שולחים לכל התורמים שנה טובה? כך תימנעו מלהיכנס לרשימות השחורות

כותבת אורחת: מרב רסיסטל

שנה חדשה היא הזדמנות טובה עבורי לחזור ולכתוב על כלים טכנולוגיים ואלכ"ריים ועל הקשר ההולך ומתהדק ביניהם. לא כתבתי מאז ימי הבלוג שהקמתי ב-NPTech וזה אתגר מרגש. מרגש כפליים לכתוב ספציפית עבור מפתחי משאבים, האנשים שמאפשרים את העשייה החשובה של המגזר השלישי. הטכנולוגיה תורמת להם ודרכם תורמת לכולם. חשבתי להתחיל בנושא אקטואלי: הדרכים השונות לשלוח ברכות שנה טובה בדואר אלקטרוני לכל רשימת התפוצה שלכם. אשמח לקבל מכם משוב לקראת הפעם הבאה.

היופי שבדואר אלקטרוני הוא המיידיות והעלות הנמוכה. טכנית אפשר לחבר ברכה, לייצר במייל הארגוני רשימת תפוצה ולשלוח את הברכה לכל הנמענים המופיעים בה, אבל לא כדאי לכם לעשות זאת.

משלוח שנה טובה ישירות מתיבת הדואר שלכם הוא עבירה על החוק – שליחת דואר אלקטרוני לתפוצה של יותר מ-30-20 כתובות עלולה להכניס אתכם לרשימה השחורה כמפיצי ספאם. כתובתכם תיחסם וייתכן שתיאלצו לשלם קנס של כ-200,000 ש"ח. לכן כדאי הרבה יותר לשלוח ברכת שנה טובה במערכת מסודרת שבאמצעותה תוכלו לדעת מי קיבל אותה, מי קרא אותה ומתי, מי פנה אליכם בעקבות משלוח הברכה וכדומה ותאפשר לכם להשוות נתונים עם אלה של שנה שעברה.

המידע החשוב הזה מאפשר לכם לנתח את האפקטיביות של הברכה שכתבתם ועיצבתם ולכן הבחירה במערכת שבה תשתמשו לשם כך היא קריטית.

יש לכם אפשרויות רבות לבחור מתוכן ולכן בבואכם לבדוק איזו מערכת תתאים יותר לארגון שלכם היום (וגם בשנים הקרובות) כדאי לשים לב לדברים האלה:

• • שהמערכת מבוססת רשת ומאפשרת גישה אליה מכל מקום, מכל דפדפן ומהתקנים שונים (מחשב, טלפון חכם וטאבלט). חשוב לזכור שגם אם אפשרות גישה מטאבלט נראית לכם השנה קצת פחות רלוונטית זכרו שהטכנולוגיות דוהרות קדימה וייתכן שבקרוב מאוד תרצו להשתמש בו כדי לעקוב אחר הנתונים של ברכה או ניוזלטר. ואם לא אתם, אז ודאי הבא אחריכם בתפקיד. בחירת מערכת כזו לא נעשית ללא תכנון לטווח ארוך.

• • שיש למערכת עורך נוח ופשוט דמוי וורד המאפשר צירוף קובץ הברכה או העתקתו כקוד HTML (כשמשתמשים ב-HTML אין חשיבות לשפת הברכה: עברית או אנגלית). היום כבר כל המערכות המובילות מאפשרות את כל זה בניואנסים שונים (כדאי לכם להתעכב עליהם ולבדוק מה נוח לכם יותר). למערכות המתקדמות יותר יש אף ממשקים פשוטים של גרירה ( drag & drop), דבר שמקל את הכנת הברכה למשלוח ומקצר את הדרך

• • ששכירת הרישיונות (תוכנה או חומרה) לא כרוכה בעלות גבוהה ואין צורך בשדרוגים והתקנות לאחר מכן בעלות נוספת

• • שהמערכת מאפשרת ניהול פשוט של רשימות התפוצה, כולל אפשרות להעלאת משתמשים מקובץ מוכן, וכן התממשקות קלה ונוחה עם מערכת ניהול הקשרים שלכם (CRM) ועם זו המנהלת את האתר שלכם

• • חפשו התאמה מלאה למסנני דואר זבל ושרתים ייעודיים המבטיחים שליחת אלפי מיילים באופן אמין ובמועד. אלה נבדקים באופן שגרתי כדי למנוע רשימות שחורות ציבוריות.

