חלק מאירועי הגיוס המוצלחים ביותר מתקיימים בבתים פרטיים של תומכים ושל בעלי עניין. הפקתן של מסיבות כאלה היא זולה יותר מהפקת אירוע גיוס אחר, נדרש פחות זמן לתכנן אותן והן מניבות הכנסות יפות לארגון שעומד מאחוריהן. יותר מכך – יש לא מעט אנשים שמעדיפים מסיבה על פני מופע, ורבים מהם יבחרו להזמין לאירוע גם חברים בני גילם בעלי סטטוס חברתי וכלכלי דומה, אנשים שעדיין אינם מוכרים לארגון.
גייל פרי היא אשפית תכנון מסיבות התרמה ומדריכה ארגונים ברחבי ארצות הברית איך לקיים אותן בהצלחה גדולה. פרי היא שילוב ייחודי של אשת פיתוח משאבים מנוסה ואשת חברה עמידה שמארגנת מסיבות כאלה גם בביתה.
מצאתם בית או חלל נעים ומזמין שאנשים ירצו להגיע אליו? עשרת הטיפים החכמים של גייל פרי יבטיחו מסיבת התרמה בלתי נשכחת:
- תכננו מסיבה ולא אירוע
מה ההבדל בין השניים? באירוע אתם מכניסים קבוצת אנשים לחדר, נותנים להם משהו לשתות ולאכול והם עומדים ומחכים להתחלת התוכנית כי הם לא מכירים כמעט אף אחד מהנוכחים. איש לא מטפל בהם. לעומת זאת במסיבה אתם מכניסים קבוצה של אנשים לחדר, נותנים להם משהו לשתות ומתחילים לערוך היכרויות ביניהם. אתם מוצאים את אלה שעומדים לבד בפינה ומכירים להם אנשים כדי להבטיח שירגישו נוח. מסיבה היא אירוע שבו האורחים מרגישים שלמישהו אכפת מהם, ואם האורחים האלה הם תורמים פוטנציאליים, כדאי שתטפלו בהם היטב.
- ברכו כל אחד אישית בכניסה
אל תיתנו לאנשים להיכנס לבד. גם אם האירוע מתקיים בבניין משרדים או בפארק, דאגו להעמיד בכניסה אנשים שיברכו את האורחים וייתנו להם את התחושה שחיכיתם להם. התנהגו כמארחים. אנשים אוהבים לאחוז משהו ביד, ולכן כדאי להגיש להם מיד בכניסה משהו לשתות ובכך לחזק את התחושה שיש מי שדואג שלהם.
- דאגו שיהיה אוכל בשפע
האוכל לא חייב להיות מתוחכם אבל צריך להגיש אותו ברוחב יד ולתת לאורחים תחושה שהוא לעולם לא ייגמר. גם אם מדובר רק בהמבורגרים, הַציגו ערימה גדולה ונדיבה של המבורגרים ולחמניות. תחושת השפע והנדיבות חשובה הרבה יותר מהתפריט עצמו, ובין כה וכה רוב האנשים מעדיפים מאכלים מוכרים ופופולריים.
- הזמינו אנשים צעירים
זה אולי לא ממש פוליטיקלי קורקט אבל באירועי התרמה מהסוג הזה האורחים המכובדים יותר אוהבים לפגוש אנשים צעירים מהם, ולכן חשוב ליצור אינטראקציה בין דורית. מבחינת התורמים המבוגרים שכבר רגילים לאירועים כאלה, אנשים צעירים מוסיפים עניין לאירוע, ואילו אנשים צעירים שעדיין לא הגיעו למעמד של תורמים, מסתקרנים להכיר את המכובדים ולראות איך מתנהלת מסיבת התרמה.
עוד כתבות בנושא
- מודל של אירועי גיוס שמקטין הוצאות ומגדיל הכנסות
- מדריך להפקת אירוע טיפוח תורמים: חלק ב' – תוכנית ולוחות זמנים
- רעיון לגיוס בקהילה: טורניר בחנות צעצועים
- תכננו תאורה נכונה
כשאתם נכנסים לאולם או לחדר גדול מואר מדי, אין תחושה של מסיבה. רככו את התאורה וצרו אווירה אינטימית גם כשמדובר בקהל גדול, כי כשהתאורה מציפה את החדר, אין שום אווירה. לתאורה יש תפקיד חשוב ביצירת אווירה נינוחה, ובכל מקרה כמעט כולם נראים טוב יותר באור מעט עמום.
