להאזנה לכתבה:
בחייו של כל ארגון מגיע השלב שבו הוא שוקל להפיק אירוע גיוס רב משתתפים. אחד המודלים המוצלחים והפופולריים ביותר שלאירוע כזה הוא הגאלה, ואנחנו נשאלות שוב ושוב אם כדאי להשקיע בו את המאמץ הדרוש.
בעבר הרחבנו על ההכנות והתכנון הכרוכים באירוע כזה, על בניית התוכנית ולוחות הזמנים שלו וגם על מה שיש לעשות מיד אחריו כדי לא למוסס את הקשרים החדשים שנרקמו במהלכו.כל אלה חשובים מאוד, אבל עוד הרבה לפני שיוצאים לדרך לא קצרה, לא פשוטה ולא זולה, חייב ארגון לשבת ולחשוב אם בכלל כדאי לו לצאת אליה. אולי עדיף לקיים אירוע כזה דווקא בשנה הבאה, ואולי בכלל המודל הזה של אירוע לא מתאים לארגון שלכם?
החודשים הראשונים של השנה הם הזמן לשקול קיום אירוע בסדר גודל כזה (או כל אירוע גיוס אחר), ולכן חשבנו לעזור לכם לקבל את ההחלטה הנכונה עבורכם היום.
בואו נתחיל בשאלה הבסיסית ביותר: למה מודל הגאלה פופולרי כל כך? למה בוחרים מאות ארגונים בכל רחבי העולם להשקיע שישה חודשי עבודה, תקציבים וכוח אדם משמעותיים בערב אחד?
עוד כתבות בנושא
- 10 טיפים חכמים להפקת מסיבת התרמה בביתו של כל אחד
- מודל של אירוע גיוס שמוזיל עלויות ומגדיל הכנסות
- למה עדיף לגייס בארוחת בוקר: חלק א' – מבוא ויתרונות
הסיבה ברורה: גאלה היא הזדמנות נפלאה להופיע מול קהל גדול שאוהד אתכם. במשך כמה שעות כל תשומת הלב של המשתתפים מופנית אליכם ואל כל מה שהחלטתם לספר להם, להראות להם ולבקש מהם. אירוע כזה יכול גם לשמש קטליזטור לתמיכה עבור אותם אנשים בקהל שעדיין לא החליטו אם כדאי לתמוך בכם או לא.
גאלה היא מעמד חגיגי למוזמנים בלבד, והיא אינה דומה לביקור של משלחת אצלכם או לפרזנטציה של אחד מכם בכנס גדול שמגיעים אליו אנשים כדי לשמוע מגוון דעות בנושאים שונים. בערב כזה, במיוחד אם מנצלים אותו היטב כדי לספר סיפורים מרגשים ומרתקים, יש עוצמה שקשה להשיג בכל סיטואציית גיוס אחרת.
ועם זאת ערב גאלה הוא כלי גיוס שלא מתאים לכל עמותה.
המרכיב הראשון שצריך להביא בחשבון הוא יעדים. אי אפשר להיכנס לפרויקט כזה בלי לקבוע מה אנחנו רוצים להשיג: להרחיב את בסיס התמיכה ולעניין פוטנציאלים חדשים? לחזק את הקשר עם התורמים הקיימים? לגייס את המימון לפרויקט ספציפי ומיוחד?
אחרי הגדרת המטרה המדויקת של הגאלה השנה אתם עשויים לגלות שאפשר להגיע לאותן תוצאות בדרך פשוטה וזולה יותר. אולי יש סוגים אחרים של אירועי גיוס שמתאימים יותר למטרה ולקהל היעד, כמו ריצה, מכירה פומבית או התכנסות בבית פרטי. היום יש אפילו אפשרות לקיים אירוע גיוס וירטואלי. אולי תגלו שאחד מאלה מתאים יותר מגאלה כדי לעזור לכם לגייס את הסכום הרצוי או למשוך אליכם קהל פוטנציאלים חדש.
מה יש בגאלה שאין בכל האירועים שפירטנו זה עתה? במילה אחת: יוקרה. אירוע מהסוג הזה הוא אירוע רשמי ומכובד שיכול למשוך אליו פילנתרופים גדולים. אלה בדרך כלל לא יגיעו לריצה שתארגנו.
