כפי שיכול להעיד כל מגייס שהשתמש במערכת לניהול תורמים, אין סיוט גדול יותר ממערכת מבורדקת. היום כבר כולם מבינים שמערכת כזו היא המקום הטוב ביותר להזין בו מידע על תורמים, על תרומות ועל מקורות מימון קיימים או עתידיים, אבל רק בתנאי שיודעים איך להשתמש בה. אם הנתונים מוזנים בה במינונים לא סבירים ובאופן לא עקבי ולא הגיוני היא לא תוכל לשרת אתכם, ובמקום שתנהלו אותה, היא תתחיל לנהל אתכם.
רוצים להתמקצע ולהכניס מערכת כזו לארגון? כבר משתמשים בה אבל טובעים בים נתונים לא רלוונטיים? הנה שלושה מוקשים עיקריים שעלולים לפגוע במערכת שלכם עוד לפני תחילת השימוש בה (ועוד בונוס קטן וחינמי למי שרוצה הדרכה מעט יותר מפורטת):
מוקש ראשון: חוסר הבחנה בין עיקר לטפל
לפני שמתחילים לאסוף נתונים צריך להחליט מה חשוב לאסוף ומה לא. ארגונים שונים זה מזה מבחינות רבות כל כך, וכל ארגון צריך לאסוף את הנתונים הרלוונטיים לצרכים שלו. הצפה במידע לא חיוני תעיק על תורמים, תרחיק אותם מכם ותטביע אתכם בכמויות אדירות של נתונים לא שימושיים. לעומת זאת, אם תאספו פחות מדי נתונים, אתם עלולים לפספס תובנות מעניינות ויישומיות. הנה כמה דוגמאות למידע שכדאי לאסוף על כל תורם:
מידע אישי
- גיל/יום הולדת
- מין
- מצב משפחתי
- מספר ילדים
- בני משפחה חשובים וקרובים לתורם
- הכנסה שנתית למשק בית
- תחביבים
- מקצוע/עיסוק (שני דברים שונים)
פרטי קשר
- כתובות (כל הכתובות וכל זמני השהות העונתיים בכל אחת מהן)
- מספרי טלפון
- מיילים
- נוכחות ברשתות החברתיות
נתינה
- הבטחות עתידיות
- נתינה עד כה
- דרכי העברת הכסף (המחאה, העברה בנקאית וכו')
- סכום תרומה ממוצע
- תדירות הנתינה
- דפוסי הנתינה
- מספר השנים כתורם
אינטראקציות
- פעילות התנדבותית
- נוכחות באירועים
- שיעור פתיחת מיילים
- שיעור הקלקה על מיילים
- מספר ביקורים באתר האינטרנט
- שיעור המענה לדיוור ישיר
- שירות בוועדי מנהלים של ארגונים שונים
- תחומי עניין ברשתות החברתיות
לא כל המידע יהיה ברשותכם כשתתחילו לבנות את פרופיל התורם הפוטנציאלי, אבל אם המשימה היא להפוך כל פוטנציאל לתורם וכל תורם לתורם נדיב יותר, זה סוג המידע שכדאי לאסוף עליו לאורך שנות ההיכרות איתו.
חשוב לזכור שבלתי אפשרי להשיג את כל המידע בבת אחת. נתונים כאלה מצטברים בהדרגה לאורך השנים עד לקבלת התמונה המלאה. אם אין לכם גישה למאגרים שיספקו לכם מידע על התורם (כמו למשל wealthengine) אספו את הנתונים ממקורות שונים בתחקיר מתמשך.
דבר נוסף שחשוב לזכור הוא שיש הבדל בין איסוף למעקב. איסוף מידע צריך להיות מוגבל, אבל לא כך המעקב. ככל שהמעקב אחר המידע שאספתם ואחר התנהגות התורמים שלכם אינטנסיבי יותר, כך תתחדדנה התובנות שלכם לגביהם (כמובן כדאי להיזהר מניתוח יתר שעלול פשוט לשתק אתכם).
עוד כתבות בנושא
- איך לנהל את הנתונים המצטברים עם או בלי מערכת מידע
- עוד פגישה ועוד פגישה: נתונים אישיים שמצטברים לתרומות חוזרות
- מניסיוני האישי: מערכות לניהול תרומות – נטו רווח
מוקש שני: תהליכי הזנת נתונים מעורפלים
מערכות לניהול תורמים הופכות לא יעילות כשהארגון לא קובע תהליך מוגדר להזנת המידע. היצמדות לתהליך ותיעוד שלו במסמך נגיש לכול יבטיחו שכל הנתונים במערכת יוזנו אליה באופן עקבי ויהיו נגישים ושמישים לכל מי שאמון על פיתוח המשאבים בארגון. יצירת מערכת הרשאות, האחדה של שמות ומושגים (כמו ההחלטה אם לכתוב רחוב או רח') והגדרת כל השדות מראש יעזרו לכם לשמור על סדר והיגיון.
אוטומטיזציה היא הפתרון הטוב ביותר לסטנדרטיזציה. אם תטמיעו במערכת את ה"חוקים" שקבעתם לשימוש נכון, הם יחייבו את המשתמשים לציית להם ויגבילו את מרחב התמרון שלהם בתוכה. כך תוכלו להימנע גם מכאוס וגם מהבעיה המוכרת של כפילויות מידע.
מוקש שלישי: יישום לקוי של המערכת
הגדרת קווי היסוד של תהליכי הזנת הנתונים וניהולם במערכת חייבת להיות מלווה בהדרכת הצוות כולו, בעיקר בארגונים שיש בהם תחלופה רבה של מגייסים בתפקידים שונים. בדומה למיתוג הדורש מכולם ליישר קו עם הלוגו ועם הצבעוניות, כך גם בתפעול מערכת לניהול נתונים. ניסיון קודם בהפעלת מערכת כזו אינו מספיק. צריך להבין איך עושים את זה אצלכם.
אוטומטיזציה והחלטה ארגונית על שאלות כמו שדות חובה עוזרות לשמור על סדר במערכת הנתונים, אבל לא כדאי לצאת מנקודת הנחה שהן לבדן יעודדו צוות שלם להשתמש במערכת מדי יום, להזין אותה ולחלוק עם כל הקולגות כל פיסת מידע רלוונטית. לכן אוריינטציה ארגונית חייבת לכלול הדרכה במאגר המידע.
לסיכום כדאי לזכור שמהמערכת שלכם לניהול נתונים תוכל לשלוף רק מה שהכנסתם לתוכה, ולכן כדאי שתקבעו קווי יסוד ברורים לשימוש בה ולאופי המידע שאתם אוספים ושופכים לתוכה.
ועתה לבונוס. את המדריך שלעיל כתב סטיבן שאטוק, סמנכ"ל למעורבות (Chief Engagement Officer) בחברה בשם בלומרנג שפיתחה מערכת כזו ומשווקת אותה לארגונים שונים בארצות הברית. כדי לעזור ללקוחות שלו לשמור על המערכות שלהן ולדאוג שיהיו תמיד מסודרות ונקיות מנתונים עודפים ומסורבלים, בנה שאטוק מדריך בשם "נתונים שמשנים את העולם – המדריך שלכם לבנייה, לתחזוקה ולמינוף של בסיס נתונים אלכ"רי יעיל. הנה הוא כאן לפניכם:
https://bloomerang.co/images/uploads/The-Ultimate-Guide-to-Nonprofit-Donor-Data-Management.pdf
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/א