- בחרו אתר מתאים
זה יכול להיות כל מקום שנראה לכם מתאים, אפילו החניה מחוץ לבית, אבל אם החלל גדול מדי ואין די אורחים למלא אותו, לא תצליחו ליצור תחושה שמדובר באירוע מעניין, בהתרחשות מוצלחת. כדי שאנשים ירגישו שהם משתתפים באירוע מדהים צריכה להיות אנרגיה מדהימה, דבר שלא יכול לקרות כשאנשים פזורים על פני שטח גדול מדי. אז עשו בדיוק ההפך: הזמינו מספר אנשים שימלא לגמרי את חלל האירוע ואפילו ייצור מעט צפיפות. זה רק יתרום להצלחת המסיבה.
- אל תשכחו את המוזיקה
בין אם יש לכם מוזיקה חיה, די-ג'יי או פלייליסט שהרכבתם בעצמכם, המוזיקה חייבת לתרום ליצירת האווירה. בתחילת האירוע, כשאנשים עוד מגיעים ואתם רוצים לייצר את אותה אנרגיה חשובה, הגבירו מעט את הווליום ומלאו את החלל בצלילים. אנשים רוצים להיכנס למקום חי ומלא אנרגיה ולכן המוזיקה יכולה לתרום רבות לאווירה כזאת. ברגע שיש די אנשים בחדר, הנמיכו את המוזיקה וצרו את האינטימיות שאתם רוצים עבור התורמים שלכם.
- אל תאפשרו לאיש לחמוק מהאירוע
באירועים מהסוג הזה תמיד יש אורחים מכובדים יותר מאחרים, אבל חשוב שכולם יגיעו. איך תדאגו שלא יתחמקו מהאירוע? סעו להביא אותם. אספו אותם, את כולם. הכינו רשימה של כל האנשים שנוכחותם חשובה לכם במיוחד, התקשרו לכל אחד מהם, אמרו לו שאתם רוצים מאוד שיגיע ושיש אדם מיוחד שאתם רוצים להכיר לו באירוע, ושכדי להקל עליו תגיעו לאסוף אותו (וכמובן גם תחזירו אותו הביתה). הוא לא רק יעריך את המחווה. הוא גם יגיע.
יש לכם הרבה אנשים ברשימה ואין די אנשים לאסוף אותם? בקשו מתחנת מוניות לתרום את השירות המיוחד הזה.
- שלטו בתוכנית בצורה מוחלטת
מי לא שמע סיפורי זוועה על תוכניות שהתארכו, על הבטחות גדולות שלא מומשו ועל שעמום מתמשך? תוכנית של מסיבת התרמה חייבת להיות קצרה. האנשים עם הכסף הם בדרך כלל מבוגרים יותר, וישיבה ארוכה על כיסא מתקפל או כורסה רכה לא תמיד נוחה להם.
תוכנית כזו חייבת להתנהל בקצב ולשעשע את הקהל. הדרך הטובה ביותר להבטיח שכך יהיה היא להזמין סדרה של דוברים ולהקצות לכל אחד מהם זמן קצר. התפקיד שלכם הוא לעמוד מאחורי הקלעים בחיוך רחב ולדאוג שלא יאריכו בדברים. מותר לומר לדוברים שיש למשחק הזה חוקים, ושאם יאריכו במילים הם רק יקלקלו.
- נצלו את חברי הוועד המנהל
נוסף לכל הקשיים שיש לרובנו עם חברי הוועד המנהל שלנו ובעיית חוסר העניין שלהם במלאכת הגיוס, צריך גם להביא בחשבון שלא כל אחד מרגיש נוח באירוע כזה. יש אנשים שהם מופנמים יותר וזקוקים להדרכה. תנו להם את תפקיד המארחים, אלה שמסתובבים בחדר, ניגשים לאורחים שעומדים לבד בפינה ומחברים ביניהם לבין אנשים שאיתם יהיה להם מעניין לשוחח. האירוע הוא של הארגון כולו, כולכם יחד מארחים את הבאים ודואגים שלמחרת כשתתקשרו לקבוע פגישה, הם ירצו לפגוש אתכם. לכן אתם זקוקים לשגרירים הניידים, וזו הדרך להפוך אותם ליעילים ולגרום להם להרגיש מחוברים הרבה יותר לארגון. כדי לעודד אותם לנוע בחדר ולפצוח בשיחות עם אנשים שונים, ציידו אותם בשאלות שאפשר לשאול כל אחד. ואל תשכחו שאינטראקציה כזו עם חבר ועד גם עושה רבות לקרב תורם או תורם פוטנציאלי לארגון.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה כלשהי.