• • אילו נתונים סטטיסטיים אתם מקבלים מרגע משלוח הברכה. ללא המידע הזה לא תוכלו לנתח, להבין, לנצל ולייעל את אפקט משלוח הברכה. החל מרגע השליחה אפשר לבצע מעקב בזמן אמת אחר ביצועיו: לראות מי פתח ומי לא, מי שלח הלאה לאנשים נוספים, כמה לחיצות נעשו על כל קישור בדיוור (אם יש יותר מאחת) ועוד. בדקו שאתם יכולים לצפות בנתונים האלה מכל מחשב וכן מהתקנים שונים. ודאו גם שהמערכת מספקת לכם את הכלים הנחוצים לניתוח מידת ההצלחה של הדיוור והחזר ההשקעה

• • השוו את עלות שליחתו של כל מייל ומייל. יש הבדלים בין המערכות, וכשמדובר במאות אם לא אלפי מיילים, הסכום הסופי עלול להיות משמעותי

• • ודאו שההפצה האוטומטית ברשתות החברתיות של הארגון כמו פייסבוק, טוויטר ולינקדאין נכונה לכם ומספקת את כל צורכיכם

• • שתוכלו לשלוח מסרונים למכשירי טלפון סלולריים

• • שלכל אלה מכם שמעוניינים בכך מאפשרת המערכת שימוש ב- QR codes (quick response), אותם ריבועים בשחור לבן שבסריקה מהירה מקשרים את הסורק לאתר שלכם או לכתובת אחרת שתבחרו לקשר אותו אליה

ומהם אותם כלים דיגיטליים שאלכ"רים רבים משתמשים בהם בהצלחה רבה למטרות אלה? רצינו להציג לפניכם את האפשרויות הטובות והנכונות ביותר לעשייה גיוסית במציאות אלכ"רית:

• • Vertical Response – אני משתמשת בVR- כחמש שנים, גם ב-NPTech וגם היום אצלנו בפילנתרום, להפצת הניוזלטר הדו-שבועי שלנו. VR מציעה לאלכ"רים 10,000 מיילים חינם בכל חודש. כמה מאיתנו זקוקים ליותר מכך? יש לה התממשקות מלאה עם מערכת סיילספורס (מערכת ניהול הקשרים הטובה בעולם, גם היא מוצעת חינם לעמותות). VR נוחה, אמינה ואפשר להתחיל להשתמש בה ללא כל התחייבות. ולאלה מכם שמתעניינים בטיב השירות שהחברה נותנת? מדובר בשירות מצוין.. האמת היא שזו ההמלצה החמה ביותר שלי לכל אלכ"ר שהצרכים שלו בסיסיים (אגב, החברה נמכרה לפני כשבועיים ואני מאוד מקווה שהרכישה לא תביא לשינוי במדיניות, באיכות ובשירות)

• • MailChimp – מערכת שמאפשרת שליחת 2,000 כתובות דוא"ל בחודש חינם (טבלת המחירים המלאה כאן). היא פשוטה ומקצועית, מתממשקת בקלות לעשרות אפליקציות נוספות ובעלת ניסיון של יותר מעשר שנים.

• • Active Trail, Inwise (שמאפשרת משלוח חינם של עד 500 נמענים בחודש), Pulseem ו- Responder (רב מסר). כל אלה מאפשרות רכישת מינוי שנתי בעלות של כ- 95 ש"ח לחודש בלבד. כולן מערכות טובות, לכל אחת היתרונות היחסיים לה, וההבדלים ביניהן אינם מהותיים. אתר VIP פלוס ערך השוואה מפורטת מאוד בין השירותים השונים וממש עושה סדר. עם זאת, אל מול ההטבה במחיר של VR ומה שהמערכת שלה מאפשרת אני מתקשה לראות את היתרון האמיתי של כל האחרות

ועוד מילה אחת לכל ארגון שיש לו אתר ובו מערכת לניהול תוכן ו/או מערכת ניהול קשרים (CRM). כדאי לפנות אל הגורמים שמתחזקים אותם או אל מי שממנו רכשתם את האתר או ה-CRM ולבדוק אם יש להם מודול להפצת דואר, כזה שאפשר לרכוש ויכול להתממשק בפשטות עם המערכת הקיימת אצלכם שאותה אתם כבר מכירים. חלק מהמודולים האלה חינמיים. בסיילספורס, למשל, כבר מותקנת אפליקציית VR שפותרת לכם את הבעיה.

חשוב לתקשר עם תורמים ותומכים שונים. ברכת ראש השנה היא הזדמנות נפלאה לעשות זאת, ובעידן הדיגיטלי אפשר לשלוח ברכה לדואר אלקטרוני מבלי להיכנס לרשימה השחורה של שולחי ספאם.

שנה טובה.

*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד, ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.