תורם מגיע לביקור? כך מתכוננים לבואו

ביקור של תורם (פרטי או קרן) או פוטנציאל יכול להכניס מתח לארגון, אבל חשוב לזכור שהוא חשוב ומועיל לשני הצדדים. גם הבקשה הכתובה הטובה ביותר לא תצליח אף פעם להעביר את חוויית העשייה כפי שיכול לעשות ביקור. ביקור מוצלח הופך את מערכת היחסים ביניכם לאישית יותר ויכול ליצור תחושת שותפות הדדית בין מבקש המענק למעניק.

מבחינתו של תורם יש לביקור אחת משתי מטרות:

1. בדיקת נאותות כחלק מהתחקיר לפני מתן התרומה. המטרה העיקרית של ביקורים מהסוג הזה היא לראות את התוכנית בפעולה, למלא את פערי המידע, להעריך אם אפשר להשיג את מטרות התוכנית כפי שתוארו בבקשה ולהכריע לגבי מידת התמיכה הסופית.
2. בדיקת הקשר איתכם לאחר מתן התרומה. תורמים נעזרים בביקור כדי לנטר את התוצאות, להשלים מידע בדיווח הכתוב ולהחליט לגבי המשך התמיכה.

תורם או פוטנציאל שמגיע אליכם לביקור מצפה מכם:

1. לספק לו מידע חשוב שאי אפשר להשיג דרך הבקשה כתובה.
2. להעמיק את ההבנה שלו לגבי הקהילה, הצורך והפרויקט.
3. לספק לו קשר אנושי עם הנהגת והנהלת הארגון.
4. להשוות בין פרויקטים דומים שהוא תומך בהם.
5. להעיד על אופן קבלת ההחלטות אצלכם ועל מידת הרצינות שלכם.

להאזנה לכתבה:

ביקור כזה כרוך במאמץ רב ולעיתים גם בהקצאת משאבים (בארגונים קטנים, למשל, ביקורי תורמים הם על חשבון הפעילות השוטפת), אבל אם תתכננו אותו היטב, תוכלו להוריד את מפלס המתח ולהגדיל את הסיכוי לקבל תרומה. הנה כמה עצות שיעזרו לכם לתכנן ביקור מוצלח של תורם או פוטנציאל:

עוד כתבות בנושא

• כך תגרמו לתורם להזמין אתכם לביקור
• איך לצלוח פגישה ראשונה עם תורם פוטנציאלי
• עוד פגישה ועוד פגישה: נתונים אישיים שמצטברים לתרומות חוזרות

1. שאלו מראש מהי מטרת הביקור ואם יש סדר יום רצוי או שאלות ספציפיות שיש לענות עליהן. כל אלה יעזרו לכם להכין לו"ז מהודק ולהתמקד בשאלות שבאמת מעניינות את התורמים. אספו את כל המידע הרלוונטי בהתבסס על מה שאתם מניחים שהם מתעניינים בו.
2. בררו כמה זמן מצפים התורמים לבלות אצלכם.
3. למדו על התמיכה הקודמת של התורם הן לכם והן לארגונים אחרים.
4. מוקד הביקור לא יכול להיות אדם מסוים (כמו המייסד, המנכ"ל או חבר הוועד המנהל) אלא פעילות מסוימת שלכם. התורם או הפוטנציאל ירצו לדעת מדוע היא הכרחית ומהי מידת האימפקט שלה.
5. קבצו את כל האנשים שהתורם ירצה לפגוש – אנשי צוות ומתנדבים – ושרלוונטיים למטרות הביקור. שאלו את עצמכם מי מהם חש נוח יותר מול קהל ומי ידע ליצור את החיבור המתאים עם האורחים. בחרו רק אנשים ספורים, כי יותר מדי אנשים ויותר מדי פרספקטיבות עלולים רק לבלבל.
6. לא כל אנשי הצוות מכירים את התורם כמוכם, לכן חשוב להכין אותם. הסבירו להם על מטרת הביקור וספרו להם על התורם. ספקו להם ארבעה או חמישה נושאי שיחה לדון בהם עם התורם במהלך הביקור, כאלה שמבהירים למה אתם הארגון המתאים להפעלת התוכנית הספציפית הזו. הסבירו להם עד כמה חשוב שהתורם יבין שהשתמשתם בכסף שלו ביעילות ובחוכמה והדגישו את חשיבות הכנות והשקיפות.
7. אחרי שהתכוננתם וכל אחד יודע מה תפקידו, ערכו חזרה. זה אולי עלול להישמע מוגזם, אבל מקובל מאוד לערוך חזרות לקראת פגישה עם תורם. חזרה תורמת לתחושת נינוחות וביטחון ומאפשרת לפתור בעיות לוגיסטיות (כמו מי מוביל את הפגישה, מי מדבר באיזה חלק של הביקור וכן הלאה).
8. הקצו מראש חדר שקט שבו תוכלו לשוחח. אם המשרד שלכם תמיד רועש, היפגשו בבית קפה באזור.
9. אשרו הגעה יומיים לפני מועד הביקור.
10. במהלך הביקור:

• האם כדאי להקרין סרטון? לרוב לא. ביקור בארגון הוא הזדמנות יקרה מפז למפגש פנים אל פנים. סרטון אפשר לשלוח במייל לפני הביקור או אחריו. הדבר נכון גם לגבי חומרים שיווקיים, ובהם הדוח השנתי. עם זאת, אם מדובר בסיור ארוך של פוטנציאל שלא יודע עליכם דבר, סרטון עשוי היטב באורך של 3 דקות יכול לתת לו מושג כללי על הארגון.
• התקציב שסופק בבקשה השתנה משמעותית? אל תתעלמו מכך. הסבירו למה. כל ארגון מתמודד עם קשיים. שתפו את התורם בשינויים משמעותיים בארגון (מצב כלכלי או החלפת תפקידים בצמרת הארגון) אבל גם בהישגים ובאתגרים. סדרי עדיפויות יכולים להשתנות משנה לשנה וכך גם המימון. מענק הוא לא פרס על עבודה שנעשתה על הצד הטוב ביותר; הוא נועד לעזור לכם להשיג את המטרות שלכם, והמטרות האלה הן קשות להשגה.
• שואלים אתכם שאלה שאתם לא יודעים לענות עליה? הכול בסדר. אף אחד לא מצפה מכם לדעת הכול. מה שכן מצופה מכם הוא לברר ולחזור לתורם עם התשובה.
• זכרו להשאיר זמן לשאלות.

11. לאחר הביקור: ניהלתם ביקור מושלם, עכשיו זכרו שהמשימה היא לבנות מערכת יחסים ארוכת טווח ולוודא ששני הצדדים פועלים למען אותו חזון חברתי:

• שלחו מייל תוך 24 שעות מהביקור, הודו לאורחים שהגיעו אליכם והוסיפו את המידע הדרוש לעדכון (כמו התשובה לשאלה שלא ידעתם לענות עליה). אם הצעדים הבאים עד לקבלת ההחלטה של התורם אינם ברורים לכם, שאלו מהם.
• הודו גם לצוות ולמתנדבים שלכם. ביקורים גוזלים זמן רב ומשבשים את סדר היום שלהם, וזאת ההזדמנות להודות להם על העבודה הקשה. הביקורים האלה חשובים לגיוס, ואתם תזדקקו להם גם בהמשך.
• זכרו לסכם את אירועי הביקור (כולל מסמכים ומידע נוסף שהתורם ביקש לראות) ולצרף את הסיכום למערכת הנתונים.

השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.