מרטין טֶייטֶל עבד בעולם הקרנות הפילנתרופיות במשך 35 שנה, מתוכן 12 שנה כמנכ"ל הקרןThe Cedar Tree Foundation הבוסטונית. אחרי שקרא מאות בקשות לתמיכה ומאות דוחות על אופן השימוש בכספי מענקים, הוא הבחין בכמה דפוסי התנהגות של ארגונים שמוטב להימנע מהם. עכשיו, עם פרישתו, הוא מבקש לנצל את ניסיונו הרב ולתת כמה עצות לכל ארגון שמתכוון לפנות לקרנות בבקשת מענק תמיכה:
"בקריירה הארוכה שלי כמחלק מענקים אהבתי מאוד את הסיפוק שיש בעזרה לאנשים שעושים דברים נפלאים למען אחרים. במשך אותם שנים ראיתי מעט מאוד בקשות תמיכה שקידמו רעיונות גרועים באמת. לעומת זאת נתקלתי במספר מדהים של בקשות תמיכה שהציגו פרויקט בצורה הגרועה ביותר.
"קבלו את התנצלותי על הפשטנות ההכרחית בניסוח עצות מהסוג הזה, אבל אני חושב שהן באמת יכולות לקדם אתכם לקראת השגת המענק הגדול הבא שלכם:
- התמקדו בקרן הנכונה
גם בעידן המתוחכם שלנו יש אנשים שזורקים לתוך מערכת ניהול התורמים שלהם רשימת קרנות ושולחים על פיה בקשות גנריות.
ייתכן שמדי פעם הטכניקה הלא מובחנת הזאת מצליחה להניב תוצאות. יכול להיות שאם הייתם נכנסים לקניון במטרה לקנות סנדוויץ' פסטרמה ומבקרים בכל אחת מהחנויות בחיפוש אחר הסנדוויץ' המיוחל,הייתם מוצאים לבסוף את מבוקשכם, אבל רק לאחר שכבר בזבזתם את זמנם של העובדים ההמומים בחנויות הבגדים, הצעצועים והאלקטרוניקה.
עד כמה שאני יודע איש לא מנהל סטטיסטיקה על התהליכים הפנימיים בקרנות, אבל נראה לי שהמגמה ברורה: יותר ויותר קרנות דוחות על הסף בקשות של כותבים שלא הוזמנו להגיש אותן. בקשות כאלה שלא נתפרו על פי מידה פשוט ימצאו את דרכן לפח הזבל הקרוב יותר.
יש עוד מה לומר? פשוט אל תעשו את זה.
עוד כתבות בנושא
- איך לשכנע קרן לממן לכם טכנולוגיה
- מה אפשר ללמוד על קרן מטופס ה-990 שלה
- מה יגרום לקרן לתמוך בכם? תובנות וטיפים ממי שהחליט שנים איך לחלק את הכסף
- תנו דעתכם ל-LOI
דרך הפעולה הסטנדרטית של רוב הקרנות היא לדרוש ממבקשי מענקים כתיבת LOI. כך יכולות קרנות להימנע מהתמודדות עם מבול של ניירת, וממבקשי המענקים נחסך הצורך לכתוב ולשלוח ערימות של גיבובי מילים, טבלאות וציטוטים.
ה-LOI מזקק את בקשת הארגון ומקצר אותה בצורה משמעותית. הוא מאפשר לקרן להביע עניין בפרויקט, ואם הארגון רגיש מספיק לבקשת הקרן, הוא יגלה אילו התאמות בהגשה יעזרו לו לקבל את המענק.
ל-LOI טיפוסי תהיה כותרת, תקציר הפרויקט במשפט אחד או שניים, הסבר על הבעיה ועל המענה המוצע ותיאור קצר של הארגון. כמו כן תמיד יצורף לו תקציב.
- עוררו את סקרנותו של מנהל התוכניות
כל בקשה נוחתת בסופו של דבר על שולחנו של אחד ממנהלי התוכניות של הקרן שיושב עם כוס קפה ביד ומנסה להילחם בסיכון המקצועי הארור של צניחת עפעפיים, תופעה המתפתחת כתוצאה מקריאת עשרות אם לא מאות בקשות בזמן קצר ככל האפשר.
ככותבי בקשות,מחובתכם להבין שהמשימה הראשונה והעיקרית שלכם היא למנוע ממנהל התוכניות התקף קשה של צניחת עפעפיים. תפקידכם לגרום לו להצמיד לבקשה קוד ובכך להשאיר אותה חיה ונושמת בתהליך ההערכה והסינון. בשלב הזה לא אמורה להיות לכם כל מטרה אחרת. הנה ארבעה טיפים קצרים להצלחה במשימה:
- הציגו פתרונות ולא בעיות. אף על פי שארגונים רבים באמת ובתמים מנסים לטפל בבעיות רציניות, ראיתי הרבה יותר מדי בקשות שמתרכזות בבעיה באופן כמעט בלעדי ומציגות מידע דל לגבי הפתרונות המוצעים.
- כתבו, שכתבו ושכתבו שוב.הימנעו משימוש בז'רגון ובמושגים טכניים. המעיטו בשימוש במטאפורות. חשבו על סטטיסטיקה כמו על פלפל שחור: כמה גרגרים בלבד יכולים להספיק. אפשרו למילים לזרום במשפטים קצרים שמרתקים את הקורא.