החלטתם שהיעדים שבחרתם דורשים קיום גאלה? עכשיו יש גם שאלת העלויות. ערב גאלה הוא פרויקט יקר. בדרך כלל תצטרכו לשכור את שירותיו של איש מקצוע שיעבוד איתכם (איתכם ולא במקומכם!) על ההפקה, ידאג לכל הפרטים הקטנים והרבים ויביא איתו ספקים שונים. האנשים מהסוג שאתם רוצים להזמין רגילים לסטנדרטים גבוהים,והאירוע צריך לענות על הציפיות שלהם.
האם יש לכם סכום הכסף הדרוש לקיום הגאלה? תורמים לא מגיעים לערב כזה כדי לכסות את עלותו. את הכסף הם יתרמו עבור העשייה החברתית שלכם ולא עבור תקציב האירועים.
כמה עולה להפיק ערב כזה? הסכום משתנה מאירוע לאירוע, אבל הביאו בחשבון שעלותו היא כ-15 אחוזים מהסכום שאתם מקווים לגייס.
אתם צריכים גם לזכור שאף אחד לא מבטיח לכם שבאותו ערב תצליחו לגייס את כל הסכום. יכול להיות שיידרש עוד זמן מה להפוך חלק מהאנשים שהגיעו לגאלה לתורמים משמעותיים ולגייס מהם את הסכום הנכבד שהם יכולים לתרום לכם.
נכון, בעזרת תכנון מדויק ומקצועי תוכלו לבנות תקציב מציאותי ולא לחרוג ממנו, אבל גאלה היא פוטנציאל לגיוס גדול שטומן בחובו גם סיכונים – במיוחד בשנים הראשונות שבהן ארגון לומד להפיק ולקיים אירוע כזה וקהל היעד עדיין לא חושב על הגאלה שלכם כעל אירוע שנתי יוקרתי שאסור להחמיץ. לכן ההחלטה אם לקיים ערב גאלה השנה או לא היא לעיתים קרובות שאלה של תקציב ושל היכולת שלכם לספוג הפסדים מדי פעם.
לבסוף יש גם שאלת כוח האדם. ספקים חיצוניים לא מכירים את התורמים והפוטנציאלים שלכם. הם לא יכולים לנחש את מי להושיב ליד מי, הם לא בהכרחַ יודעים להתאים את התפריט לאורחים שלכם, להרכיב את התוכנית האידיאלית עבורם ולטפח את הקשר עם כל אחד מהם לאורך הערב עצמו. את כל אלה אתם צריכים לעשות בעצמכם.
בשלבים שונים של ההכנה לגאלה וגם באירוע עצמו תזדקקו לעזרתו של רוב צוות הגיוס ולהתגייסות של כל אחד מחברי הוועד המנהל וההנהלה הבכירה ואולי גם שלהמתנדבים. אמנם אף אחד לא מצפה מהם לעבוד לקראת הגאלה במשך כל ששת חודשי ההכנה, אבל אין ספק שבישורת האחרונה תזדקקו להם למשימות שונות ולתדרוכים, וביום הגאלה כמובן תצפו מהם להיות נוכחים בה לכל אורכה באופן פעיל. נשאלת השאלה אם כל אלה יסכימו להתגייס לפרויקט כזה ואם יעשו זאת ברצון. שאלה אחרת, חשובה לא פחות, היא אם הארגון יכול להרשות לעצמו לשחרר את כוח האדם הזה כדי להתגייס למשימה.
אין לנו שום כוונה להמליץ לכם לוותר על קיום גאלה. גאלה היא אירוע מרגש שיכול לתרום רבות לא רק לקופת הארגון שלכם אלא גם לתדמית החברתית שלכם, אבל אתם חייבים לבחון היטב את היעדים, את התקציב ואת סוגיית כוח האדם כדי לוודא שאירוע מהסוג הזה אכן מתאים לארגון שלכם.
לסיכום, אין לכם שום אפשרות לדעת מראש אם מישהו יפתח את הניוזלטר שלכם או יקליק על הסרטון ששלחתם לו, אבל אם הוא יושב מולכם במשך כמה שעות, יש לכם הזדמנות מופלאה ונדירה להפוך אותו מפוטנציאל לתורם או מתורם בינוני לתורם משמעותי שיהפוך לשותף לדרך. לכן אם קהל היעד שלכם רגיל לאירועים מהסוג הזה ומצפה להם ואםאתם מאמינים שתוכלו לעמוד בדרישות התקציב ולהקצות את משאבי כוח האדם הדרושים לקיום אירוע כזה, ערב גאלה הוא כלי גיוס נהדר גם עבורכם.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
