממנו. זה לא חלק מהעבודה שיש בו הרבה סיפוק." חבל על כל הזמן הזה.
וואנדרהוף הבטיח לחשוב על פתרון.
כמי שרגיל לחפש ולמצוא רעיונות מחוץ לתרבות האלכ"רית, פנה לחברת ייעוץ שמציעה שירות לעסקים: קביעת פגישות עבורם עם לקוחות חדשים. מה שהם עושים עבור עסקים שמוכרים מוצרים, חשב, אולי יוכלו לעשות גם עבור ארגון בתחום הבריאות. על פי הסידור החדש, חברת הייעוץ קובעת את כל הפגישות הראשונות עם תורמים פוטנציאליים עבור כל המגייסים בצוות וכך מאפשרת להם להתרכז בהעמקת הקשר ובבקשת התמיכה.
ואם כבר אז כבר.
וואנדרהוף החליט שהוא מפסיק לקיים פגישות, חוגי בית או אירועים קטנים וגדולים שאליהם הוא מנסה להביא כמה שיותר אנשים כדי שימלאו את החדר. כדי ליצור תהליך רזה יותר הפך את היוצרות. הוא והצוות שלו התחילו לבחון בקפדנות את רשימת כל התורמים הקיימים וה"פוטנציאליים" ולתכנן תכנית מיוחדת עבור אותם תורמים, כזו שעונה על הצרכים והתעניינויות שלהם – ולכן כזו שירצו להגיע ולהשתתף בה ושתקדם במהירות יותר את תהליך הטיפוח ותקרב את הרגע הנכון לבקשה הגדולה.
"הרגע שבו הבנתי שמוטב לאפשר לתורמים לשאוב מידע ממני במקום להפציץ אותם במידע היא רגע חשוב. כשאנחנו פועלים כך, הדרך לקבלת התרומה מתקצרת באופן משמעותי."
הפתרון של וואנדרהוף הוא הצלחה מסחררת. המגייסים שלו לא רק מגייסים פי שניים או שלושה יותר תרומות משמעותיות מאשר קודם לכן אלא שהם עושים זאת בזמן קצר בהרבה. במקום להקדיש 15 עד 18 חודשים לגיוס תרומה מתורם, התהליך מתרחש בתוך ארבעה או חמישה חודשים בלבד. כל זה מבלי להגדיל את מצבת כוח האדם ובתוספת קטנה למדי לתקציב הגיוס.
המגייסים של וואנדרהוף לא מבזבזים זמנם בדברים שהם אינם טובים בהם ושהם אינם אוהבים. הם משקיעים את זמנם ומרצם בחלקים החשובים שבהם הם מצטיינים ושמספקים אותם. ההנאה גדולה יותר ואיתה ההצלחה. הנחת היסוד של וואנדרהוף היא שיש לאפשר לאנשי הצוות שלו להתרכז בחוזקות ולמצוא פתרונות לחולשות שלהם ואכן האנשים שעובדים תחתיו נשארים בדרך כלל בארגון זמן רב בהרבה מהממוצע בתפקידים כאלה.
ולפני שאני מקבלת מטר של טרוניות מקוראים שמזכירים לי שאין להם התקציב לשכור את שירותיה של חברה חיצונית, הייתי רוצה להזכיר לכם שני דברים: ראשית, זהו סיפור על גישה יצירתית. על גמישות מחשבתית שאפשרה למנהל, איש פיתוח משאבים, לחשוב באופן קצת חדש ואחר, מחוץ לקופסה. מזה כולנו יכולים ללמוד. אני ודאי. ושנית, לא חייבים לשכור את שירותיה של חברת ייעוץ. אפשר, למשל, למצוא מישהו בארגון, אפילו מתנדב, מזכירה, בוגר תוכנית שלכם, מישהו שיש לו הנחישות והסבלנות הדרושים למשימה כזו, ולייעד אותו לתפקיד הזה. אני מאמינה שהרבה מפתחי משאבים יהיו אסירי תודה, והתוצאות לא יאחרו לבוא.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד, ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