- התמקדו בהישגים שלכם ובאופן שבו אתם מתכוונים להמשיך.במקום לספר לי שיקרה משהו נורא אם הקרן שלנו לא תיתן לכם כסף או שייתכן שלא תשרדו אם לא נתמוך בכם, עדיף שתכתבו, "אנחנו עושים משהו נהדר כאן, ואנחנו מתכוונים לעשות את זה איתכם או בלעדיכם. איתכם זה פשוט יקרה מהר יותר וטוב יותר. אנא הצטרפו אלינו בעבודה המצוינת הזו."
- אל תעקפו את המערכת.ייתכן שבמהלך תחקיר על קרנות תגלו שאתם מכירים מישהו בוועד המנהל של הקרן או שמישהו שאתם מכירים מכיר אותו או שלאותו אדם יש ילד שלומד בבית הספר שבו לומד הבן של חבר הוועד. חושבים שעדיף לגשת ישירות לאותו אדם? כדאי שתחשבו שנית.
יש שתי סיבות לא להיכנע לפיתוי הזה: הראשונה היא שוועדי מנהלים של קרנות משלמים לצוות שלהם הרבה כסף כדי להגן עליהם מפני התנפלות כזו ושלמרות החן האישי הכובש שלכם אתם מסתכנים בכך שתרגיזו את האדם שאתם מקווים שבסופו של דבר יאהב את העבודה שלכם. הסיבה השנייה היא שאני לא מכיר אף אחד שנהנה מכך שעוקפים אותו ועוברים מעל ראשו. שום אדם בצוות המקצועי לא יהיה מרוצה מהתחושה שהשאירו אותו מחוץ למשוואה.
- היפגשו עם המממן המיועד
לפעמים אפשר לקבל מענק מבלי להיפגש עם קרן, וארגונים רבים היו שמחים להימנע מהלחץ ואולי גם מהשאלות הקשות שצצות בשיחה אישית, אבל אני מאמין שיש סיבות טובות לקיים פגישה כזו.
ראשית כול יש קרנות שזקוקות לאינטראקציה עם נתמך פוטנציאלי או עם רעיון חדש מעבר לערימות הניירת. שנית כול יש רעיונות או אספקטים של עבודה אלכ"רית שצריכים לראות כדי להבין ולהעריך. ולבסוף יש קרנות שמחייבות את הצוות לפגוש את האנשים שבהם תומכת הקרן ולכן לא תהיה לכם ברירה.
הנה עוד כמה טיפים בנושא הזה: על תודיעו לקרן שאתם רוצים פגישה בהתראה קצרה, אף פעם אל תופיעו ללא תיאום מראש, אל תגיעו באיחור ואל תיכנסו למשרדי קרן בג'ינס משופשפים ובחולצת טי. אפשר לסכם את זה במשפט הזה: יצגו את הארגון שלכם היטב והכול יהיה בסדר.
- הובילו את מערכת היחסים
לאחר שקיבלתם את החדשות הנפלאות על קבלת המענק אני מציע לכם לעשות שלושה דברים:
- שבו וכתבו על גלויה נחמדה (אפשר דיגיטלית) כמה מילות תודה לקרן. אין צורך להשתפך, אבל תודה כנה ויפה היא אחת הדרכים לחזק את מערכת היחסים החדשה
- הוסיפו את הקרן לרשימת התפוצה שלכם, אבל באופן מושכל. אם יש לכם ניוזלטר חודשי או רבעוני, הוסיפו את הקרן לרשימת המקבלים,ואם הארגון שלכם מקיים אירועים והקרן או נציגיה הם מקומיים, דאגו להזמין אותם
- פתחו תיקייה חדשה וקראו לה "דוחות לקרן x". בכל פעם שאתם מתעדים אירוע של הארגון או סיפור הצלחה שלו, זכרו להוסיף עותק מהתיעוד לתיקייה. כשיגיע הזמן לדווח על המענק, פתחו את התיקייה, חזרו אחורה 12 חודשים וצרפו הכול לדוח.
- דווחו על תוצאות
אף אחד לא אוהב לדווח, אבל תנו לי להציע שלוש סיבות לכך שכדאי לכם להקדיש תשומת לב רבה לרוע ההכרחי הזה:
ראשית כול רוב הארגונים מקווים לזכותבהמשך תמיכה. מי שמאחר בהגשת הדיווח או לא פועל על פי דרישות הקרן מעמיד בסכנה את המשך התמיכה.
שנית כול אתם יכולים אולי ללמד את הקרן משהו. הוועד המנהל ברוב הקרנות מתעניין במה שקורה אצל ארגונים ויכול ליהנות מהדיווח או לפחות מהתקציר שלו.
ולבסוף סיכום הפעילות שלכם בשנה האחרונה הוא דרך מצוינת לשפר את העבודה שלכם. הדיווח מכריח אתכם להתרחק לרגע מהמאבק היום-יומי ולחשוב מה השגתם, מה היו האתגרים הגדולים ומה למדתם מהם.
*השימוש בלשון זכר נעשה מטעמי נוחות בלבד ואין בו כדי לפגוע ו/או ליצור אפליה
