להאזנה לכתבה:
מערכות יחסים הן המנוע מאחורי כל גיוס כספים מוצלח, כולל גיוס מקרנות. כמו כל תורם, גם מקבלי החלטות בקרן חייבים להתחבר לעמותה שלכם ולעשייה המיוחדת שלה. במציאות שבה קרנות דורשות למלא טפסים מקוונים שהם במהותם חסרי נשמה, מכתב לוואי הוא המקום להוסיף מידע מרגש ומרתק – כזה שיגיע לידיו של הקורא לפני שהוא מגיע לבקשה עצמה.
מכתב הלוואי הוא כאמור ההזדמנות הראשונה שלכם לחבר בין הפרויקט שלכם לייעוד של הקרן. הוא מופיע לפני הבקשה והוא שונה ממנה. הוא גם לא תקציר מנהלים שמתמצת את עיקרי ההצעה. ארגון שלא מנצל את האפשרות לצרף מכתב לוואי (אלא אם כן התבקש במפורש שלא לצרף מכתב כזה), מחליט ביודעין להוריד לעצמו נקודות זכות.
איך נראה מכתב כזה ומה צריך להיות כלול בו? הנה הכללים הבסיסיים לכתיבת מכתב לוואי לבקשת תמיכה, מחולקים לפי תוכן, סגנון ומבנה:
תוכן
- מכתב לוואי צריך להכיל שלוש או ארבע פסקאות לכל היותר
- הפסקה הראשונה חייבת להיות קצרה וממוקדת. התחילו בהצגת הארגון בשמו המלא ולאחר מכן הציגו את עצמכם ואת התפקיד שלכם. עכשיו גשו ישר לעניין: אמרו למממן הפוטנציאלי מה אתם מבקשים ולאיזה צורך. כתבו שני משפטים על פעילות העמותה והוסיפו משפט שנותן תוקף לקיומכם בעזרת הוכחה ממחקר או ממקור מהימן אחר
- הפסקה השנייה קצרה וממוקדת גם היא ומורכבת משלושה משפטים לכל היותר. ספרו בה ביתר פירוט על הארגון (שנת ההקמה, הצורך, היעדים, ההצלחות) ומיד לאחר מכן הסבירו למממן הפוטנציאלי איך מתחבר ייעוד העמותה ליעדי המימון של הקרן
- סיימו את מכתב הלוואי בפסקה מסכמת קצרה שבה אתם משתפים את הקורא באיזו מחשבה על פוטנציאל שיתוף הפעולה ביניכם ועל השפעתו של שיתוף פעולה כזה על עתידו של קהל היעד. אפשר גם להוסיף הזמנה לבקר אתכם ואת הפרויקט שעבורו אתם מבקשים מימון
עוד כתבות בנושא
- איך נראים מכתבי התודה שלכם?
- מה כדאי לכתוב לתורם כשרוצים שיפתח את הכיס
- כך גויסו תורמים חדשים בזכות הצעה שקשה לעמוד בפניה
סגנון ונימה
- קצרו בדברים לכל אורך המכתב. כללו רק מה שבאמת הכרחי בשלוש או ארבע פסקאות קצרות. אורכו של מכתב כזה לא צריך להיות יותר מ-250 מילים. אל תשכחו שאחריו יש לקורא עוד בקשה שלמה לקרוא
- בכל מקום אפשרי צטטו את יעדי המימון של הקרן בתיאור העשייה והיעדים שלכם והזכירו במפורש את תוכנית המימון שאליה אתם פונים
- השתמשו בנימה אישית אבל מקצועית. כאמור, זו אולי ההזדמנות היחידה שתהיה לכם ליצור קשר אישי עם קורא הבקשה
- הודו לקרן על זמנה והביעו הכרת טובה על כך שהקדישה זמן לשקול את הצרכים שלכם. לא צריך להתרפס לקורא הבקשה אבל לא יזיק להכיר לו תודה
- שלחו את המכתב בשם בעל התפקיד הרם ביותר בארגון. אם מישהו בוועד המנהל שלכם מכיר את קורא הבקשה או ששמו מוכר לקורא הבקשה, בקשו ממנו לחתום עליה או אפילו לשלוח אותה מהמייל האישי שלו. אם לא, שלחו אותה מהיו"ר או המנכ"ל, וזאת כדי להדגיש את מחויבות הארגון לפרויקט
- התאימו את הנימה ואת המידע לסיטואציה: מכתב הנלווה לבקשה מלאה לא יכיל אותו מידע ואותה נימה כמו בפנייה ראשונית של העמותה לקרן
מבנה
- השתמשו בנייר מכתבים רשמי של הארגון
- ציינו את התאריך שמצוין בבקשה. זהו התאריך של כל חבילת הבקשה, והוא צריך להיות זהה בכל מקום
- בראש המכתב ציינו את שם מקבל הבקשה (מישהו ספציפי בקרן) ומתחתיו את השם המלא והכתובת המדויקת של הקרן. בדקו שכל הפרטים מעודכנים ומדויקים. אם אתם לא בטוחים בפרט כשלהו, אל תתביישו לצלצל לקרן ולוודא
- פנו אל הקורא באופן רשמי ומלא (Dear Mr., Ms., Dr., Messrs., etc.) ואייתו את שמו כהלכה.
- בתחתית המכתב ציינו שלמכתב הזה מתלווה בקשת תמיכה (בדומה לציון "מצ"ב" במייל)
הנה דוגמה למכתב לוואי לבקשת תמיכה מקרן. זו הדוגמא שמספקת מרכז הקרנות לקוראיה:
file:///C:/Users/User/Downloads/ch12_p485%20(1).pdf
לסיכום – בראש ובראשונה קראו היטב את הוראות הקרן לפני כתיבת מכתב לוואי כדי לוודא שאין בהן בקשה מפורשת לא לצרף מכתב כזה. במכתב, שחייב להיות קצר וממוקד, הבהירו לקרן שאתם מבינים היטב את הצרכים והמטרות שלה. כתבו אותו רק לאחר שמילאתם את הבקשה כולה וזכרו שמדובר בתוספת לבקשה ולכן היא צריכה להתלוות אליה ולא ההפך. כמו כן אל תחזרו על מידע שמופיע בבקשה עצמה.
מכתב לוואי אמור לכלול לכל הפחות:
- ציון הסכום המבוקש והצגת המטרה שעבורו הוא מבוקש במשפט אחד
- הסבר כיצד הפרויקט או הארגון יקדמו את הייעוד של הקרן
- פרטי קשר של אחד האנשים בארגון למקרה שהקורא ירצה מידע נוסף
- חתימת המנכ"ל
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
